Возмещение расходов на медосмотры ФСС в 2023 году
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Возмещение расходов на медосмотры ФСС в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Во-первых, необходимо уточнить в бухгалтерии, какую сумму страховых взносов за прошлый год можно вернуть от ФСС.
В общем случае можно вернуть до 20 процентов от суммы страховых взносов. Сумму возврата можно увеличить до 30 процентов, если дополнительные средства сверх 20 процентов направить на санаторно-курортное лечение работников предпенсионного возраста (п. 2 Правил, утв. приказом Минтруда от 10.12.2012 № 580н (далее – Правила)).
ФСС мероприятия по охране труда
С учетом сумм, которые планируете возместить за счет ФСС, определите мероприятия, расходы на которые можно возместить. При расчете возмещаемых сумм выгоднее подобрать мероприятия, которые позволят получить максимальную сумму возмещения.
После этого, если необходимо, внесите коррективы в существующий план мероприятий. Чтобы откорректировать план, его должен переутвердить руководитель предприятия.
Мероприятия, за которые можно вернуть затраты, перечислены в пункте 3 Правил:
— спецоценка условий труда;
— приведение уровней воздействия вредных производственных факторов на рабочих местах в соответствие с требованиями охраны труда, например, снижение электромагнитного излучения, запыленности, загазованности и т. п.;
— обучение охране труда работников, которых нужно направить на обучение охране труда в учебный центр;
— приобретение работникам СИЗ, смывающих и обезвреживающих средств, алкотестеров или алкометров, тахографов, аптечек первой помощи, оборудования для обеспечения безопасности работников или контроля за безопасным ведением работ, а также для обучения, в том числе для дистанционного;
— санаторно-курортное лечение работников, которые работают с вредными или опасными факторами, а также предпенсионеров;
— периодические медосмотры;
— лечебно-профилактическое питание.
Документы в фсс в 2021 году
Чтобы обосновать финансовое обеспечение предупредительных мер, дополнительно приложите документы или их копии, которые подтвердят необходимость финансового обеспечения предупредительных мер, по таблице (п. 4 Правил):
| Мероприятие | Документы |
| Спецоценка условий труда | Копия приказа о создании комиссии по спецоценке; Копия договора с организацией, которая будет проводить спецоценку, с указанием количества оцениваемых рабочих мест и стоимости спецоценки. |
| Снижение уровня вредных факторов | Копия отчета о спецоценке, которая подтверждает, что на рабочих местах работников уровень вредных или опасных факторов превышает норму; Копия отчета о спецоценке, которую провели после мероприятия по снижению уровня вредных факторов и которая подтверждает, что класс или подкласс условий труда на рабочих местах был снижен; Копии документов о приобретении оборудования или о проведении работ для снижения воздействия вредных и опасных факторов; Если запланированы мероприятия, не требующие приобретения оборудования, – копия договора на проведение таких работ. |
| Обучение охране труда руководителей и работников малого бизнеса, руководителей госучреждений, специалистов и уполномоченных по охране труда, членов комиссий по охране труда | Копия приказа о направлении работников на обучение; Список работников, направляемых на обучение; Копия договора с обучающей организацией; Копия уведомления Минтруда о включении обучающей организации в реестр Организаций, оказывающих услуги в области охраны труда; Копия программы обучения; Документы работников, подтверждающие, что они занимают должности, которые могут обучаться за счет ФСС. |
| Приобретение СИЗ | Перечень приобретаемых СИЗ с указанием профессий, должностей работников, норм выдачи СИЗ со ссылкой на соответствующий пункт типовых норм, а также количества, стоимости, даты изготовления и срока годности приобретаемых СИЗ; Перечень СИЗ, приобретаемых по результатам спецоценки; Копии сертификатов (деклараций) соответствия СИЗ техническому регламенту Таможенного союза «О безопасности средств индивидуальной защиты» (ТР ТС 019/2011); Копия заключения о подтверждении производства промышленной продукции на территории Российской Федерации, выданного Минпромторгом в отношении СИЗ; Копия декларации о происхождении товара или сертификата о происхождении товара – для СИЗ, изготовленных на территории других государств – членов Евразийского экономического союза. |
| Санаторно-курортное лечение работников | Заключительный акт врачебной комиссии по итогам периодических медосмотров работников; Списки сотрудников, направляемых на лечение, с указанием рекомендаций; Копия лицензии санатория; Копии договоров на покупку путевок; Калькуляция стоимости путевок. Для возмещения затрат на санаторно-курортное лечение предпенсионеров дополнительно нужно представить: Копию справки для получения путевки на санаторно-курортное лечение по форме № 070/у, если отсутствует заключительный акт; Списки работников, которых направляют на санаторно-курортное лечение, с указанием рекомендаций из справки по форме № 070у, если отсутствует заключительный акт; Копию документа, удостоверяющего личность работника, направляемого на санаторно-курортное лечение; Письменное согласие работника, которого направляют на санаторно-курортное лечение, на обработку его персональных данных. |
| Проведение периодических медосмотров | Копия списка работников, подлежащих медосмотрам в текущем календарном году; Копия договора с медучреждением; Копия лицензии медучреждения. |
| Покупка лечебно-профилактического питания | Перечень работников, которым выдают питание, с указанием основания (пункт перечня), профессий работников и норм выдачи; Номер рациона питания; График занятости работников, которые имеют право получать профилактическое питание; Копии документов о времени, фактически отработанном во вредных условиях; Копии постатейных смет расходов, запланированных на покупку профилактического питания; Копии договоров страхователя с организациями общественного питания, если питание выдавали не в структурных подразделениях страхователя; Копии документов, подтверждающих затраты на покупку питания. |
| Покупка алкотестеров для предсменных и предрейсовых медосмотров | Копия локального нормативного акта о проведении предсменных или предрейсовых медосмотров; Копия лицензии на проведение медосмотров или договора с организацией, которая вправе проводить такие медосмотры (с приложением лицензии этой компании на право проведения медосмотров); Копии счетов на покупку алкотестеров и алкометров. |
| Покупка тахографов | Копии лицензий на право осуществлять перевозки и копии документов, подтверждающих соответствующий вид деятельности организации; Перечень транспортных средств (далее – ТС), которые нужно оснастить тахографами (с указанием их регистрационных номеров, даты выпуска, сведений о прохождении техосмотра), копии паспортов ТС; Копия свидетельства о регистрации ТС в ГИБДД; Копии счетов на покупку приборов. |
| Покупка аптечек первой помощи | Перечень приобретаемых медикаментов с указанием их количества, цены и санитарных постов, которые будут оснащены аптечками |
| Приобретение оборудования для обеспечения безопасности работников или контроля за безопасным ведением работ, а также для обучения, в том числе для дистанционного | Копии документов, которые обосновывают приобретение оборудования; Копии техпроектов или проектной документации, либо выписки из них, которыми предусмотрено приобретение оборудования для обеспечения безопасности работников или контроля за безопасным ведением работ; Сведения о лицензии на осуществление образовательной деятельности, в случае приобретения оборудования для обучения, в том числе для дистанционного. |
Возмещение работнику расходов на медосмотры
Минфин России в письме от 26.12.2018 № 03-15-06/94821 рассмотрел вопрос об уплате Ндфл и страховых взносов при возмещении работникам расходов на оплату медицинских осмотров.
При поступлении на работу отдельные категории работников должны проходить предварительный медицинский осмотр .
Статья 213 Трудового кодекса “Медицинские осмотры некоторых категорий работников” требует медосмотров (предварительных и/или периодических), финансируемых за счет работодателя, в отношении:
- работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах);
- на работах, связанных с движением транспорта;
- работников организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, а также некоторых других работодателей.
Кроме того, в отношении работников, осуществляющих отдельные виды деятельности, в том числе связанной с источниками повышенной опасности (с влиянием вредных веществ и неблагоприятных производственных факторов), а также работающих в условиях повышенной опасности, проводят обязательное психиатрическое освидетельствование не реже одного раза в пять лет.
Нужно ли облагать налогами возмещение работникам расходов на медосмотры?
ИА ГАРАНТ
В организации сотрудники проходят первичные (при приеме на работу) и вторичные обязательные медицинские осмотры. Сотрудники оплачивают стоимость медосмотра, а потом организация возмещает им эти расходы. Надо ли облагать НДФЛ и страховыми взносами суммы возмещения работникам расходов на оплату медицинских осмотров?
- По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
- Суммы возмещения работникам расходов на прохождение обязательных медицинских осмотров не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
- При этом, исходя из последних разъяснений Минфина России, такие выплаты не подлежат обложению НДФЛ только в случае, если они возмещены за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.
- Также, по мнению Минфина России, компенсация работникам расходов на оплату медицинских осмотров не входит в перечень выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами, поэтому такие выплаты облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.
- Обоснование позиции:
Удерживается ли НДФЛ с компенсации за медосмотр
Работодатели, компенсирующие своим работникам затраты на прохождение медосмотра, задаются вопросом о необходимости удержания НДФЛ. Четкого ответа на этот вопрос контролирующие органы не дают. Если обратиться к письму Минфина №03-15-06/7527 от 08.02.2021, то с компенсаций, выплачиваемых работникам за прохождение медосмотра, следует оплачивать НДФЛ. А не удерживается НДФЛ только в тех случаях, когда работодатель оплачивает обязательный медосмотр.
В соответствии со ст. 213 ТК РФ, медосмотры производятся только за счет работодателей, а самостоятельное прохождение и оплата медосмотра работниками и дальнейшее их возмещение работодателями, законодательством не предусмотрено. При этом трудовой кодекс не содержит точных указаний того, каким образом работодатель оплачивает медосмотры. Однако, согласно Порядка проведения медосмотров (Приказ 302н), предполагается, что работодатель непосредственно взаимодействует с медицинским учреждением в целях проведения медосмотров для своих сотрудников. Поэтому исполнение данных требований без заключения договора между работодателем и медицинской организацией не возможно.
По какой статье (подстатье) КОСГУ следует оплачивать медицинский осмотр в случае безналичной и наличной оплаты для сотрудников и учащихся учебного заведения
В том случае, если осуществляется компенсация расходов работника на прохождение медосмотра при устройстве на работу (то есть расходы были произведены самим работником), такой вид расходов следует отражать по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ, соответственно, в бухгалтерском учете будет применяться счет 302 12 «Расчеты по прочим выплатам».
Таким образом, если расходы на прохождение медицинской комиссии (медосмотр) для сотрудников и учащихся учебного заведения производятся самим учреждением, то независимо от формы оплаты (безналичной или наличной (через подотчетное лицо с использованием авансового отчета)) расходы осуществляются по подстатье 226 КОСГУ. В случае если расчет производится с сотрудником в виде компенсации самостоятельно произведенных им расходов на медицинский осмотр, расчеты производятся по подстатье 212 КОСГУ.
По какой статье (подстатье) КОСГУ следует оплачивать медицинский осмотр в случае безналичной и наличной оплаты для сотрудников и учащихся учебного заведения
В том случае, если осуществляется компенсация расходов работника на прохождение медосмотра при устройстве на работу (то есть расходы были произведены самим работником), такой вид расходов следует отражать по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации РФ, соответственно, в бухгалтерском учете будет применяться счет 302 12 «Расчеты по прочим выплатам».
Таким образом, если расходы на прохождение медицинской комиссии (медосмотр) для сотрудников и учащихся учебного заведения производятся самим учреждением, то независимо от формы оплаты (безналичной или наличной (через подотчетное лицо с использованием авансового отчета)) расходы осуществляются по подстатье 226 КОСГУ. В случае если расчет производится с сотрудником в виде компенсации самостоятельно произведенных им расходов на медицинский осмотр, расчеты производятся по подстатье 212 КОСГУ.
Таблица: Приложения к заявлению на возмещение из ФСС-2021
| Наименование предупредительных мер | При подаче заявления |
|---|---|
| 1. Проведение специальной оценки условий труда | • копия приказа о создании комиссии по проведению специальной оценки условий труда; • копия гражданско-правового договора с организацией, проводящей специальную оценку условий труда, с указанием количества рабочих мест, в отношении которых проводится специальная оценка условий труда, и стоимости проведения специальной оценки условий труда на указанном количестве рабочих мест; • копия уведомления о внесении в реестр аккредитованных организаций, оказывающих услуги в области охраны труда, проводящих специальную оценку условий труда • копия аттестата аккредитации на лабораторию • титульный лист отчета о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ); • сводная ведомость результатов проведения СОУТ • перечень рекомендуемых мероприятий по улучшению условий труда • копия заключения эксперта СОУТ |
| 2. Реализация мероприятий по приведению уровней воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на рабочих местах в соответствие с государственными нормативными требованиями охраны труда | • копия отчета о проведении специальной оценки условий труда, подтверждающего превышение предельно допустимых уровней воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на соответствующих рабочих местах, • копия отчета о проведении специальной оценки условий труда на соответствующих рабочих местах после реализации соответствующих мероприятий и свидетельствующего о снижении класса (подкласса) условий труда на соответствующих рабочих местах; • копии документов, подтверждающих приобретение организацией соответствующего оборудования (счет, счет-фактура, платежное поручение) и проведение работ (договор) по приведению уровней воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на рабочих местах в соответствие с государственными нормативными требованиями охраны труда • в случае включения в план финансового обеспечения предупредительных мер мероприятий, не требующих приобретения оборудования, — копию договора на проведение соответствующих работ |
Как обычная работа может стать вредной
Если вам кажется, что в офисе нет вредных факторов, – это ошибка. В Перечне есть подпункт 3.2.2.4., который называет работу с ПЭВМ более 50% рабочего времени вредным фактором.
Офисные сотрудники большую часть времени проводят за компьютером: менеджеры, бухгалтеры, тем более программисты и сисадмины. В 2019 году Минтруд собирался внести изменения в Перечень и исключить пункт о компьютерах из списка, ведь машины совершенствуются и сейчас их влияние на зрение не такое, как раньше.
Пока это только проект, поэтому до внесения изменений правило остается действующим. Однако чиновники полагают, что нужно принимать во внимание еще и результаты СОУТ. Если условия труда для конкретного рабочего места (нескольких аналогичных мест) признаны допустимыми или оптимальными, то можно не проводить медосмотры, ведь получается, что отсутствует вредное влияние.
Правда далее их мнения расходятся: признавать безопасными вообще все подобные рабочие места или только те, где рабочее время за ЭВМ занимает менее 50%. Судебная практика в этом смысле тоже противоречивая. Для избегания споров рекомендуется все же проводить медосмотры.
За какие мероприятия можно получить возмещение от ФСС
Для возмещения расходов подходят практически все мероприятия по охране труда.
В соответствии с Приказом 10.12.2012 № 580н, в перечень мероприятий можно включить:
- Прохождение медосмотров (за исключением предрейсовых).
- Проведение процедуры по спецоценке условий труда (СОУТ). Важно учесть! Чтобы получить выплаты, связанные с СОУТ, компания-заявитель должна иметь договор с организацией, которая и будет проводить спецоценку условий труда. Документ должен датироваться тем же годом, на который планируется возмещение.
- Приобретение для работников СИЗ, если их деятельность связана с опасными и/или вредными условиями труда, а также в сложных температурных режимах и на особо загрязненных участках.
- Специальное питание, если оно было назначено экспертами после СОУТ.
- Покупка обезвреживающих и/или смывающих средств. В эту же категорию входят купленные компанией алкометры, алкотестеры, тахографы, аптечки, оборудование для контроля или обеспечения безопасности.
- Прохождения обучения охране труда сотрудниками. Допускается обучение дистанционным способом.
- Лечение сотрудников, задействованных на вредном производстве или имеющих дело с опасными факторами, а также сотрудников предпенсионного возраста в специализированных санаториях.
- Обустройство рабочих мест в соответствии с требованиями безопасности, если речь идет о снижении воздействия вредных производственных факторов.
Как подаются заявления в ФСС
Существует утвержденная форма заявления, она приводится в Приложении № 1 к Административному регламенту, утвержденному Приказом ФСС РФ от 07.05.2019 № 237. В этом документе обязательно должны присутствовать следующие данные:
- название организации, ее ИНН и регистрационный номер в ФСС;
- название вашего органа ФСС, принимающего заявление;
- данные о способе получения вами решения о назначении возмещений или об отказе.
Как возместить расходы в ФСС
Относительно расходов на соцнужды работодатель является страхователем. Организации перечисляют пособия по временной нетрудоспособности и материнству, после чего Фонд социального страхования компенсирует эти расходы.
Сам процесс возмещения устроен так: предприятие выступает посредником между органами соцстраха и своими работниками, оплачивая страховые случаи. В конце месяца страхователь рассчитывает страховые взносы и перечисляет их в Федеральную налоговую службу.
Если в течение отчетного периода (того же месяца) были произведены расходы на пособия по временной нетрудоспособности и материнству, организация уменьшает ежемесячный платеж на величину этих затрат (ч. 2 ст. 431 НК РФ). По итогам квартала/полугодия/года проводится сверка — выявляются задолженности и переплаты. Перерасход подлежит возмещению.
Что же такое в данном случае перерасход? Это превышение фактически произведенных издержек на пособия сотрудникам над итоговыми начислениями. Эта сумма требует возмещения, которое проводится или в формате зачета переплаты в счет будущих периодов, или же в виде возврата реальных денег страхователю (ст. 4.6 255-ФЗ от 29.12.2006).
В чем состоит главная сложность? В порядке возмещения. Ранее все операции проводились через ФСС — и уплата взносов, и возмещение расходов, и отчетность. С 2017 года оплата и отчеты идут через Федеральную налоговую службу, а компенсации продолжает контролировать соцстрах. При этом прямой возврат денег также осуществляет ФНС.
Обобщенный порядок взаиморасчетов выглядит так:
- Страхователь направляет в ФСС заявление о возмещении расходов.
- Соцстрах изучает документы, параллельно запрашивая у ФНС сведения о долгах и переплатах страхователя.
- Страховой орган принимает решение о компенсации и направляет уведомление страхователю.
- Соцстрах информирует ФНС о необходимости перечисления компенсации страхователю.
- ФНС переводит на расчетный счет страхователя указанную сумму.
Получается, что решение о выделении средств принимает соцстрах, а компенсацию выплачивает налоговая инспекция. Если страхователь хочет, чтобы контролирующие органы приняли положительное решение и возместили все расходы на пособия, он должен предоставить только достоверные сведения, корректные расчеты и полноценные обоснования.
Вопрос о возмещении ФСС расходов на проведение медосмотров
Отметим, что результаты СОУТ не могут выступать в роли единственного основания для формирования перечня работников, подлежащих медицинским осмотрам.
Однако стоит учесть, что на основании п.
4 Правил перечень мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, являющийся обязательным к предоставлению, должен быть составлен с учетом результатов специальной оценки. В связи с этим, не имея
- работы с повышенными источниками опасности – освидетельствуются у психиатра;
- работы, связанной с повышенной ответственностью за жизнь и здоровье людей, – проходят химико-токсикологическое освидетельствование и посещают психиатра.
Каковы правила финансирования медосмотров за счет средств ФСС
Правила финансового обеспечения предупредительных мер по сокращению производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников (далее – Правила) утверждены приказом Минтруда России от 10.12.2012 № 580н.
Они предусматривают, что за счет сумм страховых взносов можно провести обязательные периодические медицинские осмотры или обследования работников, которые заняты на работах с вредными или опасными производственными факторами (пп. «е» п. 3.1 Правил).
Для того, чтобы обосновать финансирование медосмотров работодателю надо составить поименный список работников, которым надо их проходить в соответствии с законодательством.
Список работников разрабатывается в соответствии с пунктом 19 Порядка проведения обязательных периодических медицинских осмотров (обследований), утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н.
Из его положений следует, что в списки должны быть включены работники с указанием:
- вредных, опасных производственных факторов в соответствии с Перечнем вредных или опасных производственных факторов, при наличии которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (далее – Перечень факторов), утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н;
- вида работы в соответствии Перечнем работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры работников (далее – Перечень работ), утвержденном приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н.
На это обращал внимание ФСС в письме от 17.05.2016 г. № 02-09-14/16-05-8715.
Эти выводы ФСС еще раз подтвердил в письме от 05.11.2020 № 02-08-01/12-05-12630л.
ФСС указал, что включать в списки контингента и поименные списки надо работников, которые подвергаются воздействию:
- вредных производственных факторов, указанных в Перечне факторов;
- либо вредных производственных факторов, наличие которых установлено по результатам специальной оценки условий труда, проведенной в установленном порядке.
Кроме того, включению в списки контингента и поименные списки подлежат работники, выполняющие работы, предусмотренные Перечнем работ.
Поэтому, обязательные периодические медицинские осмотры или обследования можно проводить за счет средств ОСС от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний как работникам, подвергающимся воздействию вредных производственных факторов, указанных в Перечне факторов, так и работникам, которые выполняют работы, предусмотренные Перечнем работ.