Минфин изменил правила работы со счетами-фактурами в электронной форме

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Минфин изменил правила работы со счетами-фактурами в электронной форме». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Документооборот, осуществляемый в рамках торговых операций между контрагентами, позволяет каждой из сторон получить официальное подтверждение совершенной сделки, необходимое как для ведения внутреннего учета, так и для внешней отчетности. Традиционная практика — выписка сопроводительной физической документации, пакетом которой сопровождается отгрузка продукции или акт выполненных работ — в последние годы все больше отходит на второй план. Ее место занимает выставление электронных счетов-фактур, оформленных и регистрируемых через уполномоченных операторов даже в тех случаях, когда покупатель фактически не относится к категории плательщиков налога на добавленную стоимость.

Правила оформления электронных первичных документов

Электронные первичные учетные документы (сводные электронные первичные учетные документы) и электронные регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного (п. 1 Методических указаний):

• квалифицированной электронной подписью (далее – ЭЦП);

• простой электронной подписью (далее – простая ЭП) – в случаях, предусмотренных Методическими указаниями.

В соответствии с пояснениями по оформлению электронных первичных документов, доведенными Письмом Минфина России № 02-07-07/98091, условия для принятия электронных первичных учетных документов к учету следующие:

1) заполнение всех реквизитов электронного первичного документа;

2) наличие квалифицированной электронной подписи руководителя учреждения (уполномоченного им лица).

Лицо, ответственное за формирование электронного документа, не заполняет поля электронного первичного документа, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091).

Обратите внимание: документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая ЭП, можно принять к учету только при наличии в них ЭЦП, например, руководителя или главного бухгалтера (п. 3 Методических указаний).

Отметим, что на основании Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ с 2022 года реализована возможность получения автономными учреждениями квалифицированной ЭЦП на безвозмездной основе в удостоверяющем центре ФНС.

В соответствии с п. 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091 первичные электронные документы формируются с указанием предусмотренных унифицированными формами электронных документов реквизитов и соответствующих им согласно общероссийским классификаторам (классификациям) технико-экономической информации при автоматизированной обработке и обмене информации кодов.

При создании электронного первичного документа допускается внесение следующих изменений:

Изменения электронного первичного документа	Обоснование
Изменение размера граф и строк	Пункт 3 Письма Минфина России № 02-07-07/98091
Включение дополнительных строк (подразделов), которые предусмотрены унифицированной формой
Добавление вкладных листов

Какие нововведения в счет-фактуре коснутся всех сфер сбыта?

1. Введена дополнительная строчка «5а», где необходимо прописывать информацию отгрузочной документации (номер и дату регистрации), которые являются причиной для составления счета-фактуры. К примеру, накладная, акт оказанных услуг и т.д.

2. Ввели специальную строку, для внесения порядкового номера вносимых данных. Название продукции надо будет регистрировать в строке «1а», а код по ТН ВЭД ЕАЭС — в «1б».

3. Столбец «1» и строка «5a» вводятся в счет-фактуре для удобства учета нескольких накладных с разной продукцией. К примеру, если создана сводная счет-фактура по двум и более товарным накладным, в «5a» записывается серийный номер нужной накладной. Записываются они через точку с запятой.

4. Колонка 11 поменяла название. Она адаптирована как для операций с продукцией, подлежащей прослеживанию, так и для прочей ввозимой продукции.

   В форму счет-фактуры добавлены три дополнительных столбца: 12, 12a и 13. Столбцы заполняются только при сбыте прослеживаемой продукции. Столбцы 12 и 12a указывают код и единицы измерения прослеживаемой продукции. Теперь эти подробности изложены в приложении к Постановлению Правительства от 25 июня 2019 г. № 807.

Общий порядок действий

Для перехода на новый формат взаимодействия с контрагентами потребуется выполнить стандартный набор действий:

• Уточнить у партнера по планируемой сделке о наличии соответствующего технического оборудования, а также возможности следовать требованиям законодательства.
• Оформить ЭЦП квалифицированного статуса, позволяющую подписывать документы в цифровом режиме, без использования физического носителя. Предоставляется удостоверяющими центрами, имеющими соответствующую аккредитацию.
• Заключить соглашение с одним из обслуживающих операторов, предоставляющим данные для входа на официальный сайт портала, в личный кабинет информационной системы с реестром электронных счетов-фактур (ЭСФ) по НДС. Перечень указан на сайте Федеральной налоговой службы.

Завершение всех трех этапов позволяет перейти к ведению официального документооборота в онлайн-формате.

Поправки в Налоговом кодексе РК в 2023 году. Изменится срок выписки ЭСФ по требованию покупателя

Проектом поправок Кодекса РК внесено изменение сроков выписки ЭСФ в 2023 году.

Налогоплательщики, имеющие обязательства по выписке ЭСФ, должны отправить ЭСФ не ранее даты совершения оборота и в течении 15 календарных дней после даты совершения оборота (дата акта выполненных работ или накладной).

Статьей 413 НК РК покупателям товаров и услуг предоставлена возможность обратиться к продавцу с требованием выписать ЭСФ, даже если продавец не имеет таковых обязательств. Продавец может выписать ЭСФ после даты совершения оборота в рамках срока исковой давности, предусмотренных статьей 48 НК РК. Срок исковой давности составляет три года. В течении срока исковой давности:

1) налоговый орган вправе исчислить, начислить или пересмотреть исчисленную, начисленную сумму налогов и платежей в бюджет;

2) налогоплательщик (налоговый агент) обязан представить налоговую отчетность, вправе внести изменения и дополнения в налоговую отчетность, отозвать налоговую отчетность;

3) налогоплательщик, (налоговый агент) вправе потребовать зачет и (или) возврат налогов и платежей в бюджет, пени.

С 1 января 2023 года проектом поправок НК РК предусмотрены изменения статьи 413 в разрезе сроков выписки ЭСФ по требованию покупателя. Теперь по требованию покупателя для выписки ЭСФ, вместо срока исковой давности, возможность на выписку электронных счетов фактур дается 195 календарных дней после даты совершения оборота.

Вывод: Нарушение сроков выписки ЭСФ влечет за собой штрафы. Покупатель имеет право потребовать выписку ЭСФ, даже если продавец не имеет обязательство по выписке ЭСФ. В таком случае, если выписка ЭСФ потребовалась в 2022 году, то продавец имеет право выписать ЭСФ в течении 3-х лет после даты совершения оборота. Но с 2023 года сроки выписки ЭСФ в подобной ситуации составят 195 календарных дней после даты совершения оборота. Таким образом, при соблюдении сроков выписки ЭСФ продавец не будет облагаться штрафами.

Инструкция по заполнению

В соответствии со статьей 169 Налогового Кодекса Российской Федерации с изменениями от 1.01.2018 г. при товарообороте либо передаче имущественных прав другим лицам, необходимо указать следующие данные:

1. Номер и дату составления.
2. Наименование, адрес и идентификационные номера сторон.
3. Номер расчетно-платежного документа, если имеется такой.
4. Перечень товаров для поставки и единица измерения, если имеется возможность указать.
5. Объем поставляемых товаров, исходя из принятых по нему единиц измерения, если есть возможность указать и наименование валюты.
6. Цена либо тариф за единицу измерения, указанных в договоре без учета налога, если есть возможность предоставить эту информацию.
7. Стоимость товаров, которые передают имущественные права без налогообложения за весь объем предоставляемых товаров.
8. Сумма акцизов.
9. Ставка налога.
10. Сумма налога.
11. Стоимость общего количества товаров, указанных в счет-фактуры, переданных прав на имущество с учетом суммы налога.
12. Страна, которая произвела товар.
13. Номер декларации таможенного органа.
14. Код разновидности товара в соответствии с .

Сведения, которые отображены в пунктах 13 и 14, указываются если страна-производитель предмета продажи не Россия. За указание недостоверной информации в ЭСФ и сопроводительных документах налогоплательщик несет ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

Ошибки допустимые и неприемлемые при выставлении счетов-фактур

В процессе заполнения документа могут возникнуть разного рода ошибки. Одни из них считаются незначительными (т. е. не повлияют на размер вычета по НДС), другие ошибки могут привести к тому, что счёт-фактура не будет принята налоговой службой.

К серьёзным ошибкам относятся следующие:

1. Неверная информация о покупателе или продавце, не позволяющая идентифицировать субъект. Помарки вопросов не вызывают, но если ИНН и наименование указаны неверно, такой документ не примут.
2. Сведения, не позволяющие определить, какая продукция реализована или приобретена (в том числе указание другого товара).
3. Невозможно определить сумму продукции или предоплаты. Нередко допускают ошибки в указании валюты, в которой производятся расчёты между организациями, или определении её кода. Арифметические ошибки в общем расчёте стоимости также недопустимы.
4. Ошибки в определении ставки и суммы налога. Такие неточности возникают при неверном указании процентной ставки к конкретному виду товара.

Образец электронного счета-фактуры

Электронный счет-фактура представляет собой файл, содержащий определенный набор реквизитов. Перечень этих реквизитов такой же, как у документа на бумаге, то есть установленный ст. 169 НК РФ. Физического носителя информации у электронного счета-фактуры нет. Например, хранить ЭСФ можно в электронном виде, не распечатывая его на бумагу. Поэтому представить образец электронного счета-фактуры в каком-то графическом виде или в виде документа вряд ли получится.

В крайнем случае, говоря об образце электронного счета-фактуры, можно подразумевать визуальное воспроизведение алгоритма его формирования в соответствующей программе. Проще говоря, картинку с набором полей для заполнения. А она будет зависеть от интерфейса используемого вами ПО. Универсальной такой картинки (образца электронного счета-фактуры), к сожалению, нет.

Исправленные и корректировочные электронные счета-фактуры в 2020 году

Понятие «корректировочный счет-фактура» появился благодаря изменениям в ст. 168, 169 НК РФ. Оформляется корректировочный счет-фактура при предоставлении скидок с цены товара по прошлым отгрузкам; при уценке товара, отгруженного покупателю и оказавшегося с дефектами; при увеличении цены на продукт в соответствии с условиями договора, при увеличении или уменьшении стоимости работ или услуг.

При обнаружении ошибок в ЭСФ их исправление осуществляется составлением новых документов – исправленных (если допущена неточность в отражении реквизитов или ошибка в сумме) или корректировочных (если после завершения операции произошло изменение цены). Выставление исправленного варианта ЭСФ аналогично описанному выше порядку передачи первичного документа.

Для внесения исправлений покупатель через ОЭД направляет продавцу уведомление об уточнении данных счета. Получив его, поставщик устраняет неточности и направляет покупателю исправленный ЭСФ.

В каких случаях счёт-фактура не нужна

Есть ситуации, когда оформление счета-фактуры не является необходимым, а сделка подтверждается другими документами: счетом на оплату, накладными и др. Можно не озабочиваться счетом-фактурой, если:

• сделка не подлежит обложению НДС (ст. 149, 169 НК РФ);
• предприятие реализует физическим лица товары в розницу за «кэш» (для подобных сделок достаточно бланка строгой отчетности или чека из кассы);
• предприниматели находятся на специальных налоговых режимах (упрощенке, вмененке, ЕСХН, имеют патент);
• юридическое лицо отдает товар своему сотруднику безвозмездно (на основании письма Министерства финансов РФ от 08 февраля 2019 г. № 03–07-09/6171);
• планируется поставка товаров, и на нее получен аванс (при этом данный товар производят не дольше полугода, либо покупатель не платит НДС, либо для сделки предусмотрена нулевая ставка по данному налогу, например, товар идет на экспорт).

Особенности использования электронных счетов-фактур

Организация не обязана использовать электронный документооборот, но у нее есть такое право, если другая сторона сделки также согласна. Выражение согласия сторон может быть любым, но в любом случае документально оформленным.

ВАЖНО! Кроме согласия (и согласования) сторон, для электронного обмена документами у обеих компаний должны быть соответствующие технические возможности.

Соглашение должно быть заключено с еще одной стороной, обеспечивающей обмен счетами-фактурами. Выставить другой стороне сделки этот документ возможно исключительно с помощью оператора электронного документооборота (сокращенно ЭДО), официально зарегистрированного в ФНС РФ (их перечень содержится на официальном сайте ФНС). Оператор обязан гарантировать:

• контроль формата файла, содержащего счет-фактуру;
• своевременное отправление документа получателю;
• формирование служебных документов, подтверждающих дату отправки и получения счета-фактуры;
• независимое удостоверение дат отправки счетов-фактур в различных инстанциях (перед партнерами, органами ФНС, в суде).

Для оперирования электронными счетами-фактурами предпринимателям понадобится сертификат ключа электронной подписи, оформляемый на имя руководителя или доверенного лица, который они должны взять в удостоверяющем центре (перечень этих центров – на сайте ФНС).

Последовательность действий регламентирована законодательно. По каждому конкретному счету-фактуре производится отдельный акт электронного оборота, это значит, что при отправке каждого документа необходимо повторять один и тот же алгоритм.

Заполнение счета-фактуры по факту оказанных услуг

Полный перечень реквизитов счета фактуры, приведенный в п. 5 ст. 169 НК РФ, предполагает, что в этом документе должны быть указаны:

• порядковый номер, а также дата формирования;
• названия продавца и покупателя, их адреса, ИНН;
• названия грузоотправителя и грузополучателя, их адреса;
• номер документа, которым осуществлена предоплата (если таковая производилась);
• перечень проданного, его общее количество (либо объем);
• валюта, использованная при составлении;
• идентификатор госконтракта;
• единица измерения объема проданного (когда это возможно), а также ее цена без НДС;
• общая стоимость проданного без НДС;
• величина акциза (если таковой начисляется);
• применяемая ставка НДС;
• сумма НДС, исчисленная по указанной ставке;
• суммарная стоимость проданного с учетом НДС;
• в случае импорта товара из-за рубежа — государство происхождения изделия, номер декларации, выписанной на таможне;
• код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС.

См. также: .

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В 2019 году для электронных счетов-фактур нужно обновить формат.

Специфика оформления счетов-фактур по услугам заключается в том, что часть этих реквизитов либо не заполняется вообще, либо допускает некоторые отступления от общих правил, т. е.:

• Не нужно приводить наименования фирмы-грузоотправителя и грузополучателя (ставится прочерк), поскольку в данном случае не происходит отгрузка каких-либо изделий (подп. «е», «ж», п. 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137).
• Когда для услуги сложно определить конкретную единицу измерения, она может не указываться. В этом случае в соответствующих графах нужно ставить прочерки. Если единица все же определяется, ее наименование должно быть взято из классификатора ОК 015-94 (МК 002-97).
• Акцизы в отношении услуг в РФ законодательно не установлены, поэтому в соответствующей графе будет присутствовать запись: «Без акциза».
• Данные о товарах, ввозимых из-за границы, в документе по услугам не заполняются (ставим прочерки).

Что такое электронный счет-фактура

Напомним, что электронный счет-фактура, так же как и его бумажный вариант, является основанием для принятия к вычету сумм НДС, предъявленных продавцом покупателю (п. 1.2 Порядка).
Возможность выставления электронных счетов-фактур предусмотрена пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса. Для этого необходимо взаимное согласие сторон сделки, а также наличие совместимых технических средств и возможностей. Счета-фактуры в электронном виде могут выставлять не только продавцы, но и комиссионеры, налоговые агенты, а также агенты, продающие или приобретающие от своего имени товары для принципала.

Обмен счетами-фактурами фирмы должны проводить в соответствии с Порядком. Кроме того, такой обмен возможен при соблюдении следующих условий, предусмотренных Налоговым кодексом (п. 1 ст. 169 НК РФ):

• есть взаимное согласие на это сторон сделки;
• счета-фактуры составляются по установленному формату;
• счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной подписью;
• стороны имеют совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур в установленном порядке.

Как выставлять счета-фактуры по госзакупкам

В 2022 году стало обязательным электронное актирование, стороны начали формировать электронные счета-фактуры в ЕИС по 44-ФЗ. Сейчас это необязательно — счёт-фактуру на исполнение контракта выставляют в электронном виде только в том случае, если в соглашении закреплено электронное актирование.

Но с 1 октября 2022 года электронные счета-фактуры по госзакупкам будут выставлять и принимать только через ЕИС.

Госорганы, уполномоченные модерировать ЕИС, будут выполнять обязанности оператора ЭДО в упрощённой форме. Для электронного счёта-фактуры будет формироваться извещение о принятии его к учёту. Уполномоченный орган будет фиксировать момент поступления документа покупателю и отправки уведомления об уточнении ЭСФ продавцу.

Кто не выписывает ЭСФ в 2022 году

Как гласит НК, необязательной является выписка счетов в электронном виде в следующих случаях:

• При проведении расчета за продукцию с помощью платежных карт (через электронные программно-технические устройства), электронными деньгами или через онлайн-кассы.
• При продаже товаров физ лицам для конечного потребления (то есть не предусматривается их дальнейшая перепродажа), а также субъектам микропредпринимательства (осуществляющие частную предпринимательскую деятельность со среднегодовой численностью работников до полутора десятков человек и среднегодовым денежным оборотом до 30 000 месячных расчетных показателей).
• При оплате через банки и почтовые отделения услуг связи и коммунальных платежей.
• При безвозмездной, то есть бесплатной, передаче продукции.
• И т.д.

Похожие записи:

• Прописаться на даче: как перевести садовый дом в жилой и сэкономить
• Статья 255 ТК РФ. Отпуска по беременности и родам (действующая редакция)
• Прожиточный минимум в Московской области в 2023 году: как изменились пособия