Цвет чернил для подписи документов ГОСТ
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Цвет чернил для подписи документов ГОСТ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Последние тенденции делового мира все больше склоняются к электронным видам документов и электронным подписям. Это очень удобно, так как личного присутствия человека больше не требуется для подписания документов. Он может из любой точки мира, имея доступ к интернету, поставить свою электронную подпись и печать организации на документ, а затем отправить его по назначению. Такая схема упрощает деловые отношения между партнерами, находящимися далеко друг от друга.
К тому же документооборот сейчас стал настолько велик, что хранить все бумаги бывает просто невозможно. Арендовать для этого специальные сейфы — дело затратное, поэтому большинство крупных компаний стараются уменьшить количество архивных бумаг, все чаще прибегая к цифровым носителям.
История показывает, что средний период жизни любого бумажного документа не более века. После этого бумага начинает портиться, а чернила выцветать. Но нередко попадается бумага и чернила более низкого качества, что значительно укорачивает жизнь документов. Поэтому хранение информации в электронном формате сейчас наиболее ценно.
Согласование и подписание
Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.
Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.
Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10–12):
- должность лица, визирующего документ;
- его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
- дату визирования;
- если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).
Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.
Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.
Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.
Как оформлять копии трудовых книжек
«С 1 июля 2018 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». В результате с указанной даты работодателям нужно по-новому заверять копии документов, представляемых в другую организацию. И этот новый порядок распространяется в том числе на копии трудовых книжек, выдаваемых сотрудникам», – отмечает И.В. Тарасова, ведущий эксперт Аскон по трудовому праву.
Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
В соответствии с п. 4 раздела «Предисловие» данного Стандарта в настоящем стандарте реализованы нормы Федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Согласно п. 5 раздела «Предисловие» Стандарта правила применения настоящего Стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации».
Как следует из раздела «Область применения» настоящий Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.
Каким цветом подписывать документы гост
1. В стандарте установлено, что подписи разработчика и нормоконтролера на всех документах являются обязательными. Необходимость подписания документа в графе 10 в строках «Утв.», «Пров.», «Т.конт.» и в свободной строке устанавливают в стандартах предприятий в зависимости от сложности и характера изделий, на которые разрабатываются документы.
Очевидно, что чертежи деталей и простейших сборочных единиц в большинстве своем должны содержать минимум установленных подписей, в то время как документы на сложные сборочные единицы, конструкция которых влияет на технические характеристики изделия, могут иметь и более двух подписей.
2. При подписании подлинника конструкторского документа лицам, проставляющим свои подписи в соответствующих графах основной надписи, следует указывать дату подписания подлинника, а не оригинала, с которого происходило его изготовление.
3. Подписи должностных лиц на поле чертежа можно помещать только в исключительных случаях, а именно:
- при необходимости согласования с другими организациями или предприятиями;
- при необходимости утверждения документа должностными лицами министерства по подчиненности предприятия-разработчика.
Единая система конструкторской документации: Справочное пособие; — М.: Издательство стандартов, 1986 г.
Цвет чернил для подписи документов ГОСТ р 7.0.97-2022
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования
Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана недатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующую версию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версию изменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3 Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.
Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.
При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
3.4 Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах — обычный.
Интервал между словами — один пробел.
3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.
При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8.
01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 — эмблема;
03 — товарный знак (знак обслуживания);
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
21 — виза;
22 — подпись;
23 — отметка об электронной подписи;
24 — печать;
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
28 — резолюция;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.
Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.
Пример
6.1 Для изготовления бланков документов согласно ГОСТ Р 7.0.8 используется бумага форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов А5 (148х210 мм), А6 (105х148 мм).
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.
Какими ручками и чернилами подписывать документы?
| Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле , уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы . Разные мнения по спорным вопросам — это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. |
Самые активные форумчане декабря будут награждены подпиской на журнал «Кадровик-практик»!
Засчитываются только посты по темам кадрового делопроизводства.
Подделка черной подписи
Несколько лет назад, когда я работала в одной торговой компании, я впервые столкнулась со строгим запретом использования черной пасты в документах. Все договоры поставки, а также иные важные внутренние документы должны были быть заполнены только синей пастой. И связано это было с тем, что руководство компании опасалось подделки документов и подписей.
Они считали, что любой текст и подпись могут быть отксерокопированы на нужный документ, таким образом, это повредит финансовому состоянию компании. Поэтому служба безопасности в первую очередь отслеживала во всех документах цвет пасты. Даже руководители высшего звена не имели права использовать черный цвет для подписи договоров.
В данном случае каждая компания имеет право предъявлять свои требования к внутреннему документообороту. Но эти правила нередко распространяются и на контрагентов и партнеров таких юридических лиц, так как их просят соблюдать данные правила при подписании контрактов и иной документации в работе с компанией.
Но законодательство РФ имеет свои виды на данную ситуацию:
- В первую очередь, использование синего цвета не дает гарантии, что подпись не будет подделана на цветном принтере. Поэтому ограничений по черному цвету в документообороте законодательством не установлено.
- Большинство нормативно-правовых актов, регулирующих требования ко входящим документам, устанавливают возможность использования синей и черной пасты, а иногда и сиреневого оттенка.
- Однако законы РФ устанавливают возможность определенных госорганов или ведомств устанавливать свои требования ко входящим и внутренним документам. Одним из ярких примеров является ФСС, которые требуют заполнять заявление черной гелевой пастой. Такая особенность связана с техническими моментами. Так как все заявления проходят определенный технический контроль, они должны быть хорошо читаемыми, чтобы техника могла без ошибок разобрать весь текст документа. И для этих целей хорошо подходит черная гелевая паста.
- Сами организации, компании и объединения также могут устанавливать определенные правила к внутреннему документообороту. Примером этой ситуации является торговая компания, в которой я работала несколько лет назад.
Реквизиты бланка приказа
Герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации, а также эмблема (товарный знак, знак обслуживания) организации оформляются на верхнем поле документа независимо от того, какое расположение бланка распорядительного документа используется в компании: продольное или угловое. В новом ГОСТ герб / эмблема всегда центрируется по отношению к наименованию организации-автора. См. Примеры 1-3.
Наименование организации – автора документа на бланке приказа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах и, соответственно, в ЕГРЮЛ. Под официальным полным наименованием организации в скобках указывается ее сокращенное наименование, если оно предусмотрено учредительными документами. См. Пример 1 и Рисунок В.7 в ГОСТ 7.0.97-2016.
Реквизит «отметка об исполнителе» в приказах оформлять не принято, однако и не запрещено (в т.ч. новым ГОСТ Р 7.0.97-2016). Фамилия, инициалы и подпись ответственного исполнителя, подготовившего проект приказа, проставляются в первой визе согласования приказа. Однако сотрудникам-исполнителям может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом приказа, а лист согласования документа им не рассылался (если визы собирались не на самом документе), поэтому проставление в приказе отметки об исполнителе автор статьи считает оправданным.
При ее оформлении самая распространенная ошибка – включение в нее сокращения «Исп.» или слова «Исполнитель». Этого делать не нужно, т.к. названия реквизитов не указывают при их оформлении на документах.
В соответствии с п. 5.25 ГОСТ Р 7.0.97-2016 отметка об исполнителе оформляется под реквизитом «подпись» с левой стороны листа. В новом стандарте данная отметка дополнена элементами (они указываются по желанию организации, образец показан в Примере 30 и отмечен «2»):
- наименование должности,
- структурного подразделения и
- электронного адреса исполнителя.
На приказах может проставляться в правом верхнем углу отметка о контроле (отмечено «1» там же). Снятие с контроля и направление документа в дело оформляется отметкой о направлении документа в дело («3» там же).
После подписания приказ передается в службу делопроизводства для регистрации, рассылки по исполнителям и их ознакомления, а также подшивки подлинника документа в дело.
Если ознакомление с приказом происходит непосредственно на документе, то отметка об ознакомлении2 оформляется на лицевой или оборотной стороне и может выглядеть (единых требований нет) как в Примерах 28 и 30 (см. «4»).
Какую ручкой выбирать для подписи документов по ГОСТу?
Подписание документов по ГОСТу требует соблюдения определенных стандартов и требований, чтобы обеспечить их юридическую значимость и надежность. Одним из важных аспектов является выбор ручки для подписи документов. Какую ручку выбрать, чтобы удовлетворить требованиям ГОСТа?
Во-первых, важно обратить внимание на цвет чернил. Для подписания документов по ГОСТу наиболее предпочтительными являются чернила синего цвета. Согласно стандарту ГОСТ 30002.1-2013 «Технические условия на ручки шариковые», синий цвет чернил рекомендуется для подписи документов, так как он обеспечивает лучшую устойчивость к времени и свету.
Во-вторых, важно обратить внимание на тип ручки. Для подписи документов по ГОСТу рекомендуется использовать шариковую ручку. Шариковая ручка обеспечивает гладкое и равномерное письмо, что делает подпись более четкой и разборчивой. Кроме того, шариковая ручка имеет устойчивый стержень, который не подвержен желанию перетереть подпись, что обеспечивает надежность документа.
Наконец, важно обратить внимание на качество и надежность выбранной ручки. Документы, подписанные по ГОСТу, могут иметь юридическую значимость и при необходимости могут быть представлены в суде. Поэтому выбор ручки должен быть обоснованным и основываться на качестве и надежности. Рекомендуется выбирать ручку известного производителя и проверять ее наличие всех необходимых сертификатов и отзывов.
В заключение, для подписи документов по ГОСТу рекомендуется выбирать шариковую ручку с синими чернилами. Кроме того, важно обращать внимание на качество и надежность выбранной ручки. Это поможет обеспечить юридическую значимость и надежность подписанных документов.
Какая ручка по ГОСТу обеспечивает комфорт и удобство при подписи?
При подписании документов в соответствии с ГОСТом, выбор ручки играет важную роль. От выбора ручки зависит удобство и точность подписи, а также комфорт при выполнении этой процедуры. Важно выбрать такую ручку, которая соответствует требованиям ГОСТа и обладает нужными качествами.
Одним из ключевых требований ГОСТа к ручке является ее заправляемость чернилами. Ручка должна быть универсальной и позволять заправляться чернилами разных видов. Это позволяет выбрать оптимальные чернила для разных типов документов и задач, а также более продолжительное использование ручки без необходимости покупки новой.
Также следует обратить внимание на толщину и форму корпуса ручки. Чтобы подпись получилась четкой и красивой, ручка должна обеспечивать устойчивость и удобство в руке. Выбирайте ручку с тонким и плоским корпусом, который легко лежит в руке и позволяет контролировать подпись. Такая форма ручки не утомляет руку и обеспечивает точность при подписании.
Также рекомендуется выбирать ручку с мягкими чернилами, которые позволяют писать плавно и без усилий. Мягкие чернила позволяют достичь однородности подписи и избежать образования скачков и перебоев в линии подписи.
Еще одним немаловажным фактором является цвет чернил. В соответствии с ГОСТом, подписи должны быть выполнены исключительно синим или черным цветом. Поэтому ручку следует выбирать с чернилами именно этих цветов.
Наконец, рекомендуется выбирать ручку с прозрачным корпусом. Так вы сможете следить за уровнем чернил внутри ручки и заменить их вовремя. Прозрачный корпус также позволяет контролировать плотность чернил и своевременно заменять ручку на новую.
Выводя предпочтительные характеристики ручек по ГОСТу, можно сделать вывод, что комфорт и удобство при подписи достигаются при использовании ручки с заправляемыми чернилами, тонким и плоским корпусом, мягкими чернилами, черным или синим цветом и прозрачным корпусом. Соблюдая эти требования, вы сможете подписывать документы в соответствии с ГОСТом без особых трудностей и с уверенностью в качестве своей подписи.
Как налоговики вычисляют «липу»
Статья 9 Закона о бухучете прямо запрещает принимать к бухгалтерскому учету те документы, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
Операции, которые оформлены бумагами с признаками подделки, инспектор будет проверять с пристрастием. Такими признаками считают чаще всего:
«дорисовывание» подписи или печати;
Кроме того, при проверке первичных документов инспектор обязательно сверит подписи. Если он обнаружит неуверенный росчерк или более слабый по сравнению с оригиналом подписи нажим, дело может дойти до экспертизы, чтобы установить факт подделки. Если же документ оформлен «задним числом», такой факт легко устанавливается по состоянию бумаги, на которой он оформлен.
На более тщательную проверку сделки налоговиков непременно сподвигнут такие «странности», как одинаковые дефекты печати на документах компании и контрагента. Например, черная или светлая полоса от принтера на одних и тех же местах в документах поставщика и покупателя.
Еще хуже, если на выездной проверке инспекторы обнаружат в компьютерах компании электронные документы контрагентов. В таких случаях инспекторы могут изъять компьютер и принтер, чтобы доказать, что документы компании и ее контрагента создавали и печатали с одного и того же компьютера и принтера.
Если экспертиза это подтвердит, инспекторы решат, что компании взаимозависимые, а сделка – фиктивная, то есть направлена исключительно на минимизацию налогов.
Проверяющие, в большинстве своем, в литинститутах не обучались, но на некоторые стилистические особенности обращают внимание непременно. К примеру, запрашивают документы у организации и ее поставщика, и обе компании присылают сопроводительное письмо с одинаковой структурой или схожими ошибками. То есть это тот самый случай, когда пресловутое «единство стиля», столь чтимое журналистами, приводит к очень печальным последствиям – уже упомянутому выводу о взаимозависимости компаний и наличии у них одной бухгалтерии.
Случается, что бухгалтер таких компаний по запросам налоговиков отправит им одну и ту же скан-копию документа. Инспекторы без труда это вычисляют. Визуально сравнивают документы, которые получили от одной и другой организации. Если подписи абсолютно одинаковые и печати стоят на одинаковых местах, делают вывод, что у компаний один экземпляр на двоих, а значит, «копать» в направлении взаимозависимости надо с усердием. Ведь обычно бухгалтер распечатывает два экземпляра документов, подписывает у руководителя и передает контрагенту на подпись. И вероятность того, что оба руководителя подпишут два экземпляра документа одинаково, очень мала.
Насторожит ревизоров и двойная, через дробь «/», нумерация документов. Хотя компании не обязаны использовать сквозную (1, 2, 3) нумерацию по всей «первичке», наличие дроби может навести на мысль, что документ изготовили задним числом. Так что безопаснее закрепить способ нумерации в учетной политике и руководствоваться им неукоснительно.
Не забываем, что всякого рода «сравнительный анализ» – любимое занятие проверяющих, причем по долгу службы. Например, могут сравнить смутившую их «первичку» с другими документами, которые составляли и подписывали в этом же периоде и позже.
Если «первичка» была составлена в нескольких экземплярах (например, один экземпляр для организации, а другой – для ее контрагента), то исправления в вышеуказанном порядке нужно внести в каждый экземпляр. Без этого изменения не будут иметь законной силы (Постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 30 июня 2015 г. по делу № А43-27322/2014).
К примеру, сравнивают цвет ручки, которой руководитель подписал документы, дефекты печати принтера, цвет штемпельной краски на печати, тип бумаги. Таким образом инспекторы вычисляют, когда компания оформила документ фактически – в реальном времени или, как уже сказано, задним числом.
Что касается печати, то эксперты сравнивают оттиски до мельчайших деталей – дефектов, черточек, знаков препинания, символов, букв, рисунков. Подделку вычислят.
Кроме того, экспертиза может определить время, когда в документе написали текст и когда делали исправления или дописки. К пагубным последствиям может привести исправление букв или цифр. Например, получили лицензию на 1993 год. А в 1998 году изменили 1993 на 1998. Такую подделку эксперты вычислят сразу.
Деятельность штатного «подписанта», набившего руку и подписывающего что угодно за кого угодно, также рано или поздно могут раскрыть, сколь бы талантливым и одаренным он ни был. Хотя и не всегда: почерковедение – дело тонкое. Хотя прогресс, разумеется, не стоит на месте.
И еще: бывает, что сначала на бумаге ставят подпись, а затем печатают текст. Достаточно опасно – если печатные буквы накладываются на подпись, эксперты сумеют различить, какой из двух слоев – верхний.
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА
То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.
О цвете чернил и синей шариковой ручке при подписании документов
Каким цветом чернил могут пользоваться официальные организации, физические лица, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.)?
Общие требования к подписанию документов.
Одним из условий придания документу юридической силы является его надлежащее оформление, под которым следует понимать соблюдение требований к составу и расположению реквизитов документа. Такие требования содержатся, в частности, в Государственном стандарте «Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30-2003). ГОСТ не содержит каких-либо требований к цвету чернил подписантов.
В ведомственных нормативных актах указываются требования к цвету чернил, но, как правило, это черный, синий и фиолетовый цвета.
Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных пунктами 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (п.2 ст. 169 НК). Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.
Пункт 6 ст. 169 НК РФ, касающийся порядка подписания счёта-фактуры, требований к цвету чернил не содержит. Практика показывает, что счёт-фактура может быть подписана даже красными чернилами и это не будет основанием для отказа в вычете НДС (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.02.2006 N А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).
Требования, предъявляемые законом к форме гражданско-правового договора, содержатся в ст. ст. 160, 162 и 168 Гражданского кодекса РФ. Требований к цвету чернил при подписании договора нет.
Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета (п. 2.8 «Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации», утв. Банком России 03.10.2002 N 2-П).
Записи в трудовой книжке должны производиться перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).
Как же часто каждый сталкивается с проблемой поиска необходимой документации. Войдя в круговорот бюрократических лабиринтов, порой оказывается очень трудно из них выйти. Ведь так много непонятных правил, которые нужно было знать раньше. Пожалуй, многим знакомы ситуации, когда ради получения одной единственной бумажки необходимо добыть ещё десять. И вот, рядовой гражданин, не подозревающий о том, что его ждет, начинает бегать из окошка в окошко, из инстанции в инстанцию.
Важно всегда бережно относиться к документам, к их заполнению и хранению. Ведь они являются важным аспектом в жизни. При обращении с документами необходимо всегда быть аккуратным и внимательным. Приходя в организацию для работы, нужно разузнать, как правильно заполнять бумаги, можно ли подписывать документы черной ручкой, сколько экземпляров должно быть, в каком порядке их подавать. Только обладая данной информацией, можно не чувствовать себя неловко при столкновении с бюрократическими организациями.
Как подписывать документы ГОСТ: важные моменты
Подписание документов ГОСТ — важный процесс, требующий соблюдения определенных правил и рекомендаций. Ниже приведены основные важные моменты, которые следует учитывать при подписании документов согласно ГОСТ:
- Используйте ручку синего или черного цвета. В соответствии с требованиями ГОСТ, подпись должна быть выполнена цветом, отличающимся от остального текста документа.
- Пишите разборчиво и четко. При подписании документа важно использовать четкое почерк, чтобы ваша подпись можно было прочесть безо всяких затруднений.
- Укажите дату подписания. Все подписи должны быть датированы. Это важно для установления хронологии событий и идентификации автора подписи.
- Не размещайте подпись на тексте документа. Подпись следует ставить в отведенном для этого месте, обычно в специальном поле или под бланком документа.
В процессе подписания документов согласно ГОСТ также следует учитывать следующие моменты:
- Проверьте правильность заполнения документа. Перед подписанием убедитесь, что все необходимые поля заполнены и информация верна.
- Убедитесь в полномочиях подписанта. Подписывать документы в соответствии с ГОСТ должно лицо, имеющее необходимые полномочия и права на подписание документа.
- Проверьте наличие всех приложений и подписей. При подписании документа убедитесь, что все приложения к нему находятся на месте и имеют соответствующие подписи.
- Храните подписанные документы в безопасном месте. Подписанные документы ГОСТ следует хранить в безопасном месте, чтобы обеспечить их сохранность и предотвратить возможность подделки или утраты.
Соблюдая эти важные моменты, вы сможете правильно подписывать документы согласно ГОСТ и быть уверенными в их юридической значимости и обоснованности.
Можно ли заполнять документы перьевой ручкой
Часто такие требования связаны с текущими или давно забытыми технологическими особенностями (например, с тем, что плохо копируются надписи зеленого или красного цвета и хорошо – сделанные черной гелевой ручкой, а также с тем, что паста/чернила плохо ложатся на бланк или расплываются и т.п.). Причем, требования в разных законодательных актах неодинаковые и могут даже противоречить друг другу: Приказ Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н «Об утверждении Порядка выдачи листков нетрудоспособности» 56. Записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке печатными заглавными буквами чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Допускается использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки.
Не допускается использование шариковой ручки.
Вообще, этот вопрос никак не регламентируется. Больничные листы заполняются ручкой с черной пастой, а все остальное на ваше усмотрение (по большому счету). Я просто давно столкнулся с этим вопросом и никаких нормативных документов тогда не нашел.
Но, чтоб вопросов ни у кого не возникало, и не приходилось все объяснять, подписывайте документы ручкой с синей пастой. автор вопроса выбрал этот ответ лучшим У меня вопрос о цвете пасты у ручки для подписей документов однозначен только в одном случае: ставлю подпись на больничном листе (сейчас правильно называть — Лист нетрудоспособности). Подпись только гелевой ручкой с пастой черного цвета.
Подписи в дневниках историй болезни, в нарколистах и листках назначений, справках о смерти (серьезные документы) не оговорено. Подписываю обычном ручкой синего цвета. Это по работе.
Также он свидетельствует о твердых намерениях. Поэтому людям, занимающим руководящие посты, рекомендуется пользоваться чернилами только лишь черного цвета. Наглядным примером такой показательной разницы в отношениях может являться обычная школа.
Все отлично помнят, что учителя все заполняли черной ручкой. При этом ученикам позволялась использовать в тетрадках исключительно синие чернила.