Если работник трудится дистанционно
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Если работник трудится дистанционно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В трудовом договоре о работе на удаленке обязательно прописывают пункт об обеспечении сотрудника всем необходимым для выполнения работы (оборудованием, программным обеспечением, средствами защиты информации и т. д.). В конце концов, и интернет — это уже головная боль не сотрудника, а работодателя. Во всяком случае, по закону, работодатель должен обеспечить всем необходимым для осуществления профессиональных обязанностей тех, кто работает дистанционно.
В первую очередь отметим, что в трудовом договоре обязательно должен быть указан вид работы – дистанционная (ст. 312.2 ТК РФ). Например:
Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно).
При этом, как и любой другой трудовой договор, договор о дистанционной работе должен включать в себя обязательные условия, названные в ст. 57 ТК РФ, в том числе:
-
место работы. Здесь указывается организация и ее место нахождения. А вот место исполнения работы (адрес места жительства, электронный адрес) следует указать в дополнительном условии «Уточнение места работы»;
- режим рабочего времени и времени отдыха и др. Режим работы может быть установлен такой же, как для всех работников организации, но может и отличаться;
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в трудовом договоре (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ).
- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). Здесь обязательно укажите форму выплаты зарплаты – перечисление на банковскую карту (ст. 136 ТК РФ).
Ресурсы, необходимые для работы
Если сотрудник настраивает сам себе производственный процесс на своих ресурсах, тогда ему вместе с зарплатой выплачивают компенсацию. Такой порядок прописан в статье 312.6 Трудового кодекса РФ. Так, за использование своего компьютера работник должен ежемесячно получать к зарплате еще по 2000 рублей.
Кстати, когда руководство компенсирует затраты сотрудника, оно вправе диктовать, какие использовать программно-технические средства.
В большинстве случаев работодатель обеспечивает всем необходимым своих «дистанционщиков» и экономит на аренде офиса.
С учетом того, что такая форма труда узаконена, многим больше не выгодно собирать коллектив в офисе и снимать для этого большие помещения. Тщательно проработанный трудовой договор с дистанционным работником обеспечивает гарантии обеим сторонам.
Отличия надомной и дистанционной работы
С точки зрения закона, с 2014 года это разные виды занятости. Их отличительные черты приведены в таблице.
Сравнение надомного и дистанционного труда
| № | Основание | Надомный сотрудник | Дистанционный сотрудник |
|---|---|---|---|
| 1. | Законодательные нормы | Глава 49 ТК РФ, «Положение об условиях труда надомников» № 275, утвержденное Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 29.09.1981. | Ст. 312.1 ТК РФ |
| 2. | Определение | Лица, заключившие с работодателем договор о надомном труде – работе из материалов работодателя либо компенсируемых им. | Выполнение трудовой функции по договору вне стационарного рабочего места или территории, с коммуникациями, осуществляемыми по Интернету и другим сетям. |
| 3. | Преобладающая деятельность | Производство, сборка, монтаж и т.п. | Интеллектуально-творческий труд |
| 4. | Рабочее время | Сотрудник устанавливает на свое усмотрение. Не применимы нормы об оплате сверхурочных, работе в выходные и праздники и т.п. | Режим может быть прописан в трудовом договоре. Если же это не указано, сотрудник вправе установить его по своему усмотрению. |
| 5. | Рабочее место | Дома, где созданы условия для надомного труда | Где сочтет нужным работник |
| 6. | Оплата труда | Чаще всего сдельная | |
| 7. | Контакт с работодателем | Может быть минимальным – только во время подписания трудового договора, а также приема и сдачи работы | Контакт в режиме коммуникационных сетей, контроль работодателя и отчетность со стороны сотрудника, подписание трудового договора с помощью ЭЦП |
| 8. | Трудовая книжка | Запись о приеме на работу и увольнении вносится обычным порядком | Записи могут не вноситься или вноситься по желанию сторон |
| 9. | Трудовой договор | Заключается в обычном порядке, должен содержать пункты относительно особенностей оплаты труда, графика работы, нюансов расторжения и других определяющих моментов. | |
| Вносятся дополнительные условия о снабжении материалами и инструментами либо компенсации их стоимости | Вносятся дополнительные условия о форме контроля и отчетности сотрудника, порядок возмещения расходов на работу (например, на приобретение и использование программ, технических средств и т.п.) |
Организация труда и режима работы дистанционных работников
При отправке работника на временную или постоянную дистанционку работодатель обязан предоставить ему все, что нужно для выполнения работы — оборудование, средства защиты информации, программно-технические средства и т.д. Сотрудник может использовать свои или арендованные средства, но в этом случае работодатель компенсирует ему все расходы.
Ранее удаленные сотрудники самостоятельно принимали решение, когда они работают и отдыхают, если в трудовом договоре не указывалось иное. На данный момент правила работы дистанционных сотрудников можно указать в трудовом договоре, допсоглашении к нему, колдоговоре, внутреннем нормативном документе. Эти правила связаны с:
- режимом рабочего времени;
- условиями и механизмом вызова сотрудника на стационарное рабочее место или его выхода по своей инициативе;
- порядком передачи работником результатов трудовой деятельности и отчета по ней по запросу работодателя;
- механизма предоставления отпуска постоянному дистанционному сотруднику. Когда такая работа имеет временный характер, сотрудник отдыхает по общим правилам.
Как изменились общие положения о дистанционной работе
Все изменения трудового законодательства о дистанционной работе, которые вступили в силу с 2021 года, отражены в законе от 08.12.2020 № 407-ФЗ.
Само понятие дистанционной работы не изменилось. Речь по-прежнему идет о выполнении трудовых функций вне места нахождения работодателя и за пределами любых объектов, находящихся под его контролем.
Однако в новой редакции статьи 312.1 ТК РФ дистанционная работа разбита на три вида:
- Постоянная – на весь срок действия трудового договора;
- Временная – непрерывно, но не дольше 6 месяцев;
- Периодическая – когда «удаленка» и работа на стационарном месте чередуются.
Таким образом, снят вопрос о законности «смешанного» формата работы, когда сотрудник частично выполняет свои функции в офисе, а частично – за его пределами.
На дистанционную работу можно перевести как вновь принятых сотрудников, так и тех, кто уже работает в «стандартном» формате. В последнем случае условия перевода следует отразить в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Благодаря принятию нового закона о дистанционной работе положение дистанционных сотрудников с начала 2021 года стало более определенным и устойчивым. Теперь такие специалисты более защищены от дискриминации в части оплаты и условий труда.
Новая редакция ТК РФ предоставила дополнительные возможности и работодателям. Теперь они могут в отдельных случаях принудительно отправлять своих сотрудников на дистанционную работу, а также увольнять их по собственной инициативе за нарушение порядка дистанционного взаимодействия.
Новый закон также сделал электронный документооборот более прозрачным и понятным для всех сторон трудовых отношений.
Как организовать труд дистанционных работников
Чуть выше уже встречалось, но не грех и повторить: работодатель обязан обеспечивать работника на удалёнке необходимым оборудованием и программами. С согласия или ведома работодателя можно использовать собственное оборудование и софт — за это работодатель обязан выплачивать компенсацию и возмещать соответствующие расходы.
Дистанционного работника можно направить в служебную командировку. Учёт рабочего времени и оплата труда производятся по общим правилам. То, что сотрудник работает не в офисе, а дома, не может являться основанием для снижения зарплаты.
В некоторых случаях работодатель и работник должны использовать усиленную электронную подпись — например, при заключении, изменении или расторжении:
— трудового договора;
— дополнительного соглашения к нему;
— договора о материальной ответственности;
— ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
В остальных случаях взаимодейcтвовать можно путём обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи. Например, при:
— ознакомлении работника с документами, которые по закону должны быть оформлены на бумажном носителе или с которыми его знакомят под подпись (к примеру, локальные нормативные акты, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника);
— обращении дистанционного работника к работодателю с заявлением о предоставлении информации.
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника
Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается по согласованию с нанимателем трудовым договором либо определяется работником самостоятельно, что указывается в трудовом договоре. Организация учета рабочего времени и времени отдыха, необходимость предоставления перерывов в течение рабочего дня определяются трудовым договором (ч. 2 ст. 307-4 ТК).
Необходимость установления нанимателем режима рабочего времени и времени отдыха дистанционному работнику определяется исходя из его трудовой функции, предусмотренной трудовым договором (например, если работник обязан осуществлять прием заявок от покупателей в строго регламентированное время). Если же необходимость исполнения обязанностей в определенном режиме отсутствует, дистанционный работник по своему усмотрению распределяет рабочее время и время отдыха.
При этом на дистанционного работника распространяется общее правило относительно продолжительности рабочего времени, которая не может превышать 40 часов в неделю, а в отдельных случаях дистанционному работнику может быть установлена сокращенная продолжительность рабочего времени (например, если дистанционный работник является инвалидом) (ст. 112, 114 ТК).
По соглашению сторон в трудовом договоре дистанционному работнику может быть установлено неполное рабочее время.
Организация учета рабочего времени и времени отдыха определяется трудовым договором (ч. 2 ст. 307-4 ТК). Полагаем, что данный процесс может быть автоматизирован в зависимости от способов взаимодействия работника с нанимателем и применяемых программно-технических средств и оборудования.
Предоставление дистанционному работнику отпусков
Как было отмечено ранее, порядок предоставления дистанционному работнику трудового отпуска, а также иных видов отпусков определяется трудовым договором. При этом указанный порядок должен соответствовать законодательству. Следовательно, информация о планируемом отпуске дистанционного работника также должна найти свое отражение в графике трудовых отпусков (ч. 1 ст. 168, ч. 3 ст. 307-4 ТК).
Как и другим работникам, в зависимости от условий выполнения работы дистанционному работнику могут предоставляться дополнительные отпуска (например, дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день, дополнительный поощрительный отпуск и др.). Помимо этого, в трудовом договоре можно предусмотреть порядок предоставления дистанционному работнику отпуска без сохранения заработной платы, отпусков в связи с получением образования.
Дистанционный работник, как и любой другой работник, должен быть уведомлен о времени начала трудового отпуска, запланированного по графику трудовых отпусков, не позднее чем за 15 календарных дней до его начала. Обращаем внимание, что с момента вступления в силу ТК в новой редакции о времени начала трудового отпуска работника можно не уведомлять, если трудовой отпуск предоставляется индивидуально по предварительной договоренности между работником и нанимателем (ст. 169 ТК).
Что такое удаленная работа
Перечислим основные признаки дистанционной (удаленной) занятости:
- Работник территориально вправе находиться где угодно, место работы дистанционного работника в трудовом договоре не обозначается, пишут, что место выполнения трудовой функции определяется им самостоятельно.
- Выполнение обязанностей и взаимодействие сторон не предусматривает прямого контакта и осуществляется с помощью дистанционных технологий общего пользования (например, интернет).
- Результатом труда этой категории занятых являются нематериальные продукты — информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности (по смыслу законодательства).
- Порядок взаимодействия, график работы, режим отдыха устанавливаются в локальном нормативном акте или трудовом договоре. Режим работы устанавливается работником по своему усмотрению, если в ЛНА не предусмотрено иное. Работодатель не вправе злоупотреблять характером дистанционной работы — устанавливается график взаимодействия и в рабочее время включается время взаимодействия сторон, заработная плата не снижается, расходы на связь, использование оборудования в рабочих целей подлежат возмещению.
Чем дистанционная работа отличается от работы в офисе
При дистанционной работе компания договаривается с работником, как они будут взаимодействовать — по телефону, электронной почте, мессенджеру. И через эти средства связи работник получает все задания работодателя. Совещания можно проводить через сервисы видеосвязи, например по «Зуму» или «Скайпу», отчеты отправляют электронно.
Дистанционному работнику не нужно приезжать в офис даже иногда.Более того, если у работника будет такая обязанность, то трудовой договор нужно переоформить в обычный и убрать условие о дистанционной работе.
Во всем остальном дистанционный работник ничем не отличается от офисного — у него есть все трудовые права и обязанности, ему также полагаются все виды отпусков, оплата больничных, гарантии, связанные с семейными обстоятельствами.
Работать при этом можно из дома, кафе, коворкинга — из любого места, главное, чтобы был стабильный интернет для связи с коллегами.
Документы, необходимые для заключения трудового договора
Перечень документов, представляемых работодателю при трудоустройстве дистанционным работником, не отличается от общеустановленного.
Различие только в форме представления документов. Все документы дистанционный работник может представить работодателю в электронном виде — отсканировать оригинал и передать по Интернету.
В соответствии со статьей 65 ТК РФ такими документами будут:
— паспорт;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы об образовании (там, где они требуются) и др.
Работодатель вправе потребовать от работника прислать нотариально заверенные копии указанных документов заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).
При этом страховое свидетельство государственного пенсионного страхования работник может получить в ПФР самостоятельно, если он заключает трудовой договор впервые (ч. 4 ст. 312.2 ТК РФ).
Обязанности работодателя
Обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством. В статье 15 ТК РФ дано определение трудовых отношений, в котором, в частности, говорится, что работодатель обязан обеспечивать работнику условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. При дистанционной работе работодатель за обеспечение таких условий не отвечает (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).
Зона его ответственности определена в части 2 статьи 312.3 ТК РФ. В ней установлено, что работодатель в целях обеспечения безопасных условий и охраны труда дистанционных работников исполняет обязанности, предусмотренные абзацами 16,19 и 20 части 2 статьи 212 ТК РФ, а именно:
— ведет расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;
— выполняет предписания должностных лиц федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства, в законодательно установленные сроки;
— обеспечивает обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.
Примечание. Эти обязанности должны быть прописаны в трудовом договоре о дистанционной работе. Однако как их воплотить на практике, пока неясно.
Ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда нужно в том случае, если они будут использовать в работе оборудование или средства, рекомендованные или предоставленные работодателем (ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).
Другие обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда, перечисленные, в частности, в статье 212 ТК РФ, на дистанционных работников не распространяются, если это не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе.
Вносить ли в трудовую книжку работника сведения о дистанционной работе
По желанию работника работодатель может (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ):
— не вносить сведения о дистанционной работе в его трудовую книжку;
— не оформлять работнику трудовую книжку, если он заключает трудовой договор впервые.
В указанных случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника будет экземпляр трудового договора о дистанционной работе (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).
Если дистанционный работник заинтересован во внесении записи в свою трудовую книжку, он должен представить ее работодателю лично или направить по почте заказным письмом с уведомлением. Такой порядок предусмотрен в части 7 статьи 312.2 ТК РФ.
Запись о приеме на работу будет стандартной, например: «Принят на должность художника-дизайнера». Указывать на дистанционный характер работы не нужно.
Трудовую книжку с записью работодателя о дистанционной работе работник получит по почте заказным письмом с уведомлением.
Как принять на работу дистанционного работника
Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить, обменявшись электронными документами в установленном порядке (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
При заключении трудового договора путем обмена электронными документами предусмотрен ряд специальных условий (права и обязанности сторон):
— лицо, поступающее на работу, может предъявить работодателю в электронной форме документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, если иное не установлено законодательством. Нотариально заверенные копии этих документов на бумажном носителе необходимо представить только по требованию работодателя (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— работник вправе обратиться с письменным заявлением о предоставлении ему экземпляра трудового договора на бумажном носителе. Работодатель обязан направить его не позднее трех рабочих дней со дня получения заявления (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— лицо, впервые заключающее трудовой договор, самостоятельно получает документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (п. 2 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Как организовать взаимодействие с дистанционным работником
Взаимодействовать с дистанционным работником можно (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— путем обмена электронными документами;
— в иной форме, позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде.
Порядок взаимодействия работодателя и работника устанавливается в коллективном договоре, ЛНА, принимаемом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре (допсоглашении к нему). В порядке в том числе отражаются (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— вопросы взаимодействия в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя;
— форма взаимодействия, отличная от обмена электронными документами (при ее использовании).
При взаимодействии путем обмена электронными документами и работник, и работодатель должны подтвердить их получение. Подтверждение нужно направлять в форме электронного документа в срок, определенный коллективным договором, ЛНА, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (допсоглашением к нему) (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
При взаимодействии в иной форме тоже необходимо подтвердить действия, связанные с предоставлением информации. Порядок определяется теми же документами (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
В ряде случаев работодателю следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работнику — аналогичную или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Они необходимы при заключении, изменении или расторжении в электронном виде таких документов (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— трудового договора;
— допсоглашения к нему;
— договора о матответственности;
— ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
В остальных случаях взаимодействие можно осуществлять путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, используемой у работодателя. В том числе это касается случаев (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— ознакомления работника с документами, которые по законодательству оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми его знакомят в письменной форме, в частности под подпись (например, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника ЛНА). Отметим, что с ними можно ознакомить работника и обычным способом — в письменной форме, в том числе под подпись;
— обращения дистанционного работника к работодателю с заявлением, предоставления тому объяснения либо другой информации, когда это является правом или обязанностью работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Если дистанционный работник подал заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель обязан направить их тому не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Копии можно направить на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением или в форме электронного документа, если это указано в заявлении (ст. 62 ТК РФ, п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Дистанционный режим работы
Режим рабочего времени дистанционному работнику целесообразно установить в коллективном договоре, ЛНА, принятом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре (допсоглашении к нему).
Если в этих документах не предусмотреть иное, работник установит режим по своему усмотрению (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ). Перечисленными документами для временной дистанционной работы можно также определить:
— продолжительность и (или) периодичность выполнения работником трудовой функции дистанционно (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— условия и порядок вызова дистанционного работника для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ);
— условия и порядок выхода на работу дистанционного работника по своей инициативе (за исключением случаев, предусмотренных ст. 312.9 ТК РФ) для выполнения трудовой функции на стационарном рабочем месте (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
В рабочее время включается время взаимодействия дистанционного работника с работодателем (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Порядок предоставления дистанционному работнику отпуска зависит от условий работы. Если он выполняет ее на постоянной основе, отпуск предоставляется в порядке, определенном коллективным договором, ЛНА, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором в соответствии с ТК РФ и иными актами, содержащими нормы трудового права.
Если дистанционная работа выполняется временно, отпуск предоставляют в порядке, предусмотренном гл. 19 ТК РФ (п. 4 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).