Правила заполнения УПД в 2024 году подписи
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правила заполнения УПД в 2024 году подписи». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Количество подписантов как от клиента, так и от продавца способно меняться. Кто должен ставить свою подпись, зависит от того, как в конкретной фирме распределены полномочия — кто отвечает за передачу товаров, подтверждает корректность произошедшего, пересчет по количеству и качеству. Предлагаем разобраться в этом ответственном моменте подробнее.
Правила подписания всех типов УПД со всех сторон у любого стандартного покупателя
Неважно, какой статус, рекомендованными будут 2 подписи:
- Руководителя компании. По факту глава предприятия вправе передать эту задачу специальному уполномоченному лицу, если он уверен в способностях подчиненного. Подобные разрешения следует задокументировать специальным внутренним актом, доверенностью или приказом. Без этого человек не должен касаться официальной документации.
- Главного бухгалтера. Ситуация та же. Специалист может делегировать эту работу другому человеку, если это закрепят в учетной политике.
Обновленные требования для УПД со статусом 1
В 2023 году поменялась акт об изменении УПД. С чего начать, если вы работаете с УПД со статусом 1 и хотите перейти на новый образец?
Со 2 января 2023 года вступают в действие обновленные требования УПД со статусом 1. Что нужно знать и использовать:
- Новый образец УПД/УКД
- Изменение статуса документа
- Новый способ подписи
Какого образца нужен новый УПД?
Скачайте новый образец УПД со статусом 1. Он действует с 2 января 2023 года:
- Строка 8 — «Передаточный акт»
- Строка 8 — «Накладная»
Как правило, вместо «Передаточного акта» или «Накладной» будет использоваться универсальный УПД. Но если вы до сих пор применяете указанные реквизиты, то вам по прежнему нужно указывать их.
Какие еще изменения нужно учесть при применении нового УПД?
- Указывать дату государственного контракта или иного договора
- Использовать новые реквизиты
- Указывать стоимость выполненных работ или оказанных услуг
- Использовать идентификатор УПД
Для правильного заполнения документов рекомендуется использовать применение нового УПД с 2 января 2023 года. Кто подписывает УПД?
Документ подписывает продавец полностью. Если передача товара осуществляется с помощью бумажной накладной, то бумажный УПД заменяет накладную. Если товар передается в электронном виде, то в данном случае применяются положения нового УПД.
Применение нового УПД с 2 января 2023 года обязательно для всех сторон контракта. Какие документы нужно взять во внимание при применении УПД со статусом 1?
- Документы, подтверждающие факт выполненных работ или оказанных услуг
- Документы, подтверждающие стоимость выполненных работ или оказанных услуг
- Документы, подтверждающие правильное заполнение УПД
Законом допускается заполнение электронной формы УПД. Для этого нужно иметь квалифицированную ЭЦП всем сторонам сделки. Иных существенных требований не предусмотрено.
Заполнение электронной версии универсального передаточного документа не отличается от бумажного варианта — также нужно заполнять сведения, соответствующие статусу 1 или статусу 2.
Возможность применения электронных УПД должна быть прописана:
- в учётной политике предприятий;
- в договоре — в качестве одного из условий обмена документами.
Что такое статус УПД
В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.
-
Обратите внимание: в приложении № 4 к письму № ММВ-20-3/96@ сказано, что статус документа носит лишь информационный характер. А фактически он определяется наличием (или отсутствием) в нем всех показателей, обязательных для первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому, если продавец заполнил правильно все обязательные реквизиты УПД, но ошибся в поле «Статус» (вместо 1 поставил 2), это не означает, что покупатель не сможет воспользоваться вычетом «входного» налога на добавленную стоимость.
Если УПД используется только в качестве первичного документа (статус 2), то в нем не заполняются следующие показатели, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:
-
«К платежно-расчетному документу» (строка 7);
-
«В том числе сумма акциза» (графа 6);
-
«Налоговая ставка» (графа 7);
-
«Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
-
«Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
-
«Номер таможенной декларации» (графа 11).
Какие компании и в каких случаях могут применять УПД
Универсальный передаточный документ могут использовать юрлица и ИП, даже если они не платят НДС.
Согласно ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, организации вправе самостоятельно определять, какие документы первичного учёта будут использоваться для фиксации сделок. Это позволяет адаптировать учётные процедуры к конкретным потребностям и характеру деятельности компании.
Однако во избежание спорных ситуаций и для обеспечения стандартного подхода к учёту рекомендуется в учётной политике организации отразить возможность применения УПД. Это позволит установить чёткие правила и процедуры внутри организации и обеспечить единый подход к документированию и учёту сделок.
Отмечается, что на практике УПД активнее используются в случае купли-продажи продукции, где требуется детальное отражение передачи товаров, и может включать в себя информацию из счёта-фактуры, товарной накладной и других документов. В то же время при оказании работ и услуг чаще применяется связка акта и счёта-фактуры, так как это более удобный и распространённый способ документирования таких видов операций.
Если компания использует специальный налоговый режим или освобождена от уплаты НДС, то заполняет УПД вместо первичного. Универсальный передаточный документ в этом случае служит подтверждением расходов организации. В данном случае вписывать информацию о налоговой ставке и сумме налога для покупателя не требуется. А в книге учёта доходов и расходов указывают стоимость покупки с учётом НДС.
Также УПД используют в области перевозки товаров. В соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ поставщик обязан предоставить клиенту счёт-фактуру в течение пяти дней после отгрузки. Вместе с тем, для подтверждения фактической передачи продукции или услуг необходимо заполнить транспортную накладную или акт выполненных работ. Вместо этих бланков, компания-перевозчик вправе заполнить всего один — универсальный передаточный документ.
Поставщик может использовать универсальный передаточный документ одновременно с другими первичными учётными бухгалтерскими документами. Покупатели тоже применяют универсальный передаточный документ. Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ, счёт-фактура является основанием для вычета НДС. Универсальный передаточный документ представляет собой счёт-фактуру с данными из первички.
Налоговым кодексом разрешено вносить дополнения в счета-фактуры. Следовательно, заявлять НДС к вычету на основании универсального передаточного документа покупателю разрешено на законных основаниях.
Универсальный передаточный документ упрощает работу при осуществлении хозяйственных операций. Бланк можно заполнить, когда компания:
- отгружает товары покупателям или посредникам;
- передаёт права на имущество;
- оформляет результаты выполненных работ;
- подтверждает факт получения продукции или услуг.
Переход на универсальный передаточный документ упрощает работу с документами, исключая дублирование сведений и хранение информации в бумажном виде. Позволяет юрлицам и ИП вносить дополнительные данные в передаточный документ для работы с контрагентами.
Чтобы перейти на универсальный передаточный документ по правилам, достаточно выполнить следующие действия:
- Для начала необходимо решить, для каких сделок будет применяться универсальный передаточный документ. Будет ли компания предоставлять УПД или получать его от партнёров. Некоторые фирмы применяют универсальный передаточный документ только в случае поставки продукции клиентам. А по договорам подряда используют бланки, которые утверждены внутренним приказом организации. Кому-то удобно применять универсальные передаточные документы для всех хозяйственных операций, где это разрешено.
- Далее понадобится утвердить форму универсального передаточного документа. Руководитель может составить отдельный приказ или внести изменения в учётную политику компании. Во втором случае изменения допускаются законодательством, так как правки не влияют на достоверность отчётности и не требуют пересчёта её показателей.
- Затем для перехода требуется определить ответственных за подписание универсальных передаточных документов сотрудников. Как правило, ими являются лица, работающие со счетами-фактурами и первичкой. Полномочия на право подписи заносят в приказ руководителя или учётную политику компании.
- После надлежит согласовать использование универсальных передаточных документов с партнёрами. Для этого составляют дополнительные соглашения к договорам с контрагентами. В них указывают:
- соответствующую форму универсального передаточного документа;
- информацию, корректирующую часть договора об условии использования первичных документов;
- порядок внесения исправлений в универсальный передаточный документ, которые не касаются показателей, относящихся к счёту-фактуре;
- при необходимости дополняют соглашение условием о том, что партнёр обязан заверять документ печатью.
Что понимают под статусом УПД
У УПД есть обязательный реквизит с наименованием «Статус». У него может быть два значения — «1», «2». Давайте разберемся, чем отличаются УПД со статусом 1 и 2.
УПД статус 1 это значение, употребление которого позволяет использовать бумагу и как первичную документацию, и как счет-фактуру одновременно. Возникает вопрос: что означает УПД статус 2? По правилам ведения бухгалтерской отчетности и нормам российского законодательства указание в реквизитах документа этой цифры означает то, что УПД используют только как первичный документ для учета. Его могут смело использовать ИП и организации, действующие на упрощенной системе налогообложения, поскольку выставление данной формы не повлечет за собой обязанность по исчислению и уплате НДС. Кроме того, такой УПД можно использовать для отгрузки товаров по комиссионному договору.
Дополнительные отличия универсального передаточного документа статус 1 и 2 в том, что статус 2 освобождает от обязанности заполнять поля, необходимые только для счета-фактуры:
- строка 7 «К платежно-расчётному документу»;
- графа 6 с указанием суммы акциза;
- налоговая ставка в графе 7;
- код страны происхождения товара (графа 10)
- графа 10а с указанием краткого наименования страны происхождения товара;
- графа 11 с номером таможенной декларации.
Как УПД присваивают номер
Номер документации в отчетности напрямую связан с её статусом. Делается это из-за того, что по требованиям налогового законодательства нумерация документов в отчетности должна четко соблюдаться. Например, при выставлении счета-фактуры в первой же строке указывается его порядковый номер. При этом все номера этих бумаг, в том числе если они носят корректировочный либо авансовый характер, указываются в хронологическом порядке. Не стоит забывать и о наличии специального порядка нумерации счетов-фактур в обособленных подразделениях организации. Как присвоить номер УПД?
Если рассматривать требования к первичной бухгалтерской документации, становится понятно, что номер не относится к обязательным элементам оформления. Соответственно, УП со статусом 1 получает номер по хронологии нумерования счетов-фактур, а УПД, имеющий статус два, получает номер по правилам, применимым к первичной документации.
Кроме того, статус 1 определяет, в каком случае оформляется счет-фактура как унифицированный единый с товарной накладной документ.
Как это работает на практике
Организация реализует услуги сторонней компании по договору. В момент оказания услуг стороны обязаны подписать акт об оказанных услугах. Только после того как заказчик примет выполненные действия, компания вправе выставлять требования по оплате. То есть сформировать счет-фактуру.
Документооборот общего порядка не всегда удобен. Например, если заказчик и исполнитель находятся в разных населенных пунктах или даже регионах. Это дополнительные издержки организаций.
Сократить расходы позволит упрощенный способ документооборота: поставщик формирует УПД, который заменяет и акт, и счет-фактуру одновременно. Заказчик, проверив качество и объем оказанных услуг, подпишет форму и сразу передаст на оплату. Это существенно сократит время расчетов между сторонами.
Как заполнить дату УПД
В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:
- строка (1) — дата составления документа;
- строка [11] — дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);
- строка [16] — дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.
Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:
- счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;
- счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);
- моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).
Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности — непосредственно после его окончания.
Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:
- УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.
- Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.
В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ — в строке 16.
- УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:
Правила заполнения УПД по новому образцу
Уникальные идентификационные коды являются результатом государственных оборонных контрактов (статья 6.1 Федерального закона от 29. 12. 2012 «О государственном оборонном заказе») и контрактов, финансируемых из финансовых источников (статья 5 Федерального бюджетного контракта «Программные периоды 2017 и 2018 и 2019 гг.
Постановление от 30 декабря 2016 г. № 1552.
- Этот документ будет по-прежнему заменять и груз, и счет-фактуру или будет выдаваться только в виде коносамента или счета-фактуры. Поэтому важно правильно указать статус UDD.
- 1 — Если UDD оформляется и как транспортная накладная, и как счет-фактура (в случае операций с НДС), то
2 — если ОДП оформлен только как накладная или только как счет (в случае актов, не облагаемых НДС).
Ранее действовал более сложный алгоритм.
Например, поставщик реализовывал товары, работы, услуги сторонней компании. Документацией, подтверждающей факт реализации, является товарная накладная, которая подписывается обеими сторонами при передаче готовой продукции, товаров и прочих ТМЦ, либо акт выполненных услуг, который подписывает заказчик и исполнитель по окончанию работ или услуг. Только после подписания накладной или акта исполнитель выставлял счет-фактуру на оплату.
Что происходит теперь? Сокращенный документооборот между компаниями выглядит так. Например, при отгрузке товара поставщик выставляет универсальный передаточный документ вместо товарной накладной и счета-фактуры. В бланке ПД оба документа объединены. Следовательно, заказчик, получив товары, сразу приступает к оплате. Аналогичный вариант действует и при реализации работ и услуг.
Действующий бланк универсального ПД утвержден отдельным письмом ФНС № ММВ-20-3/96@ от 21.10.2013 в соответствии с постановлением правительства РФ № 1137 от 26.12.2011 и законом № 402-ФЗ «О бухучете». Этот бланк — всего лишь рекомендация налоговиков. Компании вправе использовать документы, которые они самостоятельно разработали и утвердили в учетной политике (письмо ФНС России № ЕД-4-15/18322 от 14.09.2017). Но при формировании индивидуальной формы передаточной документации учитывайте обязательные реквизиты для первичных документов (статья 9 закона № 402-ФЗ).