Номенклатура дел на 2023 год: что учесть при составлении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Номенклатура дел на 2023 год: что учесть при составлении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

• он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
• группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
• обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
• определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Сроки хранения документов по налогам

Информацию бухгалтерского и налогового учета и иную документацию, которые нужны для расчета и уплаты налогов, в т.ч. документацию, которая подтверждает получение доходов, проведение расходов, уплату (удержание) налогов, требуется хранить 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Отсчет периода производится по окончании налогового периода, в котором документ использовали в последний раз для формирования налоговой отчетности, расчета и уплаты налогов, подтверждения поступивших доходов или осуществленных расходов (Письмо Минфина от 19.07.2017 г. № 03-07-11/45829).

Внимание! Имеется исключение для документов, которые подтверждают объем понесенного убытка — они хранятся весь период, когда убыток уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на размеры ранее полученных убытков (п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК).

4 года нужно хранить книги покупок и продаж, в т.ч. дополнительные листы к ним. Отсчет срока производится с даты последней записи в книге. Счета-фактуры нужно хранить 5 лет (ст. 317 Перечня по Приказу № 236).

5 лет нужно хранить налоговые декларации и расчеты по всем налогам. При этом исключение — декларации ИП за период до 2002 года включительно, которые хранятся 75 лет (ст. 310 Перечня по Приказу № 236). РСВ должны храниться 50 лет с момента их формирования (ст. 308 Перечня по Приказу № 236).

Документы для расчета и уплаты страхвзносов хранятся 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК). К ним относятся карточки индивидуального учета размеров начисленных выплат и иных вознаграждений и размеров начисленных страхвзносов (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).

Важно! Если не ведутся лицевые счета или не оформляются ведомости начисления зарплаты, карточки индивидуального учета хранятся 50 лет (ст. 309 Перечня по Приказу № 236).

Точно не установлено, с какого момента нужно отсчитывать срок для документации, которая используется для расчета страхвзносов. В таком случае можно ориентироваться на налоговую документацию, т.е. отсчет срока производить по окончании расчетного периода, в котором документация применялась в последний раз при расчете и уплате страхвзносов и при формировании отчетности по ним.

Переписка с ИФНС (уведомления, требования, акты решения и т.д.) хранится 5 лет. Срок составляет 10 лет, когда жалоба подана по результатам выездной или камеральной проверки (п. 148, 314 Перечня по Приказу № 236). Электронные документы с усиленной квалифицированной ЭП и сертификаты ключей проверки ЭП, которой подписаны жалобы и технологические документы, хранятся 5 лет. Срок отсчитывается с момента получения или отправки соответствующего документа (п. 3 Порядка из Приложения № 4 к Приказу ФНС от 20.12.2019 г. № ММВ-7-9/645@).

Важно! Контракты на закупку товаров, работ, услуг по госзаказам хранятся 5 лет после завершения обязательств по ним (си. 224 Перечня по Приказу № 236).

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Правила оформления номенклатуры дел зафиксированы в правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Существует три вида номенклатур дел:

• типовая,
• примерная,
• индивидуальная.

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения. Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны. Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Составляем номенклатуру дел на следующий год

Номенклатура дел организации оформляется по установленной Правилами хранения форме, которая заведена в «1С:Документообороте». Она разрабатывается и подписывается лицом, ответственным за документационное обеспечение управления. Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за архив.

После этого номенклатура дел передается на согласование с экспертной комиссией организации, которая должна быть создана в каждой организации.

Если организация является источником комплектования Архивного фонда Российской Федерации (согласно ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации»), то она обязана передавать номенклатуру дел на согласование с Экспертно-проверочной комиссией того архива, в который будут передаваться документы. Если организация не является таким источником комплектования, то передавать не нужно.

На последней стадии номенклатура дел утверждается руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел на предстоящий календарный год ведется в последнем квартале текущего года. Новая номенклатура дел разрабатывается в том случае, если произошли коренные изменения функций и структуры организации.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется (из списка удаляются дела, документы которых более не создаются в организации, добавляются новые дела, меняется порядок расположения дел), переутверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатуру дел следует передавать для согласования с архивным учреждением, в которое будут передаваться дела, не реже одного раза в 5 лет.

Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия структурных подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т. п.). Они создаются автоматически после заведения в систему структуры организации. При отсутствии в организации структурных подразделений разделами номенклатуры дел могут быть основные функции управления (например, документационное обеспечение управления, кадровое обеспечение, финансирование, бухгалтерский учет и др.). После утверждения номенклатуры дел руководителем организации каждое структурное подразделение получает доступ к соответствующему разделу для использования в работе. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел подразделений.

23 декабря 2021

Министерство финансов Российской Федерации в целях методологического сопровождения первого применения унифицированных форм электронных первичных учетных документов бухгалтерского учета, утвержденных приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15 апреля 2021 г. № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (далее — Приказ № 61н) подготовило Методические рекомендации по переходу на применение в 2022 году организациями бюджетной сферы унифицированных форм электронных первичных учетных документов, используемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений (далее — Методические рекомендации).

Методические рекомендации и прилагаемые и ним примеры заполнения отдельных первичных учетных документов согласно утвержденным унифицированным формам электронных первичных учетных документов размещены на официальном сайте Министерства финансов Российской Федерации в разделе Бюджет/Бухгалтерский учет и бухгалтерская (финансовая) отчетность государственного сектора/Методический кабинет.

Заместитель Министра

А.М. Лавров

В целях установления единого порядка ведения бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений в части перехода на применение унифицированных форм электронных первичных учетных документов, электронных регистров бухгалтерского учета, и обеспечения информационной совместимости государственных (муниципальных) информационных систем (ведомственные информационные системы) и информационных ресурсов, средствами которых осуществляется ведение бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений и (или) информационное взаимодействие (формирование и обмен информацией), Министерством финансов Российской Федерации принят приказ от 15 апреля 2021 г. N 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению» (далее — Приказ N 61н) (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 июня 2021 г., регистрационный номер 63995).

Приказ Росархива от 20.12.2019 N 236

Сроки хранения документов, составленных до 18 февраля 2020 года, определены Приказом Минкультуры №558 от 25 августа. На документы, составленные после этой даты, распространяются требования Перечня №236.

В таблице указаны самые важные для бухгалтеров документы с измененными сроками хранения.

Документ	Новый срок	Старый срок
Договор дарения (пожертвования) имущества	до ликвидации организации	постоянно
Договор лизинга	пят лет по истечении срока действия договора или выкупа имущества	постоянно
Документы по залогу недвижимости	десять лет	постоянно
Договор мены недвижимости	до ликвидации организации	пять лет
Договор поручения	пятнадцать или десять лет в зависимости от вида имущества	пять лет
Договор кредита или займа с условием о залоге имущества	десять лет	пять лет
Паспорта сделок	пятнадцать лет	постоянно
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности	пять лет при условии погашения долга	пять лет
Счета-фактуры	пять лет	четыре года
Документы о получении зарплаты (при наличии лицевых счетов)	шесть лет	пять лет
Реестр сведений о доходах физлиц	Пять лет	Семьдесят пять лет
Справка об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов	пять лет	срок не установлен
Справка о состоянии расчетов с бюджетом	пять лет	срок не установлен
Расчет по страховым взносам	пятьдесят лет	срок не установлен
Документы о переоценке основных фондов и амортизации	пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов	постоянно
Документы о списании основных средств и нематериальных активов	пять лет после выбытия основных средств или нематериальных активов	постоянно
Акты приема-передачи недвижимости новому правообладателю	пять лет после выбытия имущества	постоянно
Книга учета доходов и расходов при упрощенной системе налогообложения	пять лет	постоянно

В завершении статьи хотелось бы еще раз отметить, что большая часть документов, составленных в процессе хозяйственной деятельности организации или индивидуального предпринимателя, должны храниться в течение нескольких лет.

Но важно учитывать, что должна обеспечиваться не только сохранность и неизменность документации, но и возможность ее быстрого поиска в архиве. Так как налоговая инспекция может сделать запрос документа в любой момента. А установленный действующим законодательством срок подготовки ответа составляет всего десять рабочих дней. И обеспечить своевременную подготовку данных невозможно без правильной организации номенклатуры дел – вся документация сразу распределяется по видам и срокам хранения. Такой подход позволит избежать не только начисления штрафных санкций, но и лишних трудовых затрат.

Понравилась статья? Поделитесь с друзьями!

С 2021-го действуют новые сроки хранения документов

Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:

Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.

Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.

Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см. Пример 3). Она подписывается начальником подразделения.

В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года. Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.

Для большинства документов по кадрам в 2020-2021 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.

Документ	Срок хранения	Основание
Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения	50/75 лет	Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1
Личные дела, личные карточки руководителей и работников	50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445
Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним	50/75 лет
Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий	3 года	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454
Документы об обработке персональных данных	Постоянно	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441
Согласие на обработку персональных данных	3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное)
Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения)	До востребования работниками Невостребованные документы хранятся 50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже	50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450
Штатное расписание	Постоянно	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет 50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402
Графики отпусков	3 года	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453
Отчеты о командировках	5 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452
Больничные листы и журналы их регистрации	5 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619
Приказы, распоряжения и документы к ним	По основной деятельности – постоянно По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19
Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним	50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты 5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434
Должностные инструкции (регламенты)	Типовые – 3 года после замены новыми Инструкции работников – 50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443
Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев	45 лет	ТК РФ, ст. 230, 230.1
Правила внутреннего трудового распорядка	1 год после замены новыми	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381
Коллективные договоры	Постоянно	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386

Какие существуют виды

В зависимости от особенностей документооборота на конкретном предприятии разберем, как составить номенклатуру дел организации, которых может быть один или несколько видов.

Типовая — это нормативный документ. Ее формы закреплены в приложениях 7 (для предприятия в целом) и 8 (для структурного подразделения) «Основных правил работы архивов организаций». Сводная НД позволяет объединить данные по отделам в единый регистр.

Другой вид НД — перечень дел одного отдела, например, отдела кадров, составляется непосредственно самими кадровиками предприятия Такое решение рационально, если в силу специфики деятельности такой регистр дел не вписывается в стандарты. Здесь стоит учитывать:

• формы НД за прошлые годы;
• мнение высшего руководства и начальников подразделений;
• учредительные документы;
• штатное расписание;
• планы развития предприятия;
• отчеты с выявленными недостатками в ведении документооборота.

Существуют и примерные НД — это регистры рекомендательного характера. Они используются в определенных учреждениях. В них приводится перечень дел, подлежащих учету, и заполненный образец индекса дела по номенклатуре дел конкретного предприятия.

Так, например, в Приложении 17 к Письму Министерства образования №03-51/64 от 20.12.2000 находится пример номенклатуры дел в образовательном учреждении. А в остальных приложениях — перечень документов, подлежащих включению в нее.

Что такое номенклатура дел?

Что представляет из себя номенклатура дел? Так называют чётко систематизированные папки этих дел с определёнными сроками хранения, применяемые, чтобы надёжно беречь информацию и при необходимости использовать её в электронном документообороте.

ПО «1С:Документооборот» даёт возможность вести дела в электронном виде. Появляется, в целом, нечто вроде аналога бумажной папки, где размещаются документы. Система даёт возможность задать нужные настройки, организовать тома, чтобы хранить документы. При закрытии тома поместить туда документ в дальнейшем уже невозможно.

Необходимый справочник легко ищется в разделе под название «Нормативно-справочная информация».

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

• упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
• уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
• облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
• обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2020) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Порядок формирования и утверждения

Впервые номенклатура дел должна быть разработана в самом начале деятельности организации. Можно и в процессе деятельности, но это не совсем удобно: к моменту принятия этого решения накопится значительный объем рабочей документации, который придется разбирать. В конце каждого года номенклатура дел может при необходимости пересматриваться. В этом случае в нее вносятся изменения, дополнения или исключения, после чего применяется в уточненном варианте с начала нового периода (п. 3.4.6 Основных правил работы архивов). То есть образец номенклатуры дел на 2021 год с новыми сроками хранения должен быть утвержден в конце прошлого или в самом начале текущего года.

Разработку обычно поручают подразделению документационного обеспечения, канцелярии предприятия или, если предприятие небольшое, кадровику, бухгалтеру или секретарю. При необходимости можно обратиться за помощью к работникам Росархива (п. 3.4.2 Основных правил работы архивов).

Номенклатура базируется на бумагах, характеризующих особенности деятельности и структуры фирмы, предыдущих номенклатурах, а также перечнях типовых документов, образующихся в течение деятельности фирмы.

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать:

• документы о создании организации (положение, устав);
• документы, регламентирующие деятельность структурных подразделений;
• штатное расписание;
• номенклатуру дел предыдущих лет;
• регистрационную форму организации;
• типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения.

Перечислим основные этапы ее утверждения:

• разрабатывается подразделением организации;
• подписывается начальником подразделения;
• утверждается приказом руководителя предприятия. Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец) вы можете скачать ниже.

Роль и значение номенклатуры дел в работе бухгалтерии

Чтобы быстро найти нужный документ, надо знать, в каком деле (в какой папке) он находится. Со временем бухгалтер все реже обращается к разным папкам, а некоторые просто стоят в шкафах и пылятся, их бухгалтер уже не открывает, т.к. документы, помещенные в них, не используются в текущей работе. Эти документы можно уничтожить. Но профессия бухгалтера требует трепетного отношения ко всем документам, скопившимся за время работы, и, предполагая, что они могут пригодиться, бухгалтер бережет их.

Для того чтобы не волноваться за сохранность документов, знать, когда и какие документы нужно уничтожить, а какие сохранить, каждый бухгалтер должен иметь представление о правилах систематизации документов, документировании процедуры их сохранности и уничтожения, т.е. знать правила документационного обеспечения управления (делопроизводства), установленные в структурных подразделениях российских организаций, включая бухгалтерию. Поэтому каждая организация обязана иметь номенклатуру дел.

Сначала разберемся в том, что это за документ, какое значение он имеет для организации работы с документами в бухгалтерии, какое отношение бухгалтер имеет к составлению номенклатуры дел, кто в организации несет ответственность за составление и оформление номенклатуры дел, как составляется и оформляется номенклатура дел бухгалтерии.

Официальное определение номенклатуры дел содержится в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Назначение номенклатуры дел для делопроизводства организации, всех ее структурных подразделений и, конечно, бухгалтерии:

• обоснованно распределять документы в дела;
• формировать дела;
• обеспечить поиск документов и учет дел;
• предварительно определять сроки хранения документов.

Справка. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

Похожие записи:

• Закупка товара у физлица: документы и НДФЛ
• Условно-досрочное освобождение от отбывания наказания
• 2023. Изменения в сфере недвижимости, вступающие в силу в новом году