Счет-договор и счет-оферта: зачем составлять, как оформить
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Счет-договор и счет-оферта: зачем составлять, как оформить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ни в одном законодательном акте нет указания на то, что составление счета на оплату является обязательным мероприятием при проведении расчетов с контрагентами. Но вместе с тем выставление счета служит подтверждением того, что поставщик ждет оплаты услуг или товаров, а также он потребуется, когда договором не определена сумма к оплате.
Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.
-
Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
- название предприятия;
- правовая форма организации;
- юридический адрес регистрации;
- КПП (только для юридических лиц).
-
Сведения о банке, обслуживающем сделку:
- название банковского учреждения;
- его БИК;
- номера расчетного и корреспондентского счетов.
-
Платежные коды:
- ОКПО;
- ОКОНХ.
Счёт на оплату, счет-договор, счет-фактура — в чем разница?
Счёт-договор — это, по сути, тот же самый документ на оплату, но дополнительно включающий в себя реквизиты договора. В нём прописываются условия доставки, сроки перечисления денег, порядок возврата, обмена, хранения и всё то, что продавец считает нужным сообщить о товаре или услуге.
Этот документ обычно заменяет договор, если сумма сделки небольшая. Факт оплаты счёта-договора подтверждает согласие покупателя с указанными условиями.
У счёта-фактуры совсем другая функция — подтвердить факт поставки товара (выполнения работ или услуг) и указать на наличие НДС в сделке. Применяется индивидуальными предпринимателями и компаниями, работающими на ОСНО. Выдается вместе с накладной или актом выполненных работ.
Счет — это платежный документ, который формируется продавцом и направляется покупателю с целью произвести взаиморасчеты по приобретенным товарам и оказанным услугам. В нем указываются условия сделки, определяя конкретные товары и услуги, а также порядок их приобретения. Счет можно выставлять как на основании заключенного договора, так и без его оформления.
Выставление счета на оплату и подписание его плательщиком, как правило, означает подтвержденное согласие последнего заплатить за приобретенные товары, услуги. Если приложить к расчету кассовый (товарный) чек, сделка будет иметь ту же юридическую силу, что и заключенный контракт.
Поставщик может оформить бумажный расчет либо сделать счет онлайн. По условиям договора или устной договоренности расчетная документация выставляется либо до момента получения покупателем товаров, услуг, либо по факту поставки.
В соответствии с действующим законодательством, продавец имеет право не выставлять счет на бумаге или онлайн. При взаиморасчетах достаточно будет указывать счет-фактуру, который сопровождает все операции, облагаемые НДС. Однако есть список ситуаций, при которых выставление счета на оплату (на бумаге или онлайн) является обязательным:
- В случае если заказчик рассчитывается с поставщиком на сумму, которая заранее неизвестна и в договоре не зафиксирована (например, услуги связи, коммунальные услуги, сервисное обслуживание).
- В случае предоплаты за товары и услуги.
Основные ошибки и комментарии при выставлении счета
Прокомментируем самые распространенные ошибки при выставлении счета.
Одной из самых существенных ошибок является нарушение срока выставления расчета — платежные документы должны быть направлены не позднее 5 дней после отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг и не позже периода, заявленного к вычету НДС.
Еще одна ошибка — отсутствие расшифровки подписей сторон. Контролирующие органы часто приводят данные о том, что на экземплярах сторон указаны разные даты.
Многие пользователи делают фактические ошибки при оформлении самого бланка, поэтому после заполнения данные счета нужно тщательно проверить.
Если после направления безналичного экземпляра платежных документов специалист обнаружил ошибку в реквизитах получателя, то заказчик обязан письменно уведомить об этом поставщика в кратчайшие сроки. Время, отведенное на исправление такой ошибки, продлевает срок исполнения контракта и фактической оплаты по платежно-расчетной документации.
Также сторонам стоит помнить, что с 01.01.2019 увеличился НДС. Теперь налог на добавленную стоимость составляет 20 %. Так как НДС часто указывается в расчете на оплату, новые значения налога нужно учесть всем специалистам, ответственным за формирование платежных документов, чтобы не допускать существенных ошибок при указании сведений об НДС.
Назначение платежа часто в счёте нет вообще. Бывает предмет счёта или наименование товаров, услуг или просто какие-то слова. И плательщик при оплате начинает думать и изобретать велосипед, пишет всякую чушь в назначении платежа. А ему следует копировать назначение платежа как есть. При необходимости добавлять свои коды, тэги, пояснения. В назначение платежа получатель может сразу указать что он хочет, чтобы там был: номер счёта или номер договора, чтобы его программа могла автоматически распознать платёж, зачислить на лицевой счёт клиента или договора, автоматически запустить отгрузку или выполнить какие-то действия.
Ещё назначение платежа может содержать слова: “за выполненные работы, оказанные услуги, полученный товар”, тем самым фиксируется факт отгрузки.
Самая большая боль — непонятное назначение платежа. Просматривая банковские выписки за квартал или за год, приходится натыкаться на какие-то левые платежи с непонятным назначением. И нужно время, чтобы установить, за что же платили. К тому же, платежи с непонятным назначением добавят вам вопросов со стороны банка. А могут и к блокировке счёта привести.
При составлении документа укажите следующие данные:
- дату его создания, порядковый номер (нумерация ведется с 1 января текущего года);
- срок действия документа;
- полные наименования и адреса получателя и плательщика;
- банковские реквизиты получателя платежа;
- список товаров или услуг;
- итоговую сумму;
- сумму НДС или указание на его отсутствие;
- название должностей лиц, ответственных за операцию (руководитель предприятия, главный бухгалтер), и их подписи с расшифровками.
Ставить печать необязательно. Чтобы заверить бумагу, достаточно подписи.
Обязательная составляющая документа — наименование товара, его количество, стоимость. Эту информацию удобно оформить в виде таблицы со следующими столбцами:
- Номер по порядку.
- Наименование предмета сделки.
- Единица измерения.
- Количество единиц.
- Цена за одну единицу.
- Общая стоимость.
В нижней строчке таблицы укажите окончательную стоимость перечисленных товаров, а под таблицей — прописью итоговую сумму к оплате.
Особое внимание уделите НДС:
- Если продавец — плательщик НДС, укажите в документе сумму налога. Сделать это можно двумя способами:
- включите налог в итоговую стоимость и для наглядности выделите отдельной строкой, указав внизу таблицы «В том числе НДС»;
- покажите стоимость товара/услуги без учета налога, затем вычислите его размер, а итоговую цену сформируйте как сумму этих двух величин.
- Если продавец работает по УСН, ЕНВД, ПСН и не платит НДС, укажите: «Без НДС».
Как правильно выставить счет на оплату?
Так как счет на оплату не подпадает под статью закона №402-Ф3 Российской Федерации «О бухгалтерском учете», к нему нельзя предъявить строгие требования оформления.
Структура документа сложилась в процессе рыночных отношений на протяжении многих лет. Считается хорошим тоном подавать документ, максимально приближенный к устоявшимся канонам.
Способы заполнения счета:
-
Получить бланк через Всемирную паутину в формате .doc и распечатать на формате А4 с последующим заполнением от руки.
Сохраните документ на компьютере и используйте как шаблон при последующих сделках.
- Заполнение бланка со всеми реквизитами в электронном виде.
-
Если вы сотрудник фирмы или другой организации, где предустановлено специализированное программное обеспечение – бухгалтерские программы — используйте его.
Минимальное количество ошибок + возможность отслеживать процесс оплаты предмета торговли.
-
Скачайте одну из бухгалтерских программ и запустите ее на пробный период.
Этого времени вам вполне хватит, чтобы правильно оформить счет.
Если взялись самостоятельно оформлять бланк, у вас будет возможность внести дополнительную информацию, необходимую лично вам. Такой вариант возможен при наличии у предмета торговли определенной степени специфичности.
Виды счетов физического лица
Теперь рассмотрим отдельно виды банковских счетов, которыми пользуются простые граждане. Это тоже большая классификация реквизитов с разными целями открытия%
- Текущий. Простой счет для совершения любых операций или хранения собственных средств, который можно открыть в любом российском банке при наличии паспорта. Услуга доступна гражданам с 18 лет, иногда встречаются исключения. Например, Сбербанк и Тинькофф открывают счета и карты для граждан от 14 лет.
- Депозитный. Иначе — просто вклад. Гражданин кладет деньги в банк под проценты, приумножая их и одновременно оберегая от влияния инфляции. Есть вклады с пополнением, которые можно использовать для накаливания средств.
- Зарплатные. Открываются в рамках зарплатного проекта с клиентской компанией. Работники организации получают счета и привязанные к ним карты с бесплатным выпуском и обслуживанием. На них и зачисляется зарплата.
- Пенсионные или социальные. На них люди получают пенсии, стипендии, различные государственные пособия.
- Сберегательный. Счет с начислением процентов на остаток клиентских средств, но в отличии от вклада клиент может свободно распоряжаться этими деньгами вплоть до полного обналичивания. Проценты стандартно меньше, чем по вкладам.
- Кредитные. На них зачисляются заемные средства, которыми может пользоваться клиент.
Вне зависимости от вида счета клиенту всегда предлагается бесплатный доступ в онлайн-банк. Человек всегда может зайти в систему, просмотреть состояние счетов, проведенные с ними операции. Там же можно делать различные платежи и переводы, оплачивать коммунальные услуги и пр.
Обязательные элементы счёта на оплату
Чтобы ваш контрагент смог оплатить счёт, в нём должны быть указаны следующие данные:
- Название ИП.
- ИНН предпринимателя.
- Реквизиты банковского счёта (номер счёта, номер корреспондентского счёта, БИК, ИНН, КПП, форма собственности и название банка).
- Форма собственности и название или Ф. И. О. заказчика (в зависимости от того, это юридическое или физическое лицо).
- Порядковый номер счёта (по нарастанию в журнале регистрации) и дата его выставления.
- Наименование товаров/услуг, на поставку/выполнение которых выставляется счёт.
- Количество товаров или услуг.
- Цена за единицу и общая стоимость.
- Выделенный НДС (если ИП работает на общих основаниях) либо указание на его отсутствие.
- Подпись ИП и печать (при наличии).
Образец счета на оплату
Образец счета без НДС для ООО будет немного проще, чем счет с выделенной суммой НДС. Поэтому мы рассмотрим счет с НДС, который приведен в начале нашей статьи.
С точки зрения соблюдения норм документооборота заполнение счета не должно вызывать особых затруднений после ознакомления с нашим образцом.
В первом столбце табличной части счета указывается порядковый номер товара, работы или услуги, во втором — наименование. Лучше приводить наименование без сокращений, в соответствии с товарной накладной или актом выполненных работ. Если оплата идет по договору, то лучше в наименовании указать наименование договора или номер и дату первичного документа, если будет постоплата.
В третьем и четвертом столбцах указываются единицы измерения (штуки, комплекты, погонные метры и т. д.) и количество.
В предпоследнем столбце проставляется цена, а в последнем — общая стоимость.
Если при оформлении счета были допущены ошибки либо цена или количество изменились, то лучше не исправлять их, а выписать счет заново.
Счет на оплату: подробности его заполнения
В случае указания подробной информации о совершаемой сделке, счет на оплату приравнивается к договору о сотрудничестве. Если же счет заполнен некорректно, то заключение договора происходит только после фактической передачи товара и процесса подписания накладной. Тогда покупатель, который уже оплатил товар, не сможет на основании данного счета требовать от поставщика замену товара, изменение его количества и т.п. При этом покупатель может потребовать возврат уплаченных денежных средств по причине необоснованного обогащения.
Как правильно заполнить счет на оплату, чтобы документально зафиксировать продажу товаров (услуг)? Форма счета никем не регламентирована, поэтому организация вправе самостоятельно сформировать бланк счета. Единственным правилом является наличие в бланке главных реквизитов, которые нужны для того, чтобы документально отразить совершение фактов хозяйственной деятельности. Чтобы правильно заполнить счет на оплату, необходимо указать следующие обязательные сведения:
Форма счета на оплату
Законодательство не содержит унифицированной формы этого документа. Компании и ИП вправе создать свой бланк счета на оплату либо воспользоваться представленными ниже.
Если решили создавать свою форму, учитывайте, что она обязательно должна иметь банковские реквизиты поставщика, отражать предмет сделки, содержать наименования реализованных товаров, оказанных услуг либо выполненных работ, а также их количество, стоимость единицы и общую.
Также можете привести в ней:
- дату, когда она составлена и порядковый номер (нумерация может быть любая, удобная вам);
- основания для выставления;
- контакты фирмы или ИП, в частности, почтовый индекс, адрес, номер телефона и адрес электронной почты;
- подписи гендиректора и главбуха (для компаний), подпись ИП;
- печать (но напомним, что она не обязательна к применению с 2016 года);
- фирменный логотип.
Бланк счета можно составить как в бумажном, так и в электронном виде.
Инструкция по оформлению счёта на оплату
С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.
В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать
Далее посередине строки пишется название документа, его номер по внутреннему документообороту, а также дата создания.
Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.
Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.
В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.
Назначение платежа часто в счёте нет вообще. Бывает предмет счёта или наименование товаров, услуг или просто какие-то слова. И плательщик при оплате начинает думать и изобретать велосипед, пишет всякую чушь в назначении платежа. А ему следует копировать назначение платежа как есть.
При необходимости добавлять свои коды, тэги, пояснения. В назначение платежа получатель может сразу указать что он хочет, чтобы там был: номер счёта или номер договора, чтобы его программа могла автоматически распознать платёж, зачислить на лицевой счёт клиента или договора, автоматически запустить отгрузку или выполнить какие-то действия.
Ещё назначение платежа может содержать слова: «за выполненные работы, оказанные услуги, полученный товар», тем самым фиксируется факт отгрузки.
Самая большая боль — непонятное назначение платежа. Просматривая банковские выписки за квартал или за год, приходится натыкаться на какие-то левые платежи с непонятным назначением. И нужно время, чтобы установить, за что же платили. К тому же, платежи с непонятным назначением добавят вам вопросов со стороны банка. А могут и к блокировке счёта привести.
Похожие записи: