Как архивировать документы правильно
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как архивировать документы правильно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.
Проведение экспертизы ценности документов
Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов*.
Для организации и проведения ЭЦД создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В крупных организациях помимо ЭК создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Они оказывают методическую поддержку ЭК в их работе.
Основными функциями ЭК являются:
- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
- рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
- подготовка предложений об изменении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;
- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;
- методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.
Правила издания «Положения об архиве»
В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов. При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов. Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:
- указывается, какие именно работы должны выполняться ответственным лицом;
- приводятся правила передачи документов из разных подразделений в архив;
- перечисляются правила оформления описи и номенклатуры дел;
- вносится информация о правильной подготовке бумаг, которые переносятся в архив;
- указывается, что назначенный работник должен заниматься сверкой состава документов, а также их оформлением.
Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании. Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву. Если информация читается с трудом, то делается копия документа.
В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:
- помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
- в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
- размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
- устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
- между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
- длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
- дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.
В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.
Архивирование документов в крупных и средних организациях
Архивирование документов должно обеспечиваться всеми предприятиями. Архив, как отдельное структурное подразделение, в основном предусматривают крупные и средние предприятия, в которых имеется значительный ежегодный документооборот. Статус подразделения определяется Положением: это локальный нормативный акт, в котором отражаются все условия хранения, и указывается персональная ответственность должностных лиц, ответственных за подготовку документов и их хранение. Основные правила, которые следует соблюдать:
- передача карточек в архив должна осуществляться каждым отдельным подразделением по данным описи;
- если архивные файлы поступают в архив, файл необходимо методично подготовить по всем правилам;
- передача на хранение должна осуществляться в сроки, установленные федеральными законами;
- в случае нарушения сроков передачи карточек в архив необходимо поставить в известность работодателя.
Архив как структурная единица обычно создается в средних и крупных организациях со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», местным актом компании, в котором отражены как порядок архивирования, так и личная ответственность отдельных должностных лиц. В процессе архивирования следует учитывать следующие организационные вопросы:
- документы должны поступать в архив из отделов по описи (или документу, ее заменяющему);
- если дела уже подшиты к досье сотрудниками отдела, оно должно быть оформлено правильно;
- структурные подразделения обязаны передавать документы на консервацию в сроки, установленные федеральным законодательством;
- в случае нарушения графика передачи файлов в архив сотрудники данной структуры обязаны сообщить руководству компании о факте нарушения.
Документы архивируются в несколько этапов. Подготовка заключается в анализе имеющейся документальной массы, выявлении ее характеристик. Например, вы можете визуально определить, все ли документы нуждаются в дополнительной прошивке, сколько работы нужно проделать. Рассортируйте документы на те, которые можно законно уничтожить, так как они никуда не годятся, и те, с которыми можно работать дальше.
Оформляйте и исправляйте документы в соответствии с их типом (бухгалтерский учет, управление, персонал). Неподшитые документы объединяются в файлы. Как правило, на швы проставляется печать предприятия и подпись заведующего пошивом.
Составляется опись содержимого каждого дела, список документов в папке. Каталоги дел составляются по типам и подлежат сдаче на хранение. Номенклатуру дел рекомендуется оформлять в виде, состоящем из следующих данных:
- индекс дела (условный номер, присвоенный делу, первой частью которого, как правило, является код отделения, из которого оно исходит);
- наименование;
- количество единиц хранения;
- срок хранения и указание на правовую норму, устанавливающую его;
- примечания (например, различные виды планов: реконструкция, рекламная кампания) могут быть только в электронном формате, об этом делается примечание.
«Положением об архиве» может быть предусмотрено, что работа, вплоть до систематизации и составления описи дела, возлагается на сотрудников подразделений, а сотрудники архива принимают дела только под передаточный документ. Нужно проверить правильность их оформления, проверить состав документов, перечислив их в папке. Затем дело возвращается на рассмотрение или принимается к пошиву. Если необходимо скопировать или отсканировать отдельные элементы файлов, это также входит в обязанности архивариуса. Передача завершается подписью на акте, удостоверяющем, что документы переданы на хранение.
Процедура архивирования
Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:
- первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
- при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
- производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
- ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
- производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
- разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
- если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
- на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
- формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
- делаются каталоги дел, распределенных по типу;
- все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.
Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.
Как правильно подготавливаются дела?
Архивирование бухгалтерских документов допускается исключительно после грамотной предварительной подготовки данной документации. Поэтому перед отправкой той или иной бумаги в архив следует выполнить следующие действия:
- первоначально ответственное лицо должно убедиться, что действительно передаваемая документация не потребуется в процессе ведения текущей деятельности фирмы;
- производится описание документов и непосредственного дела;
- проводится экспертиза, позволяющая убедиться в том, что документация и дела являются действительно ценными, поэтому они обязаны храниться в компании в течение определенного периода времени;
- при необходимости документы подшиваются, копируются или корректируются, а только потом передаются в архив.
Приказы, относящиеся к наемным работникам и обладающие разными сроками хранения, должны раскладываться по разным делам, так как если они будут смешаны, то может возникнуть путаница во время уничтожения тех или иных бумаг.
Правила хранения архивных документов
Архивы для хранения папок «Дело» размещаются в отдельных помещениях, гарантирующих обеспечение сохранности хранимой документации. Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм. Таким образом, архивная служба гарантирует защиту хранящихся папок «Дело» от порчи.
Кроме того, архив должен надежно охраняться (с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т. п.), и тогда папки «Дело» не будут испорчены посторонними или украдены.
Все папки «Дело» размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках. Запрещено класть отдельные папки «Дело» на пол или подоконники.
Если объем папок «Дело» очень велик, сотрудники архива могут составлять так называемые топографические карты, которые помогут ориентироваться среди полок и стеллажей
Архивное хранение документов и делопроизводство помогают четко контролировать работу с документами, обеспечивая при этом их сохранность и доступность. Существуют отдельные типы документов, которые имеют свой определенный срок и даже метод хранения.
При организации архивного делопроизводства государственные подразделения и органы в обязательном порядке передают официальные документы в Архивные фонды Российской Федерации (АФ РФ). Коммерческие структуры, в свою очередь, обладают более обширным выбором способов хранения документации.
Каждая группа официальных бумаг имеет свой определенный срок хранения, который регламентирован в соответствии с нормативно-правовой базой РФ. Также создается опись, в которой отмечается дата изъятия документов в архив со сроком окончания хранения и ссылкой на соответствующее положение закона.
Особенности составления номенклатуры
Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.
При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:
- индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
- наименование дела;
- число бумаг, хранящихся в папке;
- срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
- разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.
В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.
Процедура архивирования
Порядок архивирования документов является одинаковым для всех компаний, но каждая организация может вносить свои корректировки. Стандартно процедура делится на следующие этапы:
- первоначально выделяются особенности документов, которые подготавливаются для передачи в архив;
- при необходимости проводятся дополнительные действия, заключающиеся в сшивании бумаг или внесении разных дополнений;
- производится корректировка документов, позволяющая в будущем легко найти нужные бумаги в общей массе документации;
- ненужные документы уничтожаются законным образом, так как они не представляют какую-либо ценность для работы предприятия;
- производится систематизация документов, после чего они сшиваются на основании своего типа;
- разделяются бумаги по следующим типам: бухгалтерские, кадровые или управленческие;
- если невозможно причислить какие-либо бумаги к вышеуказанным типам, то они объединяются и вносятся в отдельное дело;
- на каждом сшиве ставится печать организации, а также подпись уполномоченного работника;
- формируется опись для каждого дела, содержащая сведения о том, какие документы располагаются в конкретной папке;
- делаются каталоги дел, распределенных по типу;
- все правильно подготовленные дела отправляются на хранение в архив, который обычно представлен отдельным помещением, в котором располагается большое количество удобных стеллажей.
Процедура реализуется только уполномоченным лицом, наделенным нужными полномочиями руководителем организации. Если нарушаются какие-либо правила архивирования документов или вовсе теряется документация, то именно этот сотрудник предприятия несет ответственность за выявленные нарушения.
В каждой фирме должны учитываться основные требования к правильному архивированию документов в организации. Делопроизводство должно подчиняться основным условиям законодательства. В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, которое должно быть защищено от сотрудников фирмы или посторонних лиц. Поэтому во время создания данного подразделения учитываются следующие требования:
- помещение обязательно изолируется от других отделов и офисов;
- в нем устанавливается пожарная и охранная сигнализация;
- размер данного помещения зависит от того, какое количество документов ежегодно передается на хранение в архив;
- устанавливаются в комнате специальные длинные стеллажи, причем целесообразно выбирать конструкции из металла;
- между стеллажами оставляется расстояние, которое не может быть меньше 75 см;
- длина стеллажей может быть разной и зависит от высоты потолков;
- дополнительно в помещении устанавливаются специальные сейфы, в которых располагаются наиболее ценные и важные документы.
В каждой компании площадь выбранного помещения может быть совершенно разной, так как для этого учитываются разнообразные факторы.
Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг
Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:
- безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
- в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
- в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
- не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
- в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.
Правила издания «Положения об архиве»
В крупных компаниях архив представлен отдельным помещением, в котором в течение длительного периода времени хранится огромное количество дел и документов. При этом в организации работает специалист, занимающийся исключительно архивированием документов. Чтобы его работа была четко регламентирована, руководители компаний часто издают и закрепляют специальное «Положение об архиве». К правилам его использования относится:
- указывается, какие именно работы должны выполняться ответственным лицом;
- приводятся правила передачи документов из разных подразделений в архив;
- перечисляются правила оформления описи и номенклатуры дел;
- вносится информация о правильной подготовке бумаг, которые переносятся в архив;
- указывается, что назначенный работник должен заниматься сверкой состава документов, а также их оформлением.
Если сотрудник архива устанавливает, что в документации имеются какие-либо нарушения, то бумаги отправляются на доработку в соответствующий отдел компании. Если ошибки или недочеты отсутствуют, то бумаги принимаются к сшиву. Если информация читается с трудом, то делается копия документа.
Возникновение трудностей при архивации
Хотя большинство компаний стремятся сократить объем бумажных документов в своей повседневной работе, таких документов часто невозможно полностью избежать. Со временем объем документов, которые необходимо архивировать по деловым или юридическим причинам, увеличивается настолько, что необходимо создать организованный архив бумажных документов и других материалов .
При архивации документов могут возникнуть некотороые трудности:
- Отсутствие (достаточного) места для архивирования документов
- Нехватка квалифицированных кадров для управления архивом
- Дезорганизованная документация и неадекватные записи документальных материалов и сроков хранения
- Длительные и часто безуспешные поиски физических документов