Планирование закупок: с чего начать и как улучшить

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Планирование закупок: с чего начать и как улучшить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

При составлении документа используется только цифровой формат. В случае с федеральными заказчиками применяется «Электронный бюджет», для региональных и муниципальных — ЕИС либо собственная действующая платформа. При утверждении применяется ЭЦП — электронная подпись представителя или непосредственного руководителя организации. Выгрузка плана-графика осуществляется автоматически, после прохождения контрольной стадии, и при условии соответствия представленной информации нормативным требованиям.

Положения ФЗ-44 не обязывают участников формировать приказы о корректировке ранее утвержденного плана-графика, однако большинство заказчиков все же придерживаются подобной практики. Это в том числе помогает ускорить анализ эффективности планирования закупочной деятельности (закупок), отследить все этапы и сроки принятия решений.

Механизм, применяемый в случае возникновения соответствующей необходимости, достаточно прост — задача сводится к размещению в ЕИС обновленной редакции документа, с указанием фактической даты внесения изменений. К числу оснований для проведения данной процедуры относят:

1. Обновление требований, предъявляемых к целевым товарам, услугам или видам работ, в том числе касающихся стоимости/затрат.
2. Изменение ранее определенных бюджетных лимитов, плановых или ФХД-показателей.
3. Необходимость реализации решения, вынесенного в рамках общественного обсуждения.
4. Потребность в освоении сэкономленных средств, на расходование которых отводится срок до конца текущего года.
5. Расторжение договора — в подобных ситуациях регламент процесса планирования закупок обуславливает необходимость принятия оперативного решения, позволяющего довести цикл до логического завершения.
6. Уточнение сведений, касающихся объекта заказа — к примеру, возникновение потребности производственной модернизации и оптимизации рабочих процессов.
7. Обязанность исполнения предписаний, вынесенных контролирующими органами, в том числе касающихся пересчета НМЦК.
8. Возникновение иных условий и непредвиденных обстоятельств.

Алгоритм планирования закупок

Предприниматели должны уделять особое внимание товарным запасам, которые необходимы для полноценной бесперебойной работы торговой точки и интернет-магазина. Продукция или материалы, используемые в сервисных нишах, являются основой активов компании.

Но заказывать у поставщиков большие объемы вслепую, создавая огромный запас — решение не из лучших. Важен именно рациональный подход, поиск так называемой «золотой середины».

Если у магазина много товарных активов, это формирует положительное мнение покупателей, благоприятно сказывается на рейтингах, дает преимущество перед конкурентами. В то же время, большое количество залежавшихся на складе товаров замораживает реальные средства, ставит под угрозу финансовую ликвидность фирмы. Из-за переизбытка запасов многие магазины терпят крах.

Поэтому нужно четко понимать:

• сколько продукции закупать;
• как оптимизировать заказы и исключить длительные простои товара на складе;
• на каких условиях сотрудничать с поставщиками;
• как составить план финансовых расходов.

Алгоритм планирования закупок

Предпринимателю важно уделять внимание закупкам, ведь имеющиеся продукты, полуфабрикаты и сырье – это один из главных активов, позволяющих зарабатывать.

Однако заказывать большие объемы, не ориентируясь на фактические объемы производства или продаж, – неправильно. Вот почему:

• запасы могут стать непригодными к дальнейшему использованию. Например, у некоторых продуктов питания и сырья короткий срок годности. Если не использовать или не продать их сразу после заказа, можно понести убытки. Ведь деньги за заказ этих продуктов будут отданы поставщику, а прибыль с их реализации не получена;
• площадь склада – ограничена, то есть рано или поздно все доступное место будет занято имеющимися запасами. Однако в любой момент может потребоваться закупка другой продукции или материалов. И складировать ее будет некуда. Аренда или постройка нового склада является дополнительной статьей расходов;
• если товары не продать, они могут стать невостребованными. Например, продукция, спрос на которую продиктован сиюминутной модой и трендами;
• компания тратит на закупку «лишних» товаров и материалов деньги, которые могла бы расходовать более рационально. Ликвидность предприятия снижается.

Важно не делать лишних закупок, но и не допускать ситуаций, когда торговля или производство «встают» из-за отсутствия нужных запасов. Чтобы придерживаться золотой середины в управлении закупками, важно понимать:

• сколько продукции или сырья требуется закупать;
• как оптимизировать заказы и исключить простои на складе;
• какие условия сотрудничества с поставщиками самые выгодные;
• как составить план расходов.

Как формировать заказы поставщикам

После того как составлен план закупок, можно формировать заказ поставщикам. Но перед этим следует найти тех, кто готов предоставить продукцию на выгодных условиях. Заказы им могут быть сформированы вручную или с помощью автоматизированных программ. Если формировать заказы вручную, то будет преимущество – получится своевременно среагировать на изменения рынка, возникновения новых трендов. Однако ручной метод требует больше времени, к тому же при его использовании повышается риск ошибок из-за человеческого фактора. Например, сотрудник может формировать заказ на позиции ассортимента, основываясь на субъективных представлениях о том, какой товар хорош и востребован, а какой – нет. Кроме того, работник может указать в заказе неверные цифры или названия сырья.

Более современный способ закупок предполагает использование специальных программ. ПО учитывают данные из аналитики продаж. Вот какие преимущества есть у такого метода:

• влияние человеческого фактора сводится к нулю;
• при формировании ассортимента на будущий период нет личного субъективного мнения работников;
• трудозатраты работников сокращаются, а значит, работодатель может сэкономить на оплате труда;
• все ассортиментные позиции всегда будут в наличии в магазине.

Кроме того, многие программы для закупок дают еще другие возможности. Например, можно в онлайн-режиме анализировать данные о продажах. После каждой продажи количество товара на остатке уменьшается, то есть пользователь видит, какая продукция и в каком количестве была продана за смену. Вот еще что можно делать в программном обеспечении:

• корректировать цены и устанавливать скидки, акции;
• контролировать движение денежных средств;
• подключить онлайн-кассы, чтобы работать в соответствии с федеральным законом № 54;
• упростить и оптимизировать работу персонала за счет формирования отчетности по движению товара и денежных средств.

Что такое план закупок

Закупочный план — обязательный документ для любого заказчика по 223-ФЗ. Если его не разместить, организация не сможет проводить торговые процедуры и заключать договоры в рамках закона о закупках отдельными видами юридических лиц (ст. 4 223-ФЗ). Вот какими актами руководствуются заказчики по 223-ФЗ, когда формируют план закупки:

• 223-ФЗ;
• локальным положением о закупке;
• Постановлением Правительства РФ № 932 от 17.09.2012.

Важно!

ПЗ формируются с учетом нормативных актов РФ, локальных нормативов организации и действующих положений о закупке. При необходимости заказчики учитывают биржевые индексы, курсы валют в зависимости от вида деятельности (п. 6 Правил № 932). Сюда же включается информация о долгосрочных контрактах, даже если они будут действовать дольше срока действия ПЗ.

В ст. 4 223-ФЗ закреплено, на какой срок заказчики составляют план закупок по закону № 223-ФЗ, — минимум на один год (ч. 2 ст. 4 223-ФЗ). В п. 3.1 ст. 4 223-ФЗ указано, что план закупки товаров, работ, услуг заказчиков, которые определены правительством по п. 2 ч. 8.2 ст. 3 223-ФЗ, содержит формируемый на срок не менее 3 лет раздел о закупке у субъектов малого и среднего предпринимательства в соответствии с утвержденными такими заказчиками перечнями товаров, работ, услуг, закупка которых осуществляется у таких субъектов.

В ПЗ включают сведения о заказах, необходимых для удовлетворения потребностей организации-заказчика. Если сведения о процедуре не подлежат публикации, в ПЗ их не включают (п. 4 Правил № 932). Заказчик вправе не включать сведения о торгах по п. 1-3 ч. 15 ст. 4 223-ФЗ, если принял решение не размещать такие заказы в ЕИС. К ним относятся:

• процедуры до 100 000 или до 500 000;
• услуги по привлечению во вклады денежных средств;
• получение кредитов и займов;
• заказ брокерских услуг;
• торги, связанные с заключением договоров купли-продажи, аренды, доверительного управления.

В ст. 4 указано и то, на какой период заказчики по 223-ФЗ формируют план закупки инновационной и высокотехнологичной продукции, — от пяти до семи лет. Сюда же относится и закупка лекарственных средств. Если заказчик включен в перечень из РП № 475-р от 21.03.2016, его ПЗ подлежит обязательному мониторингу и оценке (ПП РФ № 1169 от 29.10.2015). В результате проверки заказчику выдают решение о соответствии или несоответствии плановых документов законодательству. Если ПЗ не соответствует закону, необходимо устранить нарушения, иначе ФАС приостановит закупочную деятельность заказчика.

Управление закупками: понятие и необходимость

Производственные потоки обязаны быть непрерывными. Перебои в поставках, производстве и продажах ведут к снижению прибыли, оборачиваемости капитала, увеличению издержек на производство товаров, работ и услуг компании.

Управление закупками – самая важная часть материально-технического обеспечения, поскольку грамотный подход к формированию закупочной деятельности напрямую влияет на стоимость конечного продукта. Оно касается компаний, занимающихся розничной и оптовой торговлей – объемы закупок составляют в таких компаниях значительную часть хозяйственной деятельности. В крупных фирмах за закупки отвечает специализированный отдел, в компаниях с небольшим производством достаточно отдельного специалиста.

Основная цель – обеспечить поступление товаров, сырья, инвентаря для изготовления продукта. Помимо этого, отдел по управлению закупками контролирует наличие запасов, уровень цен на приобретаемые товары, регулирует выбор и взаимоотношения с поставщиками.

Для производственных предприятий стратегия закупочной деятельности является первостепенной, поскольку уже на начальном этапе производственного цикла способна обеспечить конкурентные преимущества продукта и компании на рынке за счет минимизации издержек.

Процесс организации закупки

Шаг 1. Выявление потребности. Определите требования к закупаемым товарам исходя из ожидаемых характеристик конечного продукта.

Шаг 2. Анализ запасов. Актуализируйте данные о наличии товаров на складе, при нехватке запасов – выявляем количество, необходимое закупить.

Шаг 3. Поиск и выбор поставщика. Рассмотрите коммерческие предложения, выберите одного или нескольких поставщиков, заключите контракты, определите условия и периодичность поставок.

Важно! Выбор поставщика осуществляется с учетом политики компании. Концентрация на одном поставщике позволит получать бонусы и скидки, что выгодно для оптовиков. Но при этом существуют определенные риски срыва поставок и ограничения со стороны партнера.

Шаг 4. Подготовка, размещение и контроль заказа. Автоматизация операций процесса от подготовки заказа до его оплаты и получения сокращает сроки между поставками и позволяет оптимизировать работу отдела закупок. Постоянный контроль за соблюдением сроков и выполнении обязательств поставщика.

Шаг 5. Получение и осмотр товара. Бракованная продукция подлежит возврату и замене. Данные условия необходимо предусмотреть в договоре с поставщиком на этапе подписания договора. На данном этапе также важно правильно организовать на складе хранение сырья по номенклатуре товара, соблюдая технические возможности хранения с сохранением потребительских свойств.

Шаг 6. Документальное сопровождение. Подразумевает подписание входящей документации, оплата товара и возможная претензионная работа, если имеются споры с поставщиками по поводу сроков, количества и качества приобретенного сырья.

Каждый этап закупок предполагает вовлечение большого числа исполнителей и информационных потоков. Речь идет о внешних поставщиках и потребителях, планово-производственном отделе, отделе логистики и транспортировки, отделе контроля качества. Ошибка одного из исполнителей может привести к искажению информации о закупках и возможным финансовым потерям.

Закупки в бюджетном планировании в формате графика предполагают в качестве фундамента использовать документацию, разработанную на трехлетний промежуток и описывающую основные потребности учреждения. Далеко не всякое юрлицо с первого раза может успешно сформировать такой закупочный план, который можно воплощать в реальность, поэтому законом оговорены возможности внесения коррективов в те документы, что уже опубликованы через специализированную информационную систему.

Зачастую изменения необходимо вносить по мере обнаружения потребностей в товарах, которые выявить раньше не получилось. Через электронный бюджет планирование закупок представляет собой довольно гибкий процесс, можно добавлять новые пункты, особенно если финансовые возможности для их воплощения обусловлены экономией на торгах, уже прошедших к моменту корректировки. Внести изменения можно, когда это стимулируется итогами общественного обсуждения, если таковое было организовано как удовлетворение требования законов.

План закупки инновационной, высокотехнологичной продукции и лекарств

К обязанностям заказчиков относятся утверждение и опубликование в ЕИС не только ежегодного, но и «инновационного» плана (письма Минэкономразвития РФ от 23.03.2016 № ОГ-Д28-3721, от 22.06.2015 № Д28и-1718, от 22.05.2015 № ОГ-Д28-7458). Если у автономного учреждения нет закупок, которые включались бы в «инновационный» план или их стоимость меньше 100 (500) тыс. руб., допускается разместить пустой план – это преду­смотрено функционалом ЕИС (Письмо Минэкономразвития РФ от 01.08.2016 № Д28и-2046).

А вот если у заказчика нет потребности в инновационной, высокотехнологичной продукции, но он собирается закупать лекарственные средства, пустым «инновационным» планом ограничиться нельзя. В нем потребуется отразить информацию о закупке лекарств (Письмо Минэкономразвития РФ от 29.01.2015 № Д28и-207).

Критерии отнесения товаров, работ, услуг к инновационной, высокотехнологичной продукции определены федеральными министерствами в своих сферах регулирования (ч. 4 ст. 4 Федерального закона № 223-ФЗ), но до 01.12.2019 эти критерии должны быть доработаны. Правительство РФ, приняв Постановление от 15.06.2019 № 773, установило единые требования к названным критериям – в соответствие им и должны быть приведены нормативные акты федеральных органов власти.

Теперь критерии должны учитывать не только новизну продукции и использование при ее изготовлении передовых технологий (техники), но и экономическую эффективность применения продукции. Эффективность может выражаться в следующем:

• прогнозируемая совокупная стоимость владения инновационной, высокотехнологичной продукцией в заданном периоде ее эксплуатации ниже совокупной стоимости владения товаром, ранее применявшимся заказчиком, либо соответствует уровню, приемлемому для заказчика, если аналогичный товар ранее им не применялся;

• применение продукции снижает затраты на достижение целевого эффекта, требуемого заказчику.

Закупки у малых и средних предпринимателей

Крупные автономные учреждения, заключившие по результатам закупок за 2019 год договоры на сумму более 250 млн руб., в 2020 году должны проводить целевые закупки у субъектов малого и среднего предпринимательства (правила работы прописаны в Положении № 1352). Объемы таких закупок нужно предусмотреть при планировании закупочной деятельности на следующий год.

Обратите внимание: с 01.01.2020 объемы закупок у предпринимателей увеличатся. Правительство РФ Постановлением от 01.08.2019 № 1001 внесло изменения в Положение № 1352. Это надо учесть при составлении плана закупки на 2020 год.

Согласно п. 5(1) Положения № 1352 годовой объем планируемых закупок, участниками которых являются только субъекты малого и среднего предпринимательства, должен теперь составить не менее 18 % (вместо 15 %) совокупного годового стоимостного объема планируемых закупок. По итогам года стоимостный объем договоров, заключенных по результатам закупок исключительно у предпринимателей, тоже должен достигнуть 18 %, а объем договоров, заключенных по результатам всех закупок у предпринимателей, – 20 % (вместо 18 %) (п. 5 Положения № 1352). Невыполнение данной обязанности квалифицируется как нарушение. Автономному учреждению придется с 1 февраля и до конца года, следующего за прошедшим (когда было допущено нарушение), руководствоваться Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ в части определения поставщика. Точные границы применения законодательства о контрактной системе установлены в ч. 8.1 ст. 3 Федерального закона № 223-ФЗ.

Кто и как анализирует лимиты закупок?

В первую очередь это должен делать сам заказчик. Перед публикацией сведений о закупке в ЕИС контрактный управляющий / тендерный специалист обязан посмотреть, достаточно ли лимитов для ее проведения и не превышает ли НМЦК сумму, проставленную в плане-графике. Может случиться так, что в начале года вы планировали одну сумму, а теперь ее нужно уменьшить.

Если заказчик разместит в ЕИС закупку с превышением лимита финансового обеспечения, контролирующий финансовый орган в соответствии с ч. 5 ст. 99 44-ФЗ не допустит его к публикации и отправит на доработку с предписанием устранить нарушения.

Функции контроля за непревышением лимитов финансирования в процессе госзакупок возложены на региональные и муниципальные органы финансового управления и Федеральное казначейство. При проверке они сопоставляют информацию, изложенную в:

• плане-графике;
• извещении о закупке;
• протоколах отбора поставщиков (подрядчиков, исполнителей);
• проекте госконтракта;
• реестре контрактов.

Если на каком-то этапе должностное лицо заказчика нарушило порядок осуществления закупки, в том числе допустило публикацию закупочной документации с превышением финансового обеспечения, ему грозит привлечение к административной ответственности по ч. 1.4 ст. 7.30 КоАП РФ (штраф до 15 тыс. рублей).

Кто контролирует процесс планирования закупок?

Уровень заказчика	Орган, уполномоченный на осуществление контроля в сфере закупок	Финансовые органы
для обеспечения федеральных нужд	ФАС России и ее территориальные органы	Федеральное казначейство, органы управления государственными внебюджетными фондами
для обеспечения нужд субъектов РФ	орган исполнительной власти субъекта РФ	финансовый орган субъекта РФ
для обеспечения муниципальных нужд	орган местного самоуправления муниципального района или городского округа	финансовый орган муниципального образования
Предмет контроля	Соблюдение законодательства о контрактной системе при планировании закупок	Непревышение объема финансового обеспечения, включенного в планы-графики, над объемом финансового обеспечения для осуществления закупок, утвержденным и доведенным до заказчика
Периодичность проверок	Плановые проверки – не чаще 1 раза в 6 мес.Внеплановые проверки – по мере поступления информации о нарушениях	Перед каждым размещением плана-графика/ изменений в план. В случае выявления нарушения – план/изменения в план не размещаются в ЕИС до устранения нарушения и прохождения повторного контроля

Процесс планирования закупок.

Планирование закупок является особо важным, включенным в контрактную систему нововведением именно для потенциальных поставщиков. Предусмотренная законом открытость планирования позволяет заранее и четко отслеживать предполагаемые закупки, что в значительной мере защитит от действий недобросовестных заказчиков при проведении закупочных процедур.

Обязательная процедура планирования закупок введена с 1 января 2015 г. и оценивается как инструмент противодействия подобным нарушениям, как элемент открытости и состоит из следующих процессов.

• Процесс составления плана закупок. План закупок — это документ, который составляется на каждый финансовый год и плановый период и включает наименование и описание объекта закупки, объем финансового обеспечения на его приобретение, срок (периодичность) проведения закупки (ст. 17 Закона № 44-ФЗ).

Суть изменений:

Подпунктом б) пункта 2 статьи 1 федерального закона от 27.12.2019 № 449-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» в статью 3 Закона № 44-ФЗ введено пункт 8.2, содержащий понятие «контракт жизненного цикла»:

8.2) контракт жизненного цикла — контракт, предусматривающий поставку товара или выполнение работы (в том числе при необходимости проектирование объекта капитального строительства, конструирование товара, который должен быть создан в результате выполнения работы), последующие обслуживание, при необходимости эксплуатацию в течение срока службы, ремонт и (или) утилизацию поставленного товара или созданного в результате выполнения работы объекта капитального строительства или товара.

С 01.01.2020 года Федеральное казначейство осуществляет при ведении Реестра контрактов следующие дополнительные проверки:

1) проверку соответствия информации об исполнении контракта (его этапа), расторжении контракта его условиям (изменениям, внесенным в контракт) (см. подпункт г) пункта 13 Правил ведения реестра контрактов, утв. Постановлением № 1084);

2) проверку непротиворечивости информации и документов об исполнении контракта (его этапа), о расторжении контракта друг другу, условиям принимаемого (принятого) к учету бюджетного обязательства (см. подпункт д) пункта 13 Правил ведения реестра контрактов, утв. Постановлением № 1084).

Такие проверки проводятся при получении информации и документов от субъектов контроля, осуществляемого Федеральным казначейством и указанных в пунктах 3 и 6 Правил осуществления контроля, предусмотренного частью 5 статьи 99 Федерального закона «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд», утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 12.12.2015 г. № 1367.

Аналогичные проверки в отношении субъектов контроля, осуществляемого финансовыми органами субъектов РФ и муниципальных образований (далее — финансовые органы), органами управления государственными внебюджетными фондами, будут осуществляться с 01.01.2021 г. (см. пункта 2 постановления Правительства РФ от 05.11.2019 №1400 (ред. от 27.12.2019) «О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 28 ноября 2013 г. №1084»).

6-е изменение: с 28 декабря 2019 года санируемым банкам законодательно разрешили выдать банковские гарантии в целях обеспечения заявок и обеспечения исполнения контрактов в случае принятия решения Банка России о гарантировании непрерывности их деятельности

Суть изменений:

Статьёй 10 федерального закона от 27.12.2019 № 469-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» статья 45 Закона № 44-ФЗ о контрактной системе дополнена дополнить частями 1.3 — 1.6.

Согласно указанным изменениям предусмотрено, что в течение срока реализации утвержденного Советом директоров плана участия Центрального банка РФ в осуществлении мер по предупреждению банкротства банка, включённого в перечень банков, уполномоченных выдавать банковские гарантии для целей 44-ФЗ, на дату утверждения указанного плана, банковскими гарантиями такого банка могут быть обеспечены заявки и исполнение контрактов вне зависимости от соответствия (несоответствия) такого банка установленным законодательством требованиям. Условием действительности в рамках 44-ФЗ банковских гарантий санируемого банка является принятие решения Советом директоров Центральным банком РФ решения о гарантировании непрерывности деятельности такого банка.

В течение срока реализации плана участия Центрального Банка РФ в осуществлении мер по предупреждению банкротства банка такой санируемый банк не исключается из перечня уполномоченных банков Минфином России, а в случае, если санируемый банк был на дату утверждения такого плана Центрального банка РФ исключён из перечня уполномоченный банков, то он подлежит восстановлению в перечне в течение 5-ти рабочих дней со дня получения информации от Центрального банка РФ о проведении мероприятий его по санации.

Это позволяет санируемому банку, вне зависимости от его соответствия (несоответствия) установленным законодательством требованиям, осуществлять банковские операции по выдаче банковских гарантий в рамках 44-ФЗ для поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд.

7-е изменение: с 30 декабря 2019 года внесены изменения в правила разработки типовых контрактов, типовых условий контрактов в части наделения госкорпорации «Роскосмос» полномочиями на разработку типовых контрактов и типовых условий контрактов

Суть изменений:

Пунктом 6 постановления Правительства РФ от 27.12.2019 № 1906 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации» внесены изменения в Правила разработки типовых контрактов, типовых условий контрактов, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 02.07.2014 г. № 606, части наделения госкорпорации «Роскосмос» полномочием на разработку типовых контрактов, типовых условий контрактов.

Данное изменение вступило в силу с 30.12.2019 года и направлено на приведение указанных Правил разработки типовых контрактов в соответствие с положениями части 11 статьи 34 Закона № 44-ФЗ о контрактной системе.

Похожие записи:

• Изменения законодательства с 2023 года для организаций, ИП и граждан
• Что является датой начала выполнения работ
• По каким признакам можно определить, что шину пора менять?