Заполнение трудовой книжки: следуем правилам
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполнение трудовой книжки: следуем правилам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Общие правила установлены в статьях 66 и 84.1 ТК РФ. Детализация этих норм содержится в приказе Минтруда от 19.05.21 № 320н «Об (см. «С 1 сентября трудовые книжки нужно заполнять по новым правилам: обзор основных изменений»). Этим документом утверждены форма трудовой книжки, а также порядок ее ведения и хранения (далее — Порядок № 320н).
Новые формы трудовой книжки и вкладыша
Формы трудовой книжки и вкладыша в нее не менялись с 2003 года. В новые внесены незначительные правки:
- теперь есть указание, что отчество на первой странице (титульном листе) пишется только при его наличии;
- для сведений о работе в трудовой книжке отведено 14 разворотов, для сведений о награждении – 7 (ранее, напомним, их было поровну – по 10);
- сведениям о работе во вкладыше в трудовую книжку посвящено 12 разворотов и 5 – сведениям о награждении (ранее было 9 и 8 соответственно);
- указано, что печать на первую страницу трудовой книжки и вкладыша проставляется при ее наличии;
- в табличной части сведений о работе добавлено, что надо указывать не только статью и пункт закона, но и его часть.
Изменились особенности заполнения дубликата трудовой книжки. Добавили, что утративший трудовую книжку сотрудник должен немедленно об этом заявить работодателю, внесшему последнюю запись в трудовую книжку (значит, рассчитано, в том числе на тех сотрудников, которые в момент потери трудовой книжки нигде не работают). Уточнено, что работодатель должен помочь работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, только если в потере книжки виноват работодатель. Сейчас же в Инструкции работодателю предписано оказывать содействие в любом случае. Срок на выдачу работодателем дубликата трудовой книжки с момента подачи работником заявления с сентября 2021 года будет составлять 15 рабочих дней (в Правилах говорится о 15 календарных днях).
В Порядке прописано, какие сведения о работнике вносятся на первую страницу дубликата трудовой книжки и на основании каких документов. Интересно, что аналогичная информация по поводу заполнения самой трудовой книжки отсутствует, так что можно использовать требования к дубликату (п. 28 Порядка). Например, заполнение сведений об образовании работника приведено в соответствие с Федеральным законом от 29.12.2012 № 273 «Об образовании в Российской Федерации». Если ранее в Инструкции оставались устаревшие записи об образовании, то сейчас они актуализированы. Запись об образовании должна быть следующей:
- основное общее,
- среднее общее,
- среднее профессиональное,
- высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации).
Заполнение трудовой книжки по новым правилам: важные изменения и 15 возможных ошибок
«Секретарь-референт» №4 2022 / Отдел кадров
Далеко не все работники отказались от ведения бумажных трудовых книжек. Поэтому правила их ведения актуальны до сих пор. В статье расскажем о самых распространенных ошибках, которые допускают кадровики и секретари при заполнении книжек. И опираясь на новый Порядок, дадим рекомендации, как их исправлять.
С 1 сентября 2021 года применяется новый Порядок ведения и хранения трудовых книжек[1]. На первый взгляд, он очень похож на прежние Правила ведения и хранения трудовых книжек изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[2] и Инструкцию по заполнению трудовых книжек[3], однако отличия все же есть. Рассмотрим основные изменения и возможные ошибки.
Некоторые ошибки, допускаемые при внесении записей в трудовые книжки, прокомментирует И.В. Журавлева, эксперт по трудовому законодательству.
Порядок выдачи трудовой книжки
При увольнении работника записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя (отдела кадров) при ее наличии (п. 36 Порядка). А вот условие об обязательном заверении внесенных сведений подписью работника отсутствует. Но помните, что согласно п. 41 Правил при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Статьями 34 – 36 Порядка установлены сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. При увольнении – в последний день работы (с внесенной в нее записью об увольнении). При получении от работника заявления о выдаче или заявления о переходе на электронный «трудовик» – в течение 3 рабочих дней.
Как правильно сделать запись в трудовой книжке, что сотрудник работает по настоящее время
Если человек временно не работает, копию его трудовой книжки, которая находится в это время при нем, можно заверить, обратившись к нотариусу. Он без труда оформит все как надо. Но если владелец трудовой где-то работает, и его книжка лежит в это время в отделе кадров, ее выдача даже в случае оформления письменного заявления запрещена. Получить можно лишь копию, где и ставится запись «работает по настоящее время». Заверить ее можно у работодателя. Срок выдачи копии после заявления не должен превышать трех дней. Первый шаг – сделать ксерокопию всех страниц оригинала, после чего нужно пойти на последнее место работы и обратиться в бухгалтерию. Либо бухгалтер, либо кадровик осуществит всю дальнейшую процедуру заверения согласно действующему законодательству. На последней же странице будет указана та причина, по которой сейчас человек не работает. Бывают случаи, когда у владельца трудовой книжки нет возможности заверить копию этого документа. Тогда он может обратиться за процедурой к нотариусу.
Как можно переквалифицировать статью
Уполномоченное лицо по ведению и хранению трудовых книжек сделает заверенную копию в установленном порядке и сделает выписку из трудовой книжки.
Из комментариев: Я не работаю, трудовая книжка на руках. У нас средний ребенок-инвалид, муж берет на работе выходные дополнительные по уходу за ребенком-инвалидом, ему на работу нужно предоставить копию моей трудовой книжки заверенную. Кто должен ее заверять???
Трудовую книжку заверяет работодатель или уполномоченное лицо по ведению и хранению трудовых книжек. Если Вы не работаете то и заверить Вам ее некому.
Право заверять трудовые книжки имеет начальник или директор вашего предприятия, а также начальник отдела кадров. На небольших предприятиях право заверения имеет также главный бухгалтер.
Как мы знаем, трудовая книга может находиться в двух положениях в зависимости от того, осуществляете вы трудовую функцию или же нет.
Так, она может находиться в отделе кадров у вашего непосредственного работодателя, если вы занимаете конкретную должность, или же быть у вас на руках в случае, если вы на конкретный период являетесь неработающим.
Так или иначе, но способы заверения трудовой книги непосредственно зависят от того, где находится трудовая. Если вы держите документ у себя – вам необходимо явиться в нотариальную контору и получить услугу по заверению копии трудовой книги.
Если же вы работаете, то помочь вам с заверением должны непосредственно сотрудники отдела кадров или же сам работодатель. Отказать вам в этой функции могут только на основании серьезной причины. При этом, отказ должен быть изложен в письменном виде и аргументирован в соответствии с законом.
Срок действия заверенной копии трудовой книжки
Все документы имеют определенный срок действия. Не являются исключением и копии трудовых книжек. Нужно помнить тот факт, что заверенная копия книжки действует на протяжении месяца после того, как ее оформили. После этого она теряет свою актуальность.
В редких случаях банки отказывают в выдаче своему клиенту кредита на очень большую сумму, даже если срок действия заверенной копии не истек, но с момента ее заверения прошло больше недели.
Кстати, если человек решил сменить работу, то копия автоматически теряет свою силу. Таким образом, уже на новом месте специалист отдела кадров обязан знать, как написать в трудовой книжке «работает по настоящее время». Также копию нужно делать и заверять заново, если сотрудник уволился.
Процесс заверки книжки при отсутствии работы
Могут возникнуть такие случаи, когда процесс заверки копии трудовой книжки необходим, если человек нигде не работает. Очень часто данная необходимость возникает у пенсионеров. Причем запись в копии трудовой книжки «работает по настоящее время», естественно, не ставится.
Первый шаг – сделать ксерокопию всех страниц оригинала, после чего нужно пойти на последнее место работы и обратиться в бухгалтерию. Либо бухгалтер, либо кадровик осуществит всю дальнейшую процедуру заверения согласно действующему законодательству. На последней же странице будет указана та причина, по которой сейчас человек не работает. Бывают случаи, когда у владельца трудовой книжки нет возможности заверить копию этого документа. Тогда он может обратиться за процедурой к нотариусу.
Особенности и функции
Важность трудовой в том, что она подтверждает статус человека – работающий он или нет официально в конкретный момент времени, а значит – имеет ли гарантированный заработок или нет.
Именно этот показатель является определяющим при оформлении банковских займов или пособий в службе соцзащиты, приобретения дорогостоящих товаров в кредит или пенсий.
Справку о зарплате при желании всегда можно подделать, поэтому многие банки требуют дополнительно предоставить копию трудовой книги, подтверждающей справку 2 НДФЛ и правильно заверенную. Право на получение копии документа регламентировано ст. 84 и ст.89 ТК РФ.
Как правило, если гражданин работает официально, то документ, подтверждающий его трудоустройство, находится у работодателя. Копия выдаётся согласно ст. 62 ТК РФ бесплатно, и работодатель не обязан знать, для чего нужен этот документ (ст. 89 ТК РФ).
За отказ в оформлении или нарушении ТК должностные лица несут ответственность по ст.90 ТК РФ, вплоть до уголовной. В случае неофициального трудоустройства трудкнижка находится на руках у владельца. Существуют строгие Правила оформления копии трудовой.
Рассмотрим, как оформляется с надписью «Работает по настоящее время» образец трудовой книжки.
Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки
Трудовая книга хранится на предприятии в течение срока работы и не выдается на руки – это факт. Если человеку необходим кредит, субсидия или оформление документов где фигурирует стаж, нужна правильно заверенная копия. По опыту работы скажу, процедуру заверения на нашей фирме поручают либо мне, либо менеджеру компании. Давайте разберемся, как правильно запретить документ, чтобы у вас, будущих бухгалтеров, не горели ушки.
Очень часто возникают ситуации, когда необходимо предоставление трудовой книжки. Это может быть оформление кредита в банке или различных субсидий в соответствующих органах. Но согласно положений Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику до момента увольнения последнего. Поэтому для предоставления по месту требования оформляется копия или выписка трудовой книжки.
Как уже говорилось ранее, сотрудник отдела кадров или работодатель рассматривает прошение работника в трехдневный срок с момента подачи. После чего в обязательном порядке выносится официальное решение. Выдача дубликата трудовой книжки, который заверен и подписан в установленном порядке, происходит в течение семи рабочих дней. Законодательно не прописан срок выдачи дубликата, а вот недельный срок прописывается должностной инструкцией работника отдела кадров. С ней он должен быть ознакомлен и придерживаться в обязательном порядке.
Что касается подачи дубликата в пенсионный фонд, то она имеет свои особенности, которые касаются внешнего вида и которых необходимо придерживаться в обязательном порядке. Нумерация, подпись и проставление печатей происходит по тому же принципу, которые были рассмотрены ранее. Чтобы не получилось так, что ваши дубликаты будут утеряны в далеких архивах пенсионного фонда, нужно должным образом прошить страницы между собой при помощи иголки и белой нитки.
Заверенная копия трудовой книжки по новому ГОСТу
Так что же значит указанное в ст. 62 ТК РФ «копии должны быть заверены надлежащим образом»? Рассказываем.
Копия — это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника. А заверенная копия — это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (подп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст).
Это значит, что вам нужно сделать копию с каждой заполненной страницы трудовой и проставить заверительные надписи.
С 01.07.2018 порядок оформления таких надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса: