Инкассация

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инкассация». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Предприниматели заказывают инкассацию, чтобы обезопасить свои деньги и тратить меньше времени. С другой стороны, тратить время всё равно нужно — оформлять и заполнять документы. Разберем плюсы и минусы, чтобы понять, стоит ли тратиться на инкассацию.

Под инкассацией понимается охраняемая перевозка денежных средств, любых других ценностей или документов. Чаще всего инкассацию заказывают для того, чтобы перевести выручку из кассы магазина в банк, где она зачисляется на расчетный счет. Но это не единственное применение рассматриваемой услуги — деньги под охраной инкассаторов можно перевозить по любому маршруту. Например, из одного филиала компании в другой.

Что касается формы предоставления такой услуги, то ее классический вариант всем хорошо известен. Это так называемая выездная инкассация, то есть сопровождение ценностей вооруженными инкассаторами на специализированном автомобиле. Наряду с ней существуют и другие формы, например, зачисление денежных средств на счет через банкомат.

Инкассация является банковской услугой и регулируется положениями ЦБ РФ. Осуществлять ее могут только организаций, у которых есть соответствующая лицензия.

Бухгалтерский учет при инкассировании денег

Поступление от реализации, переданное в кассу банка для перевода на расчетный счет компании, но еще не оприходованное по назначению отражается: Дт сч. 57 («Переводы в пути») / Кт сч. 50 (касса).

Проводка выполняется на основе кассового (расходного) ордера, формируемого с учетом информации из квитанции к сумке.

Приходование суммы на расчетный счет компании производится на основании полученной от банка выписки операцией: Дт сч. 51 (Расчетный счет) / Кт сч. 57. Размер недостачи, обнаруженной в банке при пересчете денег, списывается по акту проводкой: Дт сч. 57 / Кт сч. 94 (Недостачи от ущерба ценностям).

Недостающие средства взыскиваются с виновных сотрудников в следующем порядке: Кт сч. 94 / Дт сч. 73 (с/сч. расчетов по компенсации материального урона). При компенсировании нехватки средств путем оплаты через кассу выполняется операция: Дт сч. 50 / Кт сч. 73, а при удержании денег из заработка виновного: Дт сч. 70 (Расчеты с сотрудниками по заработной плате) / Кт сч. 73.

К сведению! По распоряжению руководства организации виновный сотрудник несет ответственность в размере среднемесячного заработка, сумма свыше указанного показателя может взыскиваться при согласии самого виновного либо при наличии судебного решения (ст. 248 ТК РФ).

Когда не была определена виновная сторона либо решением суда было отказано в удержании с нее ущерба, убыток списывается на финансовые результаты предприятия: Кт сч. 94 / Дт сч. 91 (Иные поступления и траты).

Излишек суммы приходуется и относится в результаты от хозяйственной деятельности: Дт сч. 57 / Кт сч. 91.

К сведению! При обнаружении нехватки денег или их излишка, фальшивых банкнот инкассаторы не считаются ответственными при условии сохранения целостности инкассаторской сумки и пломбировочного оттиска. Инкассатор ответственен в размере недостающей суммы денег, если им была принята поврежденная сумка или произошла ее потеря.

Кассовая инкассация: право или обязанность

Хранить сколько угодно денег прямо на торговой точке разрешено не всем. Юридические лица обязаны устанавливать лимиты наличных остатков, превышать которые нельзя (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

Тем не менее наличность в магазине нужна для:

На практике делается так: руководитель совместно с ответственными лицами (бухгалтер, экономист) решают, сколько денег нужно иметь в кассе для текущих расходов. Например, в кассе должно быть не меньше 50 тысяч рублей наличными. После этого директор издает приказ по организации об установлении лимита наличных остатков в размере 50 тысяч рублей. Это значит, что вся наличка, превышающая эту сумму, должна быть изъята из кассы и размещена на расчетном счете в банке.

Никаких ограничений по лимиту налички нет: каждая организация определяет эту цифру самостоятельно для себя. Бывает, что львиная доля расчетов идет как раз через наличные платежи. Живыми деньгами вы расплачиваетесь с контрагентами, платите зарплату работникам и так далее. А безналичными переводами пользуетесь мало. В этом случае можно установить любой комфортный лимит остатка, хоть миллион рублей.

Если основные расчеты идут по безналу, хранить много денег в сейфе не нужно. В таком случае лимит будет минимальным, буквально чтобы выдавать сдачу покупателям.

Проведение инкассации денежной наличности

Сохранность наличности при перевозке инкассаторами, во многом зависит от того, насколько правильно выполняются все промежуточные этапы этого процесса. Таблица показывает, в каком порядке проводится инкассация денежных средств:

Подготовка наличности к отправке	Подготавливаются необходимых документов, пересчитываются деньги (для этого лучше использовать специальные машинки, для автоматического подсчета купюр). Наличность размещается по сумкам и на них ставятся пломбы.
Сдача денежных средств инкассаторам	Кассир сдает выручку инкассаторам в специально отведенном помещении (при этой операции могут присутствовать директор, главный бухгалтер, контролер и ревизор).
Транспортировка наличности в банк и приемосдача	Инкассаторы перевозят полученные сумки в банк по заранее разработанному маршруту движения и передают их в установленном порядке.

Стоимость и срок получения лицензии на инкассацию

Стоимость получения лицензии для юридических лиц на предоставление услуг по инкассации банкам — договорная.

Срок получения лицензии на оказание банковским учреждениям услуг по инкассации — договорной.

Юристы нашей фирмы помогут вашей компании получить инкассаторскую лицензию, которая позволит собирать и доставлять валютные ценности клиентов в кассу банка или банка к клиентам на основе соответствующих договоров при обеспечении сохранности таких ценностей.

Указанная лицензия, среди прочего, предоставляет право вывозить излишки, а также доставлять подкрепления наличных средств между НБУ и учреждениями банков, между банками, филиалами и отделениями банков, до и от обменников (пунктов обмена валют), банкоматов, программно-технических комплексов самообслуживания (ПТКС) и тому подобное.

В рамках предоставления услуги по получению лицензии на инкассацию наши юристы смогут:

• предоставить консультации по получению лицензии на предоставление инкассаторских услуг небанковскими учреждениями (частными инкассаторами);
• разработать предусмотренные лицензионными условиями положения, структуру и другие внутренние документы, подготовить биографические сведения о руководителе, бухгалтера и т.д.;
• оказать помощь в получении справок о несудимости, разрешений на использование огнестрельного оружия, других документов, подтверждающих соответствие кадров, отвечающих за организацию и осуществление инкассации и документов по материально-технической базе (бронеавтомобилю, индивидуальных средств защиты и т.д.);
• сформировать правильный пакет документов, который не вызовет замечаний со стороны Комиссии по вопросам лицензирования юридических лиц Национального банка Украины;
• сопроводить рассмотрение заявления и пакета документов в органе лицензирования частной инкассаторской деятельности;
• оплатить официальный платеж за выдачу лицензии на предоставление банкам услуг инкассации от имени клиента и предоставить подтверждающие документы в НБУ;
• получить лицензию по доверенности от клиента и отправить ее курьерской доставкой.

Стоимость инкассаторских услуг

Стоимость услуг инкассаторских служб может значительно отличаться в зависимости от определенных условий, к которым относят:

От чего зависит стоимость услуг	Подробнее
Сумма денежных средств, которую должны будут транспортировать инкассаторы	Обычно оплата рассчитывается как определенный процент от суммы, подлежащей инкассации (0,1-2%). Чем большая сумма подлежит перевозке, тем меньший процент заплатит компания.
Удаленность точки компании, из которой инкассаторы забирают денежные средства до банка, в который денежные средства подлежат сдаче	Чем дольше маршрут от точки до банка, тем выше будет оплата
Частота инкассаций	Если компании требуются только разовые услуги инкассаторов, то они стоят дороже. При заключение договора на постоянное обслуживание, стоимость будет значительно ниже (например, заключается договор на ежедневный забор денежных средств и доставку их в банк).
Меры предосторожности	От того, какие меры безопасности хочет получить клиент, также будет зависеть стоимость инкассаторских услуг. Дешевле обойдутся стандартные условия, а если клиент хочет усилить меры безопасности, то цена будет уже выше.
Вид, оказываемых услуг	Например, будет ли оказывать инкассаторская организация только сопровождение сотрудников компании, либо полностью осуществлять инкассаторские услуги.
От региона нахождения компании и инкассаторской службы	В зависимости от региона места проведения инкассации также зависит стоимость услуг

Итоги. Плюсы и минусы инкассации

• безопасность. Инкассаторы отвечают за сохранность ваших денег. Это ответственность подкрепляется бронированным автомобилем и оружием;
• экономия времени. Не надо тратить личное время либо время одного из сотрудников, отправляя его в банк или к банкомату с возможностью самоинкассации;
• инкассаторы привозят деньги в банк и сами зачисляют их на расчетный счет.

• ошибки при заполнении документов;
• приезд инкассаторов в “неудобное” время или опоздание;
• требование к наличию отдельного помещения;
• скорость зачисления средств на счет;
• сложный процесс, удешевление которого происходит за счет дополнительной нагрузки на персонал или за счет удобства.

Почитайте о преимуществах услуги «Электронный инкассатор» подробнее.

Каковы типичные обязанности клиента инкассаторской организации?

Заказчик услуг инкассатора — одновременно являющийся клиентом банка, в который в соответствии с договором с ИНКАХРАН зачисляются денежные средства, обязуется (по договору с банком — в котором, таким образом, положения, что закреплены в Правилах, полностью или в части воспроизводятся):

1. В установленные сроки подписать Реестр инкассируемых объектов, подготовленный банком.

Как мы уже отметили выше, без подписанного реестра инкассатор не сможет начать оказывать свои услуги. Документ составляется в трех экземплярах.

1. Обеспечить хранение карточки с ПИН, а в случае ее утраты — направить инкассатору с использованием согласованных каналов заявление о выдаче дубликата.

1. Обеспечить (здесь по сути речь идет о почти полном дублировании, даже фактическом делегировании обязанностей банка в части взаимодействия с клиентом):

• возможность стоянки автомобиля инкассатора в период осуществления приема-передачи денежных средств — при обеспечении размещения ТС как можно ближе к двери здания, через которую будет осуществляться перемещение денежных средств;
• наличие свободных дорожных путей для подъезда автомобиля к зданию;
• наличие свободного пути перемещения инкассаторов внутри здания;
• наличие изолированного помещения для операций с наличными средствами (при условии его расположения на первом этаже здания);
• при наличии необходимости — сопровождение инкассаторов собственной охраной;
• личное сопровождение (опционально — с использование камер видеонаблюдения) перемещения инкассаторов с наличными средствами;
• отсутствие в помещениях, где производятся операции с наличными средствами, третьих лиц;
• участие представителей заказчика в промежуточных операциях по приему-передаче наличных средств на территории инкассаторов.

1. Проинформировать банк и инкассаторов об изменениях в графике работы тех объектов, на которых проводится инкассация.

1. Контролировать наличие необходимого количества пломб (и если их предположительно не хватит для прикрепления к сумкам — запрашивать новые).

При расторжении договора на инкассацию заказчик должен отдать инкассатору имеющиеся пломбы.

1. Если пломба — свинцовая, то:

• предоставить инкассаторам образец пломбы в целях сличения с теми, что будут применены для опломбирования сумок (в двух экземплярах);
• применять заверенную свинцовую пломбу для опломбирования сумок (в соответствии с установленными требованиями).

1. Своевременно направлять инкассатору Заявку на разменные денежные средства — как мы уже знаем, не позднее 12 часов дня, предшествующего тому, в котором будет производиться инкассация.

Отдельные сроки отправки заявки устанавливаются для срочной инкассации.

1. Не позднее, чем за 15 минут до приезда инкассаторов подготовить сумки с наличностью.

Желательное время подготовки сумки при этом указывается в Реестре инкассируемого объекта. Обязательна сортировка купюр и монет по номиналу.

Для каждой сумки должна быть составлена препроводительная ведомость, в которой отражаются суммы, подлежащие зачислению на счет заказчика (либо на несколько счетов, если это предусмотрено договором).

Заполнять документы и готовить сумки необходимо очень внимательно. При обнаружении ошибок инкассатор — и это предусмотрено договором, прекращает прием наличности и уезжает (обязав при этом заказчика заплатить за вызов).

В лучшем случае инкассатор может разрешить исправить не критичные ошибки — те, что не сопровождаются значительными тратами времени на их исправление. Либо — если времени нужно много, инкассатор вправе пойти навстречу клиенту и заехать за правильно оформленными сумками позже — при наличии свободного времени в графике. В этом случае в явочной карточке показывается, что инкассатор приезжал дважды.

1. Передать инкассатору денежные средства, предварительно осуществив:

• проверку документов, что удостоверяют личность инкассатора и его правомочия на перевозку денежных средств;
• сличение подписи, проставленной инкассатором на документах, прилагающихся к сумкам, и его подписи, которая присутствует на доверенности;
• заполнение нужных данных в явочной карточке (например, дату сдачи и номер сумки с наличностью).

Предусмотрено также одновременное получение заказчиком пустой сумки от инкассаторов — для последующих сеансов приема-передачи наличных средств.

Инкассация в общераспространенном смысле — процедура безопасного перемещения денежных средств от одного объекта к другому. Осуществляется она в рамках лицензируемой услуги — буквально несколькими крупными игроками рынка. Альтернативой обращения к ним может быть заключение договора на инкассацию денежных средств с банком, в котором у предприятия открыт расчетный счет.

Главное преимущество инкассации — гарантия безопасного перемещения денежных средств. Практическая их передача от предприятия к инкассатору предполагает осуществление довольно большого объема бюрократических процедур — и, как следствие, активного участия самого заказчика. С его стороны важно не допустить ошибок в заполнении документов, пересчете наличности (если есть сомнения в собственной квалификации для ее осуществления — лучше заказать услугу по пересчету у самих инкассаторов), подготовке сумок.

Выбирая инкассатора, следует брать в расчет — кроме тарифов (которые, в целом, сопоставимы по рынку), его технологичность (в части возможности применения «ящиков с краской» и иных инновационных спецсредств), гибкость в части установления графика визитов к заказчику. И, разумеется, отслеживать время от времени изменения в текущих тарифных предложениях от ведущих игроков рынка — как и от самих банков. В зависимости от дальнейшего технологического развития сегмента услуг инкассации, структура предложения от ведущих поставщиков и самих банков может меняться.

Услуги инкассаторских служб

Независимо от того, кто оказывает инкассаторские услуги (служба банка, сторонняя организация), с ее помощью выполняются следующие действия:

• доставка наличных денег компании в банк;
• транспортировка выручки из торговых точек клиента в головной офис для последующей сдачи в банк;
• транспортировка денежных средств на место покупки материальных ценностей;
• сбор денежных средств из структурных подразделений компании и транспортировка их в банк;
• сопровождение с целью обеспечения безопасности представителей компании, транспортирующих денежные средства или ценные бумаги к месту хранения;
• доставка денежных средств из банка в офис или отдельное подразделение компании с целью их использования (на зарплату, для наличных расчетов с контрагентами);
• доставка по заказу компаний разменной монеты.

Стоимость услуг инкассаторских служб

Стоимость услуг инкассаторских служб значительно отличаться в зависимости от некоторых условий, к которым относят:

Условия, от которых зависит стоимость услуг	Подробности
Сумма средств, которую должны транспортировать инкассаторские службы	Как правило, оплата рассчитывается как некоторый процент от суммы, подлежащей инкассации (0,1-2%). Чем большая сумма перевозится, тем меньший процент заплатит компания.
Удаленность от точки компании, из которой инкассаторам нужно забирать денежные средства, и до банка, в который денежные средства подлежат сдаче	Чем дольше маршрут от точки до банка, тем выше оплата
Частота инкассаций	Если компании необходимы только разовые услуги инкассаторов, то они обойдутся дороже. В случае заключения договора на постоянное обслуживание, стоимость будет значительно ниже (например, если заключается договор на ежедневный забор денежных средств и доставку в банк).
Меры предосторожности	От того, какие именно меры безопасности хочет получить клиент, будет зависеть стоимость услуг. Дешевле обходятся стандартные условия, а для усиления мер безопасности заплатить нужно будет больше.
Вид предоставляемых услуг	Например, будет ли оказывать инкассаторская организация только сопровождение сотрудника компании или полностью осуществлять инкассаторские услуги.
От региона нахождения организации и инкассаторской службы	В зависимости от места проведения инкассации также рассчитывается стоимость услуг

Как проходит процедура

Если вы подписали график выездов, машина будет приезжать строго по графику. Если вызываете её по звонку, готовьтесь к назначенному времени. Нужно пересчитать деньги и заполнить сопроводительные бумаги. Изучите инструкции и памятки от банка по заполнению документов и упаковке денег. Также есть официальные разъяснения по заполнению в Приложениях к Указанию Банка России № .

1. Пересчитайте деньги и заполните три документа, которые входят в «Препроводительную ведомость к сумке 0402300»

• ведомость;
• накладную;
• квитанцию.

Важно, чтобы сумма во всех трёх документах совпадала, иначе у вас не примут деньги и придётся оплатить холостой выезд. За документальное оформление инкассации отвечаете вы, как и за правильную упаковку денежных средств.

2. Передайте деньги и документы инкассатору. Перед выездом вам сообщат фамилию сотрудника, который примет у вас сумму. Приехав, он показывает паспорт и доверенность на перевозку денег, чтобы доказать, что он действительно тот, кого вы ждёте.

Прежде инкассаторы показывали явочную карточку, но её отменили с 3 июля 2021. Сегодня нужен только паспорт специалиста и доверенность от банка.

Установив личность инкассатора, запритесь с ним в комнате, дайте ему на проверку документы и сложите деньги в специальную сумку. Такую закрытую сумку невозможно незаметно вскрыть — это гарантирует, что никто не получит доступ к деньгам по дороге. Есть два варианта сумок, уточните в своём банке, с какими он работает.

• Холщовый мешок — традиционная тара для денег, обычно его привозят инкассаторы. Такую сумку запечатывают специальной свинцовой пломбой: банк выдаст вам индивидуальный пломбиратор, который оставляет на свинце номер места инкассации. Кассир перевязывает мешок бечёвкой, на концы накладывает свинцовую пломбу и сдавливает пломбиратором: как сделать пломбу, вам покажут при заключении договора инкассации. Мешки бывают больших размеров, в них можно перевезти по-настоящему крупные суммы.

Способы сдачи денежных средств в банк

Сдать наличные в банк на счет компании можно одним из следующих способов:

Способы сдачи наличных в банк	Что собой представляет способ
Самостоятельно в банк	В этом случае организация сама вносит наличку в кассу. Для этого компании потребуется обеспечение сотрудников транспортными средствами и принятие дополнительных мер безопасности.
Через федеральную почтовую связь	В специальные сейфы (терминалы), которые выполняют роль касс, вкладывают деньги и указывается счет, на которых их нужно зачислить.
С помощью специальной организации, которая входящей в систему Банка России (например, инкассаторская служба)	В качестве такой службы обычно выступает структурное подразделение банка, в котором у компании открыт счет или обособленная организация, имеющая лицензию на услуги инкассатора.

Похожие записи:

• Взносы на капремонт в 2023 году: кто должен платить и в каком размере
• Как стать ветераном труда в Свердловской области и что это дает
• Единое пособие на детей – в МФЦ Ленинградской области