Работа на удаленке: что проверить перед подписанием трудового договора

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работа на удаленке: что проверить перед подписанием трудового договора». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

В трудовом договоре о работе на удаленке обязательно прописывают пункт об обеспечении сотрудника всем необходимым для выполнения работы (оборудованием, программным обеспечением, средствами защиты информации и т. д.). В конце концов, и интернет — это уже головная боль не сотрудника, а работодателя. Во всяком случае, по закону, работодатель должен обеспечить всем необходимым для осуществления профессиональных обязанностей тех, кто работает дистанционно.

Трудовой договор с дистанционным работником

На удаленку оформляют следующим образом:

• трудовым договором (оговаривают это сразу с новым сотрудником);
• дополнительным соглашением к существующему трудовому договору (об этом есть договоренность в процессе работы);
• приказом работодателя о переводе на дистанционный формат (на случай чрезвычайной ситуации, такой как коронавирус, и прочее).

Для дистанционной работы статья 312.1 Трудового кодекса РФ предусматривает особый трудовой договор. Следующие условия трудового договора с дистанционным работником оговаривают в документе:

• Обеспечение необходимым оборудованием, всеми материалами для выполнения поставленных задач. Если работодатель не готов все предоставить, прописывается размер и порядок выплаты компенсаций за использование собственных ресурсов сотрудника.
• Режим работы. По сути, это рабочий график, где прописывают также время выхода сотрудника на связь. Созвоны с работодателем происходят только в рабочее время.
• Способ взаимодействия. Указывают ресурс (электронная почта, мессенджер, ведомственный канал и т. д.) для общения сотрудника с руководством, для взаимодействия с другими членами команды.
• Порядок прихода в офис. Например, по согласованию с руководством (прописать, за сколько стороны должны проинформировать друг друга при необходимости очной встречи).
• Порядок предоставления отчета о работе и получение заданий.

Обмен документами и использование электронных подписей

Одним из основных сдерживающих факторов применения дистанционного труда до 2021 года было требование об использовании усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). Полностью отказаться от ее использования в новом законе не удалось, однако ее применение сильно ограничили, что, безусловно, облегчит взаимодействие с дистанционными работниками.

По новым правилам (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ) использовать усиленную электронную подпись нужно только при заключении (внесении изменений и расторжении) в электронном виде:

• трудового договора и допсоглашений к нему,
• договора о материальной ответственности,
• ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

Причем работодатель обязан подписывать перечисленные документы усиленной квалифицированной электронной подписью, а работник может использовать как усиленную квалифицированную, так и усиленную неквалифицированную подписи (УНЭП). Это без сомнения значительно упростит (и удешевит) взаимоотношения с «удаленщиками», ведь квалифицированную подпись выдает только удостоверяющий центр, а неквалифицированную может выдать и работодатель.

Для обмена другими документами в электронном виде использовать УКЭП или УНЭП нет необходимости². Главное, чтобы факт получения электронного документа (работником и работодателем) был зафиксирован. Причем если стороны обмениваются документами по «электронке», то они должны подтверждать получение документа от другой стороны в срок, установленный ЛНА, трудовым или коллективным договором (см. Таблицу).

Большим достижением нововведений можно назвать разрешение ознакамливать работника с документами, касающимися его трудовой деятельности, в любой форме, в том числе электронной (по почте, мессенджеру, через корпоративный портал, программу системы электронного документооборота и пр.). Сюда же относятся подача дистанционным работником любых заявлений, объяснений и прочих обращений. Для этого, как мы уже сказали, не потребуется УКЭП, а достаточно простой электронной подписи. Правда, способ ознакомления должен быть прописан в ЛНА (см. Таблицу).

Расторжение трудового договора

Нормы об увольнении работников на дистанции также претерпели значительные изменения, причем не в пользу работодателей. Эти поправки требуют внесения изменений в трудовые договоры и ЛНА о дистанционной работе. До 2021 года, напомним, уволить дистанционных сотрудников можно было по любым основаниям, предусмотренным трудовым договором. Некоторые работодатели успешно этим пользовались, прописывая до 20 и более «своих» оснований. А кто-то воспользовался ситуацией и сначала из-за пандемии перевел сотрудников на удаленную работу, а потом расторг трудовые договоры по основаниям, которые было бы невозможно применить к рядовым сотрудникам, трудящимся в офисе и подлежащим увольнению только по основаниям, прямо установленным ТК РФ, например из-за общего падения объема заказов.

Когда изменение места работы может повлечь увольнение

Согласно предыдущей редакции ТК РФ, расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производилось по основаниям, предусмотренным трудовым договором, чем могли злоупотреблять работодатели. В силу новой статьи 312.8 ТК РФ, помимо общих оснований, предусмотренных ТК РФ, трудовой договор с дистанционным работником может быть прекращен лишь по двум дополнительным основаниям. Одно из них – в случае изменения работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях (ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ).

Как видно, данное основание прекращения трудового договора может быть применимо исключительно к работникам, выполняющим трудовую функцию дистанционно на постоянной основе (в течение срока действия трудового договора). Соответственно, работника, временно переведенного на дистанционную работу, по данной статье уволить нельзя.

Что означает «невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях» в ТК РФ, однако, не разъяснено. В консультации эксперта Минтруда России от 16.07.2021, в которой указывается, что изложенное «мнение не является разъяснением или нормативным правовым актом», приведена следующая позиция: «по данному основанию трудовой договор с дистанционным работником прекращается, если он переехал в иную, чем при трудоустройстве, местность и это повлекло невозможность исполнения им обязанностей на прежних условиях трудового договора. Таким образом, после смены работником местности, являющейся местом его работы, соответствующее условие трудового договора без его изменения исполняться не будет (если новое место работы не было заранее предусмотрено трудовым договором)», «отсутствие взаимного согласия, по нашему мнению, влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях».

Однако нам с таким неофициальным мнением эксперта Минтруда России сложно согласиться, поскольку оно представляет собой сугубо формальный подход, не учитывающий текущую действительность и, главное, суть самой удаленной работы, которая заключается в исполнении трудовых обязанностей дистанционно, то есть вне территории, находящейся под контролем работодателя. И если работодатель и работник достигли согласия о таком режиме работы, то в случае, когда работник надлежащим образом справляется с трудовыми функциями и они не предполагают обязательное его нахождение в единственно возможном для выполнения его работы месте, почему его переезд в другой город должен являться причиной увольнения такого работника? С учетом того, что возможность выхода в сеть «Интернет» сейчас является повсеместным явлением, указанная выше неофициальная позиция Минтруда России представляется спорной. Поэтому личное мнение автора такое: при условии надлежащего исполнения дистанционным работником своих обязательств и если изменение местности выполнения работы не приведет к несогласованному с работодателем изменению условий оплаты труда работника в результате добавления районного коэффициента, один лишь факт изменения дистанционным работником места работы с одного российского населенного пункта на другой не приводит к наступлению основания для прекращения с ним трудового договора.

Этот вывод косвенно вытекает и из следующего мнения, изложенного Федеральной службой по труду и занятости (Рострудом) в Письме от 17.04.2021 N ПГ/08368-6-1: «принимая во внимание часть первую статьи 312.1 ТК РФ, полагаем, что включение в трудовой договор о дистанционной работе дополнительного условия о взаимодействии сторон трудовых отношений в виде посещения работника в течение рабочего времени для осуществления работодателем контроля рабочего процесса неправомерно и противоречит положениям трудового законодательства». А если работодатель в любом случае не может контролировать место работы дистанционного работника, то почему его изменение само по себе должно быть причиной увольнения? Кроме того, в современных реалиях работодатель далеко не всегда может понимать, что его дистанционный работник на время изменил свое место работы.

В консультации от 18.03.2021 эксперт Роструда также менее категоричен по сравнению с экспертом Минтруда России, поскольку видит основание для увольнения не в самом лишь факте смены места работы, а в его последствиях, которые могут наступить. Например, в случае недостаточной скорости сети «Интернет» на новом месте работы, а именно: «учитывая, что условием для выполнения дистанционной трудовой функции и осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, является использование информационно-телекоммуникационных сетей (в том числе сети Интернет), включая условия по передаче результатов работы и отчетов о выполненной работе, установленные трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору, изменение работником местности выполнения трудовой функции может повлечь невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на вышеуказанных (прежних) условиях, например при использовании сети Интернет, которая в другой местности не позволяет передавать отчеты о выполненной работе в установленной периодичности и в сроки по причине недостаточной скорости указанной сети. В связи с чем работодатель вправе расторгнуть трудовой договор по основанию, предусмотренному ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ, только с постоянным дистанционным работником».

В Письме от 30.03.2021 N ПГ/05823-6-1 Роструд разъяснил, что указанное основание увольнения не является увольнением по инициативе работодателя и что увольнение оформляется по общим правилам.

Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. В приказе делается запись в соответствии с формулировкой ч. 2 ст. 312.8 ТК РФ.

Какие условия нужно указать при изменении трудового договора

В трудовом договоре или соглашении о дистанционной работе необходимо прописать следующие условия:

• указание на дистанционный характер выполняемой сотрудником работы;
• место выполнения дистанционной работы, под которым может пониматься место жительства работника или его нахождения (письмо Минфина от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978);
• порядок и сроки обеспечения необходимым для исполнения работником своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами и средствами защиты информации;
• порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе;
• размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им оборудования, ПО и средств защиты информации;
• порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов (например, оплата интернета).

Переход на удаленную работу сейчас не прихоть, а новая нормальность. У этого процесса есть свои плюсы и минусы.

Преимущества:

• Сотрудники не тратят время на дорогу, меньше устают от передвижений;
• Больше свободного времени на подготовку к работе, да и в целом;
• Возможность самостоятельно комфортно оборудовать свое рабочее место;
• Возможность сконцентрироваться на работе, если никто не мешает;
• Возможность работать в удобное для сотрудника время. Тогда в рабочее время достаточно просто быть на связи и согласовывать задачи.

Недостатки:

• Замедление рабочих процессов из-за проблем со связью или невозможность обратиться лично сразу;
• Потеря концентрации на рабочих задачах из-за отвлекающих факторов дома;
• Невозможность обратиться за советом или помощью к коллеге сразу же, как в офисе;
• Недостаток физической активности из-за постоянного нахождения дома;
• Неспособность разграничить рабочее и домашнее пространство, как результат – смешение разных сфер жизни;
• Увеличение затраченного на работу времени из-за меньшей эффективности в домашних условиях.

Чтобы не потерять в эффективности при работе из дома, рекомендуем использовать инструменты для ее отслеживания у сотрудников. О таких программах мы писали ранее здесь.

Для более подробного разъяснения о порядке регулирования дистанционной работы советуем ознакомиться с комментариями Министерства труда и социальной защиты РБ здесь.

Официальное оформление сотрудников на дистанционную работу согласно трудовому законодательству Беларуси несложное. Главное – максимально подробно и точно прописать все регламенты удаленной работы в дополнительном положении. Остальное – организационный вопрос, который сейчас решается достаточно быстро. Человек оперативно адаптируется к любым условиям, тем более к комфортным.

Как принять на работу дистанционного работника

Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить, обменявшись электронными документами в установленном порядке (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

При заключении трудового договора путем обмена электронными документами предусмотрен ряд специальных условий (права и обязанности сторон):

— лицо, поступающее на работу, может предъявить работодателю в электронной форме документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, если иное не установлено законодательством. Нотариально заверенные копии этих документов на бумажном носителе необходимо представить только по требованию работодателя (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);

— работник вправе обратиться с письменным заявлением о предоставлении ему экземпляра трудового договора на бумажном носителе. Работодатель обязан направить его не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);

— лицо, впервые заключающее трудовой договор, самостоятельно получает документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

Дистанционный режим работы

Режим рабочего времени дистанционному работнику целесообразно установить в коллективном договоре, ЛНА, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре (допсоглашении к нему).

Если в этих документах не предусмотреть иное, работник установит режим по своему усмотрению (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ). Перечисленными документами для временной дистанционной работы можно также определить:

— продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);

— условия и порядок вызова дистанционного работника для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);

— условия и порядок выхода на работу дистанционного работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ) для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

В рабочее время включается время взаимодействия дистанционного работника с работодателем (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

Порядок предоставления дистанционному работнику отпуска зависит от условий работы. Если он выполняет ее на постоянной основе, отпуск предоставляется в порядке, определенном коллективным договором, ЛНА, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором в соответствии с ТК РФ и иными актами, содержащими нормы трудового права.

Если дистанционная работа выполняется временно, отпуск предоставляют в порядке, предусмотренном гл. 19 ТК РФ (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

Как уволить дистанционного работника

Дистанционного работника можно уволить только по основаниям, определенным Трудовым кодексом РФ (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

Среди прочего в ст. 312.8 ТК РФ предусмотрены два специальных основания прекращения трудового договора с дистанционным работником:

1) в период выполнения трудовой функции работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с ее выполнением, более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. Исключение — порядком взаимодействия работодателя и работника установлен более длительный срок взаимодействия. По данному основанию работодатель по своей инициативе вправе уволить работника, выполняющего дистанционную работу как на постоянной основе, так и временно (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);

2) работник изменил местность выполнения трудовой функции и это влечет невозможность исполнения им обязанностей по трудовому договору на прежних условиях. По данному основанию можно прекратить трудовой договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

Если работник ознакомлен с приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора в электронной форме, ему необходимо направить его копию на бумажном носителе. Ее следует надлежащим образом оформить и послать по почте заказным письмом с уведомлением. Сделать это работодатель обязан в течение трех рабочих дней со дня издания приказа (распоряжения) (п. 6 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).

Как вести табель на дистанционного работника

Согласно части 4 статьи 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Но в случае с дистанционным работником возникает вопрос: как отражать в табеле время работы такого сотрудника, если табельщик не владеет этой информацией?

Полагаем, что табель на дистанционных работников лучше всего вести методом регистрации отклонений, то есть указывать в нем только:

— выходные дни (буквенный код В или цифровой 26);

— дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (буквенный код ОТ или цифровой 09);

— дни временной нетрудоспособности с назначением пособия (буквенный код Б или цифровой 19).

Рабочие дни в табеле проставлять не нужно.

Бухгалтер воспримет незаполненную клеточку как обычный рабочий день (буквенный код Я или цифровой 01 (8 часов)).

Использование оборудования и иных средств

5.1. Стороны вправе определить порядок и дополнительные условия об обязанности Работника использовать при исполнении им своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем.

5.2. Порядок и сроки обеспечения Работника необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, порядок и сроки представления дистанционными работниками отчетов о выполненной работе, размер, порядок и сроки выплаты компенсации за использование дистанционными работниками принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, порядок возмещения других связанных с выполнением дистанционной работы расходов определяются дополнительным соглашением к настоящему трудовому договору.

Понятие и виды дистанционной работы

Согласно статье 312.1 ТК РФ дистанционная работа — это когда сотрудник работает вне места нахождения работодателя (головного офиса, представительства, обособленного подразделения). Работодатель и сотрудник взаимодействуют через Интернет и сети общего пользования.

Есть несколько вариантов удалёнки:

• на постоянной основе — на весь срок действия трудового договора;
• временный вариант — не более шести месяцев;
• периодическая удалёнка — сотрудник работает поочерёдно удаленно и на стационарном рабочем месте.

О чём нужно помнить, если принимаете дистанционного сотрудника

1. Дистанционная работа может быть постоянной, временной, и в комбинированном варианте с попеременной работой дома и в офисе.
2. Без согласия сотрудника перевести сотрудника на дистанционный режим можно только в экстренных обстоятельствах и на срок не более полугода.
3. Оплата дистанционного работника не должна быть меньше оплаты офисного сотрудника за тот же объём работ.
4. Работодатель обязан обеспечить дистанционного сотрудника всем необходимым для работы, а если сотрудник использует личные ресурсы — это нужно компенсировать.
5. Чем подробнее вы пропишете в трудовом договоре и локальных документах порядок взаимодействия с дистанционным работником, тем меньше будет поводов для споров и тем надёжнее и понятнее для обеих сторон.
6. Чтобы обмениваться договорами в электронном виде, у работодателя и сотрудника должна быть электронная подпись, оформленная в удостоверяющем центре. Для других документов можно применять простую электронную подпись. Но бумажные больничные нужно оформлять заказным письмом с уведомлением.

Изменения в 2022 году по дистанционной работе

С 2022 года произошли следующие изменения трудового законодательства в части дистанционной работы:

• Работодатели вправе осуществлять электронный кадровый документооборот. В Трудовой кодекс добавлены ст. 22.1, 22.2, 22.3, в которых указано, как проводить прием на работу работников по ЭДО, производить обмен электронной документацией, применять электронные подписи.

Переход на кадровый электронный документооборот — это право, а не обязанность работодателя и сотрудника. Работодатель не обязан его применять, а сотрудник вправе отказаться от него (даже если работодатель применяет). Однако исключение — когда на работу принимается работник, у которого на 31.12.2021 г. нет трудового стажа, он в автоматическом режиме переводится на кадровый ЭДО, если работодатель его применяет.

• работодатели обязаны направлять в центр занятости населения информацию о сотрудниках, которая предусмотрена в п. 2-3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 г. № 1032-1. В том числе к таким сведениям относится информация о вводе режима неполного рабочего времени, о приостановке производства, а также об организации дистанционной работы. Для сдачи отчета нужно использовать форму, регламентированную Приказом Минтруда от 26.01.2022 г. № 24. По удаленке сведения указываются в п. 16 отчетной формы.
• Работодатели обязаны производить расследование и вести учет обстоятельств, которые стали причинами микротравм (например, ссадины, кровоподтеки, ушибы, поверхностные раны) работников во время исполнения должностных обязанностей. Данный момент относится и к дистанционным работникам (ст. 312.7, абз. 17 ч. 2 ст. 214 ТК).

При невыполнении указанной обязанности работодателю выпишут штраф:

• при первичном нарушении — предупреждение (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП);
• при повторном нарушении — штраф, дисквалификация должностного лица или приостановление деятельности компании (ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП).

Работодатель в отношении удаленных сотрудников должен выполнять такие требования по охране труда:

• производить расследование и вести учет несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
• исполнять предписания Роструда и контролирующих органов;
• производить страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
• знакомить дистанционных работников с требованиями ОТ при использовании оборудования, рекомендованного или переданного работодателем.

Похожие записи:

• Можно ли выписать ребенка из квартиры без согласия матери?
• Сколько платит налог работодатель за работника в 2024 году
• Безвизовый режим для Украины и его условия