Как правильно составить опись передаваемых документов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно составить опись передаваемых документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.
Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:
- подшивка или переплет дела;
- нумерация листов дела;
- составление листа-заверителя;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
- оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Передаточная опись, образец 2022
Форма передаточной описи утверждается внутренним актом организации. Желательно, чтобы она имела в своем составе следующие разделы:
- наименование организации, откуда исходит документация;
- наименование организации, куда передается пакет;
- дата составления перечня;
- порядковый номер каждой передаваемой единицы в пакете, ее наименование, количество листов и экземпляров — эту информацию можно оформить в виде таблицы. В ней же желательно указать, подлинники ли передаются или копии, и если копии, то заверенные или нет;
- общее количество листов для передачи;
- Ф.И.О. и должность лица, передающего пакет, и подпись принимающего, как свидетельство того, что он передан.
Суть и назначения документа
В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.
Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.
Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.
Как составить опись документов: общие правила
Обычно к описи прибегают, когда требуется передать не один документ, а сразу несколько. Составить ее можно:
- самостоятельно, разработав собственный бланк и закрепив его во внутренней политике;
- по унифицированным формам.
В любом случае, в описи обязательно нужно указать:
- данные и реквизиты получателя: ФИО предпринимателя, наименование компании или учреждения;
- дату оформления описи;
- список передаваемых документов;
- полное название каждого отдельного документа;
- количество экземпляров и страниц каждого документа;
- пометку о копии или оригинале для каждого документа;
- срок их хранения;
- общее количество листов.
Как сделать опись документов для почтового отправления
Опись при почтовом отправлении всегда заполняют по форме 107 — это исключительный случай, когда требуется конкретный бланк. В описи указывают:
- данные и реквизиты получателя;
- стоимость отправки;
- количество передаваемых документов.
Как составлять опись передаваемых документов в 2020 году
Унифицированной формы описи нет. Ее составляют в свободной форме.
Несмотря на то, что образец описи документов для передачи другой организации каждая компания составляет по своему шаблону, в нее обязательно включают следующие реквизиты:
- наименование организации-отправителя документов;
- наименование организации-получателя;
- дата составления;
- перечень передаваемых документов с указанием количества листов и экземпляров;
- общее количество листов;
- причина передачи документов;
- должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за передачу документов;
- должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за прием документа.
Дополнительно рекомендуем указать тип документа: оригинал или копия.
Составляют опись в двух экземплярах: один экземпляр для отправителя, второй должен оставаться у адресата для учета переданных и полученных бумаг.
Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи
Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:
- порядковый номер бумаги;
- индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
- дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
- заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
- номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
- примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
- итоговое количество листов в передаваемом деле;
- дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.
Что такое опись и для чего она нужна?
Под описью понимается учётный документ, в котором отражён пронумерованный перечень документов дела с обязательной фиксацией заголовка, индекса и даты создания.
Опись документов составляется только по завершении формирования дела, но до начала выполнения переплётных работ. Внутренняя опись требуется в случае сдачи документации в архив на хранение. Опись помогает систематизировать хранящуюся информацию и обеспечивает оперативный поиск необходимых документов.
Как составляется опись в 2023 году? Этот вопрос на самом деле важный, поскольку опись нужно составлять правильно, в соответствии с нормами, установленными Коллегией Росархива от 06.02.2002.
Организации, выступающие в роли источника комплектования государственного/городского архива, обязаны руководствоваться данными правилами при составлении описи. Для остальных организаций правила Коллегии выступают как справочное пособие.
В опись на уничтожение вкладываются документы, более не несущие ценности для организации и с завершённым сроком хранения. Если в опись вносятся данные о делах какого-то определённого отдела, то вверху бланка описи пишут наименование данного подразделения.
Если несколько дел имеют один и тот же заголовок, то в бланк они заносятся под одним общим заголовком с указанием количества дел. В форму описи заносятся также данные с обложек дел, идущих на уничтожение.
Опись подписывает сотрудник, занимавшийся экспертизой. Далее его анализирует экспертная комиссия предприятия или организации; в обязательном порядке составляется протокол заседания.
После этого опись и документы могут быть уничтожены. Факт уничтожения фиксируется.
В Трудовом кодексе и иных нормативных актах заявлено, что обмен документами возможен с помощью почты. Но при этом отправитель обязательно должен заполнить опись — форму 107, то есть письменно перечислить наименование и количество всех высылаемых бумаг.
Это делается в первую очередь для отправителя: у него будут доказательства, что он отправил весь необходимый или требуемый законом перечень бумаг. Кроме того, это дает дополнительную гарантию доставки всей почты в сохранности. Если корреспонденция не дойдет или целостность пакета будет нарушена, отправителю положена компенсация, соразмерная объявленной ценности.
Что касается получателя, то ему опись объяснит, что внутри пакета.
Отметим, что согласно правилам, установленным Почтой России, опись заполняют при отправке:
- ценного письма;
- бандеролей;
- посылки.
Суть и назначения документа
В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.
Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.
Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.
Архивы нашей страны направлены на кумуляцию достоверных сведений. Основная функция архивной описи – упрощение поиска необходимых сведений в огромнейших хранилищах информации. Для этого предусмотрена справочная система, методологическая основа, распространяющаяся на все архивные учреждения державы. Фактически речь идет о научно-справочном аппарате, за счет которого функционирует архив национального уровня. Эффективность работы этого аппарата зависит от того, насколько эффективно и тщательно формируются справочники, то есть описи.
Текущие реалии ведения дел таковы, что архивная опись дел – это ключевой справочник, помогающий ориентироваться среди моря информации. Опись представляет собой документ, в котором перечислены хранимые дела, одновременно она используется для учета документации. Информационная нагрузка оценивается как большая, опись выступает фундаментом составления указателей и путеводителей. Во многом то, насколько качественна опись, определяет, как легко и быстро будет найдена нужная информация. Говорят о двух основных функциях такой документации: информационная и учетная.
Функциональность и составление: ряд нюансов
Составление архивной описи позволяет определить, как много единиц содержится в фонде. Через это реализуется сохранность документации и контроль за корректировкой объема. Поскольку делам задаются порядковые номера, можно быстро отыскать полезные сведения. Вместе с тем опись помогает установить и задать рациональное расположение документации, соответствующее четкой логике. Классификация документации в рамках архива – это группирование на базе некоторых научных выкладок. При этом учитываются исторически принятые в конкретном учреждении особенности структуры, а также специфика работы фонда.
Классификация, являющаяся неотъемлемым элементом в составе архивной описи, предполагает сперва проработку системы разделения всех дел на группы, затем непосредственно распределение. Классифицировав все карточки, можно создать для них опись. Иногда формируют опись, отражающую все имеющиеся у фонда дела. Такая обычно нужна, если предприятие больше не существует. Если прекратила существование часть юридического лица, тогда формируют опись всех дел за все годы существования этого подразделения.
Из истории человечества известно, что архивная опись – это едва ли не самый древний тип справочника, введенного для архивов. Официально подтверждено применение описей в тринадцатом столетии В те времена их использовали, чтобы учитывать важные документы и обеспечивать сохранность. Благодаря описям стал проще розыск документов, поэтому к ним можно было прибегать как к источникам ценной информации. В период 13-15 столетий описи были краткими, составлялись без специальной систематизации, лишь вкратце описывали книги, рукописи. Фактически это были неформальные перечни.
В шестнадцатом столетии подход к составлению описей стал более ответственным. Перечни включали перечисление различных вариантов документации. Были описи, в которых объекты группировались с учетом некоторого признака, хотя одновременно все еще использовались и те, в которых сведения фиксировались без систематики. В семнадцатом столетии прогресс формирования описей пошел дальше, стали создаваться подробные справочники, отличающиеся друг от друга форматом. Они были весьма полезными, и даже современные исследователи, используя такие описи, получают из них некоторую важную информацию о ведомых ранее делах, составленных тогда документах. В семнадцатом столетии описи окончательно закрепляют за собой систематический описательный характер.
Опись передаваемых документов образец бланк
Что представляет собой опись передаваемых документов бланк и для чего нужен этот документ, разберемся в этой статье.
Деятельность любого юридического лица связана с образованием огромного количества документов в бумажном виде. Несмотря на активное развитие документооборота в электронном виде, бумажных документов меньше не становится. Хотя положительные тенденции уже наметились.
Среди них можно выделить
- договора с контрагентами;
- платежные документы;
- формы бухгалтерского учета;
- кадровые и учредительные, а также огромное множество иных документов.
Часть из этих документов хранится небольшой промежуток времени, а затем уничтожается. Другая часть документов должна храниться достаточно долго.
В результате возникает необходимость их передачи в архив. Кроме того существуют и другие причины передачи документов.
Основное правило, которого следует придерживаться в этом случае заключается в том, что любое передвижение нужно правильно отразить.
- В каких случаях производится передача документов
- Вообще бумаги передаются из рук в руки по разным причинам и достаточно часто.
- Причины могут быть следующие
- отмеченная выше передача на хранение в архив;
- передача бумаг в проверяющие органы по запросам;
- предоставление клиентам или контрагентам.
Любой из перечисленных выше, а также любой другой случай передачи документов должен сопровождаться описью. Такое ведение дел обеспечит сохранность бумаг, четкую фиксацию их передвижений.
Как правильно составить перечень бумаг для внутренней передачи
Внутренняя опись документов (при передаче документов между подразделениями организации оформляют именно ее) следует составлять в виде таблицы. Форма таблицы, объем информации, которую в нее необходимо вносить, определяется внутренними распорядительными документами компании. Заботясь о том, как правильно составить опись документов для передачи, следует включить в ее состав следующие разделы:
- порядковый номер бумаги;
- индекс — необязательный элемент реквизитов, ставится в исключительных случаях, когда передается большой объем документации;
- дата — имеется в виду дата регистрации бумаги, то есть день, когда она принята к учету в делопроизводстве;
- заголовок — должен кратко отражать суть бумаги;
- номера листов — листы передаваемого пакета должны иметь сквозную нумерацию, каждый акт занимает тот или иной диапазон страниц дела;
- примечание — поле предусматривается на случай, если делопроизводителю потребуется сделать какую-либо дополнительную пометку относительно конкретного листа;
- итоговое количество листов в передаваемом деле;
- дату составления, должность, Ф.И.О. и подпись составителя.