Прием сотрудника на работу: 14 шагов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прием сотрудника на работу: 14 шагов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Кто ответственен за ведение кадрового документооборота в организации с нуля

Нет законом предусмотренного обязательного единого органа, который брал бы на себя всю ответственность. На деле обязанности возлагаются на лицо или отдел в зависимости от того, каков объем предприятия. Начнем с примера самого скромного дела – ИП. В таком случае обычно руководитель сам приводит отбор на место, руководит каждым рабочим и, когда приходит на то время или обстоятельства, рассчитывает его. Иногда такая задача может быть возложена на помощника.

А остальные варианты более характерны для крупных организаций – от ООО и больше. В них, может быть, ответственность распределена на:

• подразделение – отдел кадров или на самостоятельного сотрудника, кадровика;
• отдельно взятого работника,который имеет другую специальность. Таким образом, это может быть дополнительная нагрузка (оплачивается соответственно), например, к бухгалтеру или к юристу;
• стороннюю аутсорсинговую фирму. Есть организации, предоставляющие временные услуги. С ними можно подписать договор, согласно которому они удаленно будут поддерживать кадровое производство, а при необходимости приходить. Но стоит учесть, что есть задачи, которые не имеет право делать человек со стороны. Например, это заполнение и ведение трудовых книжек.

Компания «Business-result group» предлагает услугу по нахождению лучшего решения по управлению персоналом. Проводится аудит всей системы, находятся наиболее эффективные способы для менеджмента.

В службе подбора персонала на открытые вакансии обычно существует документ, в котором прописаны требования к квалификации соискателей. На основании этих требований менеджер по подбору персонала осуществляет поиск соискателей.

Формирование требований осуществляется на основании законодательной базы, локальных актов, принятых в организации, а также с соблюдением ряда других законов.

Структура данного документа представляет собой:

1) общие положения;

2) базовые требования к квалификации соискателей;

3) дополнительные требования к квалификации соискателей;

4) заключительные положения.

Этот документ также оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и указывает обязательное наличие в нем следующих реквизитов:

• эмблема организации;

• аббревиатура организации;

• аббревиатура вида документа;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• место составления документа;

• заголовок к тексту;

• текст документа;

• отметка о наличии приложения;

• подпись;

• визы согласования документа;

• отметка об исполнителе;

• идентификатор электронной копии документа.

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНТЕРВЬЮ В ОТДЕЛЕ ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА

С целью повышения качества подбираемого персонала в Компании проводится несколько этапов интервью.
7.1. Порядок проведения телефонного интервью
Целью проведения телефонного интервью является:
– уточнение информации, предоставленной соискателем в резюме;
– отбор кандидатов, наиболее соответствующих требованиям, указанным в заявке, для приглашения
на собеседование в Компанию или передачи лицу, ответственному за заявку.
На основании информации, полученной от соискателя, интервьюером формируются результаты прове-
дения интервью или характеристика кандидата (Приложение 3).
7.2. Порядок проведения интервью в отделе подбора
Первое интервью проводит специалист отдела подбора, который принял соответствующую заявку в работу.
В ходе интервьюирования рекрутер:
– рассматривает представленные соискателем документы, делает предварительные выводы о соответствии
заявленных в резюме данных;
– оценивает деловые качества соискателя и результаты его профессиональной деятельности на предыду-
щем рабочем месте;
– заслушивает сообщения соискателя о профессиональной деятельности на предыдущем месте работы;
– проводит объективное и доброжелательное обсуждение профессиональных успехов и недостатков дея-
тельности претендента;
– задает соискателю сопутствующие вопросы, касающиеся профессиональной деятельности, образования,
опыта и прочих данных;
– проводит презентацию Компании перед соискателем, раскрывает последующие возможности кандидата
на должность после выхода его на работу в Компанию.
– целью очного собеседования является окончательный отбор соискателей для представления к рассмо-
трению лицу, ответственному за заявку.
7.3. Профессиональное тестирование
С целью получения более полной информации о соискателе практикуется тестирование. Выбор тестовых
методик осуществляется индивидуально на основании требований, указанных в заявке, к профессиональным
и личностным особенностям соискателя.
Заполненные бланки тестовых методик, количественные результаты носят конфиденциальный характер
и хранятся в отделе подбора персонала соответствующим образом.
Характеристика результатов тестирования излагается в виде общего заключения в форме результатов
тестирования с целью передачи лицу, ответственному за заявку. Характеристика результатов тестирования
служит источником дополнительной информации к результатам собеседования, а не наоборот.
По результатам проведенного собеседования интервьюер заполняет форму «Характеристики кандидата»
или вносит коррективы в уже заполненную по итогам телефонного интервью характеристику.
Интервьюер проводит анализ анкеты, результатов тестирования, собеседования и принимает решение
о допуске кандидата на собеседование с лицом, ответственным за заявку.
Данные кандидата (резюме, анкета, результаты тестирования, характеристика кандидата), прошедшего
отбор в отделе персонала, комментируются и представляются на рассмотрение руководителю подразделе-
ния, ответственному за заявку.
Раздел 8.
ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ ИНТЕРВЬЮ
В ПОДРАЗДЕЛЕНИИ
Специалист отдела подбора персонала организует собеседование кандидата с руководителем подразделения
или его представителями, ответственными за заявку.
Представители подразделения, ответственные за заявку, в трехдневный срок сообщают о результатах
собеседования в отдел по подбору персонала.
Заключительный этап собеседования и принятие решения о приеме на работу осуществляется директором
Компании, после чего кандидату делается предложение о работе и совместно с ним определяется дата его
выхода на работу, которые фиксируются в приказе после заявления соискателя о принятии на работу.
Заполнение кандидатом анкеты, знакомство с документацией кандидата, тестирование, собеседования,
проверка представленных данных кандидатом, прохождение стажировки не являются гарантией приема
на работу.
Если кандидат по ряду причин не выдерживает конкурс, он заносится в банк данных соискателей (в ре-
зерв соискателей).
Раздел 9.
КОНТРОЛЬ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
9.1. Ответственность директора по персоналу
Директор по персоналу Компании несет ответственность за надлежащую организацию работы по обеспе-
чению кадрами Компании.
9.2. Ответственность руководителей подразделений
Руководители структурных подразделений несут ответственность в части предоставления всей необходимой
информации, корректности заполнения заявки и соблюдения процесса подбора персонала согласно данному
Регламенту.
9.3. Ответственность руководителя отдела по подбору персонала
Менеджер отдела подбора персонала несет ответственность за организацию качественной работы отдела
подбора персонала.
9.4. Ответственность специалиста отдела по подбору персонала.
Специалист отдела по подбору персонала несет ответственность за качественное и своевременное выпол-
нение процедур подбора персонала, проведения тестирования, организации и проведения собеседования
с кандидатами на вакантную должность, предусмотренных настоящим Регламентом.

Аналитика по рекрутингу: еще больше важных данных в Hurma

Настоящий рекрутинг – это не просто ctrl+c, ctrl+v вакансии и спокойное ожидание миллионов откликов. Настоящий рекрутинг – это история об анализе эффективности каналов, а также продуктивности: личной и командной. Рекрутеру очень важно принимать решения на основе данных, а не просто действовать вслепую. Руководителям, в свою очередь, тоже нужно видеть статистику эффективности рекрутинга в компании, чтобы вовремя заметить перегрузку или выдающиеся результаты конкретного специалиста.

Все это отлично звучит на словах, но на деле рекрутеры сталкиваются с большим количеством препятствий на пути к аналитике. Чтобы качественно провести анализ эффективности своих действий над вакансией или сравнивать результаты команды рекрутеров в целом, нужно много времени. А именно этого ресурса очень часто не хватает рекрутерам, да и всей HR-команде. Даже не хочется представлять, сколько ресурсов рекрутингового отдела уйдет, чтобы свести данные по кандидатам, количеству закрытых и открытых вакансий, вывести эффективность источников кандидатов, посчитать процент личной продуктивности из 100500 таблиц и не сойти при этом с ума.

Электронный документооборот при организации стажировок и практик

Согласно планам, изложенным в федпроекте «Цифровое государственное управлением», одним из направлений развития системы является создание механизмов и технологий для обеспечения значимого электронного документооборота между образовательными учреждениями, работодателями и студентами при организации стажировок и практик.

К 2021 г. в системе должна быть размещена информация о 100 тыс. практик и стажировок. Также должно быть реализовано информационное пространство («маркетплейс») и механизмы для взаимодействия образовательных учреждений, работодателей и студентов старших курсов учебных заведений и выпускников.

Кроме того, должны быть созданы личный кабинет образовательного учреждения и личный кабинет рекрутера организации (включая «боты» для взаимодействия с потенциальными кандидатами), а также доработаны личные кабинеты соискателей и работодателей. В планах значится модификация технического решения «Работа в России» и его мобильного приложения в части интеграции с программными платформами по наставничеству, волонтерству и работе с молодежью («Лидеры России», «Молодые профессионалы», «Профессии будущего» и т.д.).

Документооборот главного менеджера по персоналу службы управления персоналом ао

Функции главного менеджера по персоналу	Получает документацию	Разрабатывает документацию	Передает документацию	Примечание
Проведение работы по изучению деловых и профессиональных качеств линейных руководителей	1. Личные дела из подразделения найма и отбора персонала (НиОП) на работающих.	1. Предложения о зачислении в резерв или о замещении вакантной должности; служебная записка с обоснованием отказа. 2. Предложение о приеме на работу или служебная записка с обоснованием отказа	1.Заместителю генерального директора по административной работе; начальнику службы управления персоналом (Сл. УП) 2. Начальнику Сл. УП в подразделение НиОП для подготовки проекта приказа	Личные дела передаются в подразделение НиОП
Осуществление контроля за режимом работы АО		1. Докладная записка 2. Докладная записка с проектом приказа	Начальнику Сл. УП	С визой юрисконсульта на проекте приказа
Контроль за выполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по вопросам подбора, расстановки и перемещения кадров		Докладная записка с проектом распоряжения	Начальнику Сл. УП	Виза юрисконсульта

Согласование кандидата.

После проверки кандидата службой безопасности. Инициатору заявки поступает задача «Принять решение по кандидату».

Необходимо перейти в список «Задачи мне» и открыть задачу двойным кликом.

В открывшемся окне будет указан результат проверки кандидата специалистом службы безопасности:

• «Кандидат прошел проверку»
• «Кандидат частично прошел проверку, решение за руководителем»

Можно ознакомиться с документами в окне справа. Для того, чтобы открыть документ, необходимо кликнуть по нему дважды.

После ознакомления с информацией, требуется исполнить задачу, кликнув по одной из кнопок «Согласовано» или «Не согласовано». Рекрутер получит соответствующий статус:

• «Согласован заказчиком»
• «Не согласован заказчиком»

В случае если кандидат «Не согласован», процесс его обработки прерывается.

Собеседование в самостоятельном подразделении и решение о приеме кандидата в штат

3.1. Руководитель самостоятельного подразделения (или по его поручению руководитель среднего звена) изучает данные кандидата и сообщает в отдел кадров о своей заинтересованности в нем, определяя срок возможной встречи. В ином случае анкета с указанием причин отказа возвращается в отдел кадров, где заносится в банк данных кадрового резерва.

3.2. Во время беседы с кандидатом руководитель, оценив его профессиональные качества, информирует об условиях, режиме работы и возможных перспективах. В случае отказа в приеме на работу извещает об этом кандидата, а анкету с соответствующей отметкой возвращает в отдел кадров.

3.3. По требованию руководителя самостоятельного подразделения кандидат может быть направлен в отдел производственной психологии (ОПП) для проведения тестирования и (или) в учебный центр (УЦ) для проверки профессиональных знаний. Сроки тестирования в указанных подразделениях не должны превышать одной недели. О результатах тестирования ОПП и УЦ информируют руководителя соответствующего подразделения и отдел кадров.

3.4. По всем представленным кандидатурам руководители самостоятельных подразделений в недельный срок должны сообщить свое решение отделу кадров, как правило, в письменном виде.

3.5. Решение о приеме кандидата на работу руководство самостоятельного подразделения принимает на основании результатов: • собеседования в отделе кадров и в подразделении; • тестирования в ОПП и (или) проверки профессиональных знаний в УЦ (по требованию).

Подписать трудовой договор

Трудовой договор — это основа отношений с работником. В нём вы указываете его должность, обязанности, график работы, зарплату и материальную ответственность. Все условия перечислены в статье 57 Трудового кодекса .

Подпишите трудовой договор в течение трёх дней с даты фактического начала работы. Если вы отказались от локальных актов, используйте типовую форму договора, которую разработало правительство. Просто и заполните пропуски.

Если какие-то пункты не подходят для вашей ситуации, уберите их из договора. Например, про особый характер работы, если это обычный офисный сотрудник, или о компенсации за использование личных вещей, если он будет работать на вашем оборудовании.

Распечатайте договор в двух экземплярах. Один отдайте работнику, а на вашем попросите написать «Экземпляр трудового договора получил» с датой и подписью.

Оформить недостающие документы

Если для вашего сотрудника это первая работа, у него ещё нет трудовой книжки и пенсионного свидетельства. Ваша задача их оформить.

Пенсионное свидетельство или СНИЛС

СНИЛС — это зелёная карточка, которую выдаёт пенсионный фонд по заявлению. СНИЛС должен быть у каждого работника, он нужен для отчётности.

Чтобы оформить СНИЛС:

1. Возьмите у работника заявление в произвольной форме. Например, .
2. Заполните анкету по форме АДВ-1, попросите работника в ней расписаться.
3. Заполните опись документов по форме АДВ-6-1.
4. Сдайте анкету и опись в отделение ПФР по месту регистрации ИП или ООО на бумаге или в электронном виде.
5. Через 5 рабочих дней заберите из ПФР готовое пенсионное свидетельство и сопроводительную ведомость.
6. Выдайте сотруднику СНИЛС и попросите его расписаться в ведомости.
7. Верните сопроводительную ведомость с росписью работника в ПФР.

Трудовая книжка

Оформите трудовую книжку в течение недели со дня приёма на работу. Для этого:

1. Возьмите у работника заявление об оформлении трудовой книжки, в котором написано, почему её нет. Например, это первая работа для него или потерял прежнюю книжку. Используйте .
2. Заполните титульный лист трудовой книжки.
3. Сделайте запись о приёме на работу.

Мы составили список документов, которые нужно хранить, если у вас есть хотя бы один сотрудник:

1. Трудовой договор с подписью работника и дополнительные соглашения к нему, если есть.
2. Приказ о приёме на работу.
3. Трудовая книжка работника, приходно-расходная книга по учёту трудовых книжек, книга учёта движения трудовых книжек.
4. Медицинская книжка работника, если она нужна.
5. График отпусков.
6. Табель учёта рабочего времени.
7. Личная карточка работника.
8. Штатное расписание.
9. Журнал инструктажа по охране труда, перечень должностей, освобождённых от первичного инструктажа.
10. Документы воинского учёта.
11. Все приказы, которые вы издаёте: о предоставлении отпуска, о направлении в командировку и другие.

Возьмите за правило — хранить все документы, которые связаны с трудовыми отношениями. Оформили приказ на отпуск — сложили в папочку. Документы могут пригодиться, если возникнут споры с работником или трудовая инспекция придёт с проверкой.

Какие преимущества обеспечивает процесс внедрения положения о подборе персонала?

Надо сказать, что эти преимущества довольно серьезные. Их игнорирование сыграет не на руку хозяйствующему субъекту. Итак, какие же “преференции” получает организация, внедрившая регламент подбора персонала? В их числе следующие:

• обеспечение более эффективного управления кадровой стратегией;
• возможность дополнительного укрепления основ для обеспечения динамичного развития предприятия;
• создание новых “опций” для регулирования деятельности сотрудников;
• помощь топ-менеджменту предприятия в формировании коллектива ответственных, высококвалифицированных специалистов;
• организация более качественной работы по созданию благоприятного микроклимата в коллективе;
• помощь в распределении функций и обязанностей специалистов по кадровой работе и линейных руководителей;
• возможность реализации более продуманной корпоративной политики;
• внедрение современных технологий подбора персонала (это повысит уровень политики соцответственности).

Эффективный подбор персонала

Условия труда изменяются так же быстро, как тренды в мире моды, поэтому сотрудники HR-отдела вынуждены подстраиваться под новые обстоятельства.

Для того, чтобы сделать процесс подбора персонала эффективным в 2023 году, рекомендуем обратить внимание новые на тренды в HR-сфере:

• создание тандема с заказчиком через детальное погружение в его потребности позволит выявить триггерные точки и улучшить качество подбора персонала;
• тщательный мониторинг результаты работы сотрудников, осуществляемый с помощью сбора обратной связи как от руководителей, так и от заказчиков или потребителей;
• регулярный мониторинг новых исследований в сфере HR (необходимо обращать особое внимание на цену и эффективность размещения вакансий);
• создание проектной системы в сфере подбора персонала. Чем сильнее мотивирует задача, тем лучше она выполняется;
• автоматизация процессов строится на получении дополнительных навыков HR-специалистом (в частности, освоении 1С, различных рабочих пространств, dash-бодров, облачных хранилищ).

Риски процесса найма работников

Подбор персонала таит в себе множество сложностей. Нанятый сотрудник может не только некачественно выполнять свои обязанности, но и испортить репутацию компании на рынке.

Приведем несколько ошибок в подборе сотрудников:

• постановка неконкретных условий работы

Кандидат на должность должен иметь полное понимание своих обязанностей — без этого он не сможет выполнять работу качественно;

• утаивание объема работы

Приводит к тому, что работоспособные сотрудники быстро выгорают и уходят с должности;

• игнорирование личных качеств кандидата на должность

Может привести к ухудшению взаимоотношений в коллективе;

• прием работников с задолженностями у судебных приставов или большими кредитными обязательствами

Похожие записи:

• Передача технической документации при смене УК
• Платежка на перечисление дивидендов на карту учредителя в 2022 году
• Муж оформил НАШУ квартиру на свою маму!