1.4.Сроки исполнения документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «1.4.Сроки исполнения документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Течение срока исполнения документа в делопроизводстве обычно начинается именно с той даты, которая указана в документе или иным образом определена (а не на следующий день, как это принято в гражданско-правовой практике).

Что такое срок исполнения документа

Сроки исполнения документов

(в ред. Приказа Росимущества от 26.01.2018 N 19)

(см. текст в предыдущей редакции)

Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

4.14. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя Росимущества, заместителя руководителя Росимущества, начальника управления (отдела Росимущества) и фиксируется в автоматизированной информационной системе.

4.15. При необходимости продления срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Правительства, Министерства головной исполнитель не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения представляет руководителю Росимущества, его заместителю служебную записку вместе с проектом письма в соответствующий федеральный орган, содержащие мотивированную просьбу об изменении срока.

При необходимости изменения срока исполнения иного документа головной исполнитель не позднее трех дней до истечения этого срока представляет руководителю Росимущества служебную записку, содержащую мотивированную просьбу о его продлении.

Срок исполнения поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, координационных и совещательных органов Правительства, возглавляемых Председателем Правительства; поручений Председателя Правительства, содержащихся в протоколах проведенных им совещаний и в резолюциях; поручений Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства, данных во исполнение поручений Правительству, содержащихся в указах или распоряжениях Президента Российской Федерации, а также во исполнение поручений или указаний Президента Российской Федерации Правительству, не продлевается.

(абзац введен Приказом Росимущества от 26.12.2012 N 313)

При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению в первоначальный срок поручений, указанных в предыдущем абзаце, следует не позднее чем за 5 дней до истечения половины срока представить в Правительство обоснованные предложения по корректировке срока исполнения. Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения по его корректировке представляются в Правительство не позднее 30 дней со дня подписания поручения.

(абзац введен Приказом Росимущества от 26.12.2012 N 313)

Срок исполнения срочных поручений не продлевается и не корректируется.

(абзац введен Приказом Росимущества от 26.12.2012 N 313)

Предложения о корректировке сроков исполнения оперативных поручений могут направляться в Правительство в течение одного рабочего дня с момента подписания поручения.

(абзац введен Приказом Росимущества от 26.12.2012 N 313)

В случае если поручение не исполнено в установленный срок, оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению остается за Росимуществом.

(абзац введен Приказом Росимущества от 26.12.2012 N 313)

Росимущество в течение трех дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет в Правительство объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.

(абзац введен Приказом Росимущества от 26.12.2012 N 313)

4.16. Сведения об изменении сроков исполнения документов в автоматизированную информационную систему вносятся Управлением информационной политики, делопроизводства и архива на основании документов о продлении сроков (новый срок, дата изменения).

С чего начинается отсчет срока исполнения?

Статья 191 «Начало срока, определенного периодом времени» Гражданского кодекса РФ

Течение срока, определенного периодом времени, начинается на следующий день после календарной даты или наступления события, которыми определено его начало.

Кстати, в трудовых правоотношениях вообще применяются оба принципа:

Статья 14 «Исчисление сроков» Трудового кодекса РФ

Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает возникновение трудовых прав и обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено начало возникновения указанных прав и обязанностей.

Течение сроков, с которыми настоящий Кодекс связывает прекращение трудовых прав и обязанностей, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений.

Считаем срок ответа на требование ФНС

Срок для ответа на требование налоговой инспекции начинает течь со дня, следующего за днем получения требования и истекает в последний день срока. Для использования этой несложной формулы достаточно ответить на вопросы – что является днем получения требования и сколько дней всего налоговая дает для ответа.

Днём получения требования является день отправки квитанции о приеме требования, если Вы получили его в электронном виде: через оператора телекоммуникационных данных. В случае, если Вы получили требование на свой юридический адрес в бумажном виде, т.е. почтой, необходимо обратить внимание на конверт. Почта России отражает на штампе дату отправки, а датой получения по умолчанию считается шестой рабочий день после отправки этого письма. При этом не будет иметь значения, когда на самом деле Вы взяли в руки и распечатали письмо: отвечать придется в установленный независимо от Вас срок.

Определив дату получения, отсчитываем сроки направления ответа. Ответ на требование о предоставлении пояснений нужно дать в течение 5 рабочих дней со дня получения требования.

А вот ответ на требование о предоставлении документов (информации) зависит от основания истребования этих документов налоговым органом. Для удобства приведем таблицу.

Итак, перейдем непосредственно к срокам исполнения требований.

Требование о представлении пояснений (документов) в рамках камеральной проверки (ст. 88 НК РФ) составляет пять рабочих дней. С учетом вышеуказанного Постановления, если требование о предоставлении документов и иных сведений получено с 1 марта по 31 мая 2020 года, временно установленные новые сроки составляют 25 рабочих дней; в случае камеральной проверки по НДС — 15 рабочих дней.

Требования о представлении документов в рамках камеральной проверки (п. 3 ст. 93 НК РФ) — 10 рабочих дней. Временно установленные новые сроки составляют 30 рабочих дней; в случае камеральной проверки по НДС — 20 рабочих дней.

Требование о представлении документов (информации) по встречной проверке (п. 5 ст. 93.1 НК РФ) составляет пять рабочих дней. Временно установленные новые сроки — 25 рабочих дней; в случае камеральной проверки по НДС — 15 рабочих дней.

Требуемые документы могут быть представлены ревизорам лично или через представителя, направлены по почте заказным письмом либо переданы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.

Ведение контроля исполнения документов и поручений

На контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа.

Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота.

Примерная форма контрольного журнала

№ пп	Дата и регистрационный № документа	Срок исполнения	ФИО исполнителя	Отметка об исполнении	Примечание
1	2	3	4	5	6

Нормативно-правовое регулирование

Не существует законов или иных нормативных актов, изданных на государственном уровне, которые регламентировали бы процесс документооборота. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2005 № 536, не в полной мере отражает реалии бизнеса.

На практике процесс складывается на базе еще советских традиций, видоизменяясь вместе с цифровизацией экономики, но оставаясь неизменным в бумажной части. Компания, внедряя документооборот, опирается на знания сотрудников с опытом работы в государственных структурах или на существующие в этой сфере стандарты. Одним из них является национальный стандарт – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».

На базе этого ГОСТа компании разрабатывают регламенты, в которых описывается процесс движения документов, выдачи поручений и контроля исполнения. При наличии системы электронного документооборота (ЭДО) нормы регламента отражаются в маршрутах движения документов, заданных в программе.

Составление регламента контроля исполнения документов

Организация, исходя из собственных традиций составления нормативно-распорядительной документации, определяет, в какой форме будет создаваться регламент.

Традиционно в российских организациях используются следующие типы внутренних документов:

1. Положение, устанавливающее общие нормы документооборота, определяющее ответственность исполнителей.
2. Регламент, делающий упор на описание процессов движения документов.
3. Инструкция, в основной части отвечающая на вопросы пользователей.
4. Методика, рассказывающая о способах и методах обработки документов.

Обычно одновременно принимаются положение и вместе с ним регламент или инструкция, но можно ограничиться одним типом документа.

Регламент должен отвечать на следующие вопросы сотрудника компании:

• на какое подразделение или ответственное лицо возложена обязанность контроля за процессом исполнения документов в организации;
• какие документы и поручения и в каких случаях ставятся на контроль исполнения, каковы процедура их постановки на контроль, процесс уведомления об этом работника;
• этапы контроля исполнения документов;
• сроки исполнения документов, процедуры их сокращения или продления;
• формирование статистической информации, направление и порядок ее использования;
• внесение сведений по результатам контроля в учетные регистры;
• процедура осуществления контроля исполнения документов (постановка на контроль, предварительная и окончательная проверка хода исполнения документов, снятие документа с контроля, порядок информирования о выполнении поручения);
• основные этапы работы с исполнителями, выполняемые подразделениями ДОУ (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения, форма отметки о выполнении в бумажных и электронных регистрах учета);
• порядок уведомления менеджмента компании о результатах контроля и об исполнительской дисциплине.

Каждый из этих аспектов должен быть прописан максимально подробно, от этого зависит качество работы компании. Некоторые организации оформляют приложения к регламенту, в которых визуализируют бизнес-процессы в виде блок-схем или рисунков.

Регламент контроля исполнения документов стандартно разрабатывается подразделением ДОУ с участием юридического подразделения, а в случае внедрения в компании электронного документооборота – с участием IТ-отдела. Он согласовывается со всеми причастными бизнес-единицами организации – от отделов до филиалов. Поступившие замечания анализируются и учитываются в итоговой редакции. Далее регламент утверждается на уровне руководства компании и вводится в действие отдельным приказом. В приказе обязательно указываются необходимость ознакомления с документом сотрудников, формы и сроки осуществления этой задачи.

Из практики работы можно сказать, что проблема со сроками исполнения (особенно вопрос «от чего отсчитывать»?) возникает в том случае, когда документ, что называется, «пролежал» у руководителя. Особенно это касается тех документов, срок исполнения которых составляет до 10 дней включительно. Поэтому, направляя документы руководителю организации на рассмотрение, следует сразу же отбирать документы с ограниченным сроком исполнения. Во многих организациях для этого специально создают папки с пометкой «Срочно» . Из своего опыта могу сказать, что руководители работают с этой папкой по-разному.

Например, рассматривают ее содержимое в первую очередь. Но если документов в ней окажется много, то времени на рассмотрение «несрочных» документов может не остаться, либо руководитель будет просто занят решением других вопросов. Тогда может получиться, что и «несрочные» документы станут уже «суперсрочными».

Положительным является опыт руководителей, которые придерживаются правила «все документы рассматриваются руководителями организации в тот день, когда они их получают, и не заканчивают свой рабочий день до тех пор, пока не рассмотрят все документы». Такой принцип действительно хорошо работает, что существенным образом сказывается на эффективности контроля исполнения документов. Но кто может заставить руководителя, кроме него самого? Хотя дисциплина первого лица обычно дисциплинирует руководителей всех рангов.

Иногда на срок исполнения могут повлиять и внешние причины. Например, в организацию несвоевременно доставили документ (плохая работы почты, курьера, различные форс-мажорные обстоятельства). И вместо того, чтобы зарегистрировать его, например, в 10:00 1 августа 2011 года, вы должны будете зарегистрировать его на следующий день. Понятно, что данный документ по не зависящим от вас причинам попадет на рассмотрение к руководителю на целые сутки позже. Если документ содержит конкретный срок исполнения, то срок исполнения вашей организацией сократится на один день, т.е. целый день выпадает. А если выпадает 5 дней из 10? Вопрос в том, сможете ли вы уложиться в такой срок? Если сможете, то хорошо. А если нет? Тогда надо подумать, что можно предпринять. Рекомендуем регистрировать срочные документы в день поступления с указанием времени. Кроме того, документы, поступившие и зарегистрированные в организации после 17.00 часов, при невозможности их рассмотрения в день поступления должны быть рассмотрены руководителем до 11.00 часов следующего дня. Важные документы обычно доставляют заказной корреспонденцией, и если такой конверт/пакет задержался в дороге, то вам нужно при получении почтового отправления в почтовом отделении связи в бланке уведомления о вручении (форма 119) проверить, правильно ли заполнена работником почтового отделения его оборотная сторона (там указывают, когда и кому передано отправление, лично или по доверенности оно получено; если по доверенности, то пишется фамилия доверенного лица), при этом получатель в строке «Получил» ставит свою подпись и Ф.И.О.

Мониторинг соблюдения сроков исполнения заданий включает в себя:

• Фиксацию в ходе регистрации всех документов и распоряжений руководства предприятия.
• Проверку доведения заданий до исполнителей в установленный срок.
• Напоминание сотрудникам и руководителям подразделений о приближающихся сроках или их истечении.
• Внесение в регистрационные формы сведений о передаче поручений одним исполнителем другому, изменении периода, отведенного на выполнение заданий.
• Извещение руководителей о процессе исполнения документов.
• Внесение в регистрационные формы информации о выполненных поручениях, снятие заданий с контроля.
• Формирование аналитических справок и отчетов по контролю сроков.

Индивидуальные сроки исполнения

Как уже было сказано выше, индивидуальный период предъявления документа к выполнению могут устанавливаться руководителем компании или автором документа. Во втором случае изменять временные рамки также может лишь сам автор деловой бумаги.

Не стоит забывать и о том, что типовые сроки также могут быть пересмотрены в рамках одной организации. Для этого требуется принятие соответствующего акта. Более подробно о процедуре вы можете узнать .

Таким образом, то же предложение о сотрудничестве, полученное от другой компании, может получить временной период на выполнение после просмотра руководителем. В данном случае он может быть установлен в виде резолюции на документе и иметь подробную информацию о дальнейших действиях.

Сроки исполнения документов

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой, документ должен быть передан исполнителю. При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения.

Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Типовые сроки исполнения документов наиболее часто устанавливаются для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации). Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента РФ, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах.

Так, в Типовом Регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, предусмотрены следующие сроки исполнения документов:

1. Поручения Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания поручения.

2. Указания Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают десятидневный срок исполнения поручения.

3. Если срок исполнения в поручении Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца от даты его подписания.

4. Запросы, поступающие в соответствии с законодательством РФ из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен – в течение тридцати дней.

5. Обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение тридцати дней от даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на тридцать дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Часть типовых сроков исполнения зафиксирована в Приложении № 10 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), например:

а) письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – срок их рассмотрения и исполнения – десять дней;

б) протокол разногласий: составление и направление в десятидневный срок; рассмотрение – в двадцатидневный срок и т.д.

Кроме этого, в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, который установлен отдельным организационно-распоря-дительным документом организации или резолюцией. Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с момента (даты) их поступления.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме (карточке). Реквизит 19 (отметка о контроле) – это реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу первого листа документа в виде заглавной буквы «К» или слова «Контроль». Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, постановку его на контроль осуществляет служба ДОУ в момент регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Существуют индивидуальные и . Последние определяются законодательством. К ним, в частности, относят сроки выполнения поручений Правительства, руководителей исполнительных федеральных структур, парламентских запросов, гражданских обращений, постановлений/решений органов управления коммерческих организаций и так далее.

Индивидуальные сроки исполнения документов определяются, как правило, непосредственно в их текстах или в резолюции. Такого рода указания присутствуют, в частности, в нормативных и распорядительных бумагах, статистических и других отчетах.

Сроки исполнения документов могут определяться руководителем устно.

В отношениях между работником и работодателем достаточно много моментов, которые связаны с направлением либо получением каких-либо документов. Вместе с тем сроки направления корреспонденции в этом случае служат скорее точками отсчета, связанными с наступлением определенных юридических фактов, возникновением прав, обязанностей.

Пример 6

Направление уведомления о необходимости забрать трудовую книжку

Свернуть Показать

Направление уволенному работнику уведомления о необходимости забрать трудовую книжку прекращает длящееся нарушение, которое условно можно назвать «незаконное удержание трудовой книжки». До направления такого письма, вне зависимости от причин, по которым книжка осталась у работодателя, он считается виновным в ее удержании. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за это (см. ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Что подразумевает срок исполнения документа

Сроки исполнения документов существуют в каждой организации и отображают временные рамки, в течение которых поручение или решение по данной деловой бумаге должно быть исполнено. При этом существует два вида: они могут быть как типовыми, так и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов определяются постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452. Ознакомиться с данным документом более подробно вы можете по этой ссылке .

Из названий становится понятно, что типовые сроки исполнения документов устанавливаются определенными нормативными актами и законами. Данная категория имеет определенные временные рамки, в течение которых должны быть приняты определенные меры в отношении данной деловой бумаги.

К примеру, ярким представителем типовых сроков являются письменные обращения граждан в государственные сроки. По законодательству на их рассмотрение выделяется 30 дней. Более подробно о рассмотрении обращений граждан вы можете узнать .

Название индивидуальных сроков говорит само за себя. В данном случае время, отведенное на выполнение деловой бумаги, устанавливается непосредственно в рамках одной компании. Как правило данная категория закрепляется изданием соответствующего документа. В этом случае порядок и время рассмотрения определенных категорий деловых бумаг может быть закреплен в инструкции по делопроизводству. При этом установленный период выполнения документа может быть изменен только внесением соответствующего изменения в саму инструкцию.

Важно понимать, что сроки исполнения документов устанавливаются для того, чтобы унифицировать всю работу с документами в организации. Именно их наличие позволяет качественно и своевременно осуществлять работу в отношении входящей документации, выполнять поручения и приказы руководителя и т.д. Таким образом, наличие временных рамок помогает существенно регламентировать работу в отношении определенных категорий деловых бумаг.

Похожие записи:

• Можно ли оспорить завещание и как это сделать: инструкция
• Льготы для инвалидов I и II группы
• Наложение ареста на имущество