Примеры заполнения бумажной трудовой книжки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Примеры заполнения бумажной трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Частый вопрос сотрудников: когда должны отдать трудовую книжку при увольнении? Срок выдачи трудовой книжки уволенному сотруднику четко установлен: после того как сделана запись в трудовой об увольнении (по собственному желанию или нет — не важно), бланк работодатель обязан выдать гражданину на руки в последний день работы.

Увольнение в порядке перевода

1. В графе 1 поставьте порядковый номер записи, в графе 2 укажите дату.
2. В графе 3 укажите причину увольнения и название организации, в которую сотрудник перевелся. Дайте ссылку на статью ТК РФ.
3. В графу 4 занесите дату и номер приказа об увольнении.
4. В графе 3 укажите должность, подпись и расшифровку подписи специалиста, который вносил изменения. Поставьте печать организации. Дайте сотруднику расписаться в трудовой книжке, чтобы подтвердить согласие с записями о работе в организации.
5. В графе 3 в виде заголовка отразите наименование организации, в которую перевелся сотрудник — полное и сокращенное, если оно есть.
6. Под заголовком в графе 1 укажите порядковый номер записи, в графе 2 — ее дату.
7. В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием подразделения и должности, а также причиной — «в порядке перевода».
8. В графу 4 занесите дату и номер приказа о приеме на работу.

Запись по виновным основаниям

Если сотрудник неоднократно нарушал дисциплину труда, злостно уклоняется от исполнения своих обязанностей, то работодатель вправе уволить его «по статье». Так, веской причиной для прекращения сотрудничества может являться пп.«а» п.6 ч.1 ст.81 ТК РФ (прогул). Работодатель обязан учитывать степень вины сотрудника, его отношение к труду и деловые качества. Ни в коем случае нельзя дискриминировать личность по каким-бы то ни было характеристикам, будь то пол, возраст, раса или иные основания, которые не имеют отношения к ее профессионализму. В противном случае у работодателя возникнут проблемы в ходе первой же выездной проверки из ГИТ или при обращении ущемленного в правах сотрудника в суд. Перед тем как прибегать к решительным мерам в отношении того или иного работника, лучше постараться договориться об увольнении мирным путем, например, предложить уйти по собственному желанию.

Ответственность за задержку в выдаче трудовой

Законодательство не только не разрешает администрации под любым предлогом удерживать у себя трудовую работника после увольнения, но и устанавливает наказание за такое действие:

• ТК определяет, что в случае задержки в выдаче трудовой на руки, фирма несет материальную ответственность в связи с тем, что своими действиями она лишает гражданина возможности трудиться. В этом случае за весь период времени, когда у работника не было на руках документа и он не мог устроиться на новую работу, старый работодатель ему обязан выдать средний заработок по каждому дню. При этом новым днем увольнения становится день, когда книжка была передана на руки, а предыдущая запись отменяется.
• Согласно ГК, работник через суд может потребовать возмещения ему морального ущерба. При определении суммы выплаты учитывается степень вины нарушителя, степень нравственных и физических страданий и т. д.
• По КОАП за задержку выдачи трудовой налагаются следующие штрафные санкции:
  • На должностное лицо — от 1 до 5 тыс. руб.;
  • На предпринимателя 0 от 1 до 5 тыс. руб., либо прекращение работы до 90 суток;
  • На фирму — от 30 д 50 тыс. руб., либо прекращение работы до 90 суток.

Образцы написания записи в документе

Хоть в кодексе давно указаны все необходимые нормы, многие сотрудники и сегодня ошибаются во время заполнения трудовой книжки. Так, иногда упоминают ст. 80. Но она не является законодательной базой для увольнения, так как лишь регулирует расторжение договора, инициированного работником. При этом сотрудники отдела кадров должны ссылаться на ст. 84.1 ТК. Тогда запись в трудовой книжке об увольнении станет выглядеть так: «Договор расторгнут по инициативе сотрудника, п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК» (разумеется, все слова указывают, не сокращая).

Кроме того, это пишется с указанием фактической даты, а также дополняется номером основополагающей бумаги (приказа), проставлением подписи и штампа организации. Запись в таком виде при увольнении в трудовой книжке делают в штатных ситуациях. Но бывает, что уход с работы сопровождается причинами, становящимися основанием для предоставления каких-то преимуществ уволенному. Даже если в заявлении причины не указаны вообще, они должны упоминаться, когда осуществляется заполнение трудовой книжки при увольнении. Они бывают следующими:

• «Договор расторгнут по волеизъявлению сотрудника из-за перевода супруга в другой регион для работы».
• «Договор расторгнут из-за истечения его срока».
• «Договор расторгнут из-за перевода работника по его просьбе».
• «Договор расторгнут по взаимному согласию».
• «Договор расторгнут из-за отказа от работы при смене собственника компании».
• «Договор расторгнут из-за отказа от перевода работодателем в иную местность».
• «Договор расторгнут из-за зачисления в ВУЗ».

После основной фразы через запятую указывают статью ТК, соответствующую основанию для ухода.

Общие правила заполнения

Основная часть книжки, в которую вносят сведения о трудоустройстве и прекращении работы, представляет собой таблицу, состоящую из четырех граф. Инструкция по заполнению предписывает следующий порядок заполнения этого документа:

• графа 1 предназначена для указания порядкового номера записи, при этом по всему документу предусмотрена сквозная нумерация;
• графа 2 содержит дату, день и месяц проставляются двухзначным числом, год — четырёхзначным (в формате — 01.02.2019);
• графа 3 указывает на причину и основания, по которым сотрудник прекращает работу, при этом обязательна ссылка на номер части, пункта и статьи ТК РФ;
• графа 4 казывает реквизиты приказа об увольнении.

Под основанием со ссылкой на закон сотрудник, заполняющий книжку, и увольняемый работник ставят свои подписи. Страница заверяется печатью фирмы. Стоит помнить, что никакие сокращения при заполнении использовать нельзя, а все данные необходимо вносить четко и аккуратно. Любая неверно внесенная пометка может негативно отразится в случае каких-либо судебных разбирательств.

Образец записи об увольнении работницы по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность

 N 
записи

 Дата 

 Сведения о приеме на 
 работу, переводе на 
 другую постоянную 
 работу, квалификации, 
увольнении (с указанием
 причин и ссылкой на 
 статью, пункт закона) 

 Наименование, 
 дата и номер 
 документа, на 
 основании 
 которого 
 внесена 
 запись 

число

месяц

 год

 1 

 2 

 3 

 4 

Закрытое акционерное 

общество "Альбатрос" 

(ЗАО "Альбатрос") 

 11 

 23 

 01 

2006

Принята на должность 

Приказ 

товароведа 

от 23.01.2006 

N 23-лс 

 12 

 02 

 02 

2009

Трудовой договор 

Приказ 

расторгнут 

от 02.02.2009 

по инициативе работника

N 39-лс 

в связи с переводом 

мужа на работу в другую

местность, 

п. 3 ч. 1 ст. 77

Трудового кодекса 

Российской Федерации 

Инспектор отдела кадров

Моисеева И.И. Моисеева

Печать 

Ознакомлена 

ЗАО "Альбатрос" 

Комарова А.А. Комарова

Образец записи об увольнении работницы в связи с истечением срока трудового договора

 N 
записи

 Дата 

 Сведения о приеме на 
 работу, переводе на 
 другую постоянную 
 работу, квалификации, 
увольнении (с указанием
 причин и ссылкой на 
 статью, пункт закона) 

 Наименование, 
 дата и номер 
 документа, на 
 основании 
 которого 
 внесена 
 запись 

число

месяц

 год

 1 

 2 

 3 

 4 

Государственное 

унитарное предприятие 

"Городские аптеки" 

(ГУП "Городские 

аптеки") 

 20 

 15 

 01 

2006

Принята на должность 

Приказ 

главного бухгалтера 

от 15.01.2006 

N 3-к 

 21 

 14 

 01 

2009

Трудовой договор 

Приказ 

расторгнут в связи 

от 14.01.2009 

с истечением срока 

N 15-к 

трудового договора, 

п. 2 ч. 1 ст. 77

Трудового кодекса 

Российской Федерации 

Начальник отдела кадров

Долгопрудова 

Печать 

В.В. Долгопрудова 

ГУП "Городские 

Ознакомлена 

аптеки" 

Фоменко И.Т. Фоменко

Согласно действующему в РФ законодательству, а именно, исходя из информации, установленной в статье 5.27 КоАП РФ, в случае выявления нарушения правил хранения, учёта или же ведения кадровой документации – предусмотрена следующая ответственность:

• для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 российских рублей;
• для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц – от 1 000 до 5000 российских рублей.

При этом, в случае повторного нарушения – штрафы увеличиваются:

• для юридических лиц – до 70 000 российских рублей;
• для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц/кадровиков – до 20 000 российских рублей.

Ответственное лицо при внесении записи может допустить ряд ошибок, в том числе и по незнанию. Среди наиболее распространенных следует выделить:

• внесение отметки в трудовую, чернилами красного, зеленного или иного цвета, отличающегося от предусмотренного на законодательном уровне;
• наличие сокращений в записи, в том числе в названии нормативных документов;
• неверная формулировка причины расторжения трудовых отношений. При увольнении сотрудника, ответственное лицо должно внести запись о причинах, идентичную указанной в приказе предпринимателя и соответствующую нормам, предусмотренным на законодательном уровне;
• если при передаче работнику трудовой запись в ней будет не заверена предпринимателем или иным ответственным лицом, то она считается недействительной. Ответственное лицо обязано поставить свою подпись с расшифровкой и печать организации (или подпись предпринимателя);
• отсутствие подписи сотрудника об ознакомлении с внесенной записью.

При наличии каких-либо ошибок или неточностей ответственное лицо должно быть привлечено к ответственности. Для этого работник может обратиться в судебную инстанцию.

Условия хранения книжек

Процедура хранения регулируется п. 45 «Правил ведения и хранения трудовых книжек». Ответственным за сохранность этих ценных документов по закону является работодатель. Если работодателем считается индивидуальный бизнесмен, то вся ответственность ложится на его плечи. Ответственного за хранение по организации назначает руководитель этого предприятия своим распоряжением. На небольшой фирме этот пост занимается бухгалтером, а на солидном — служащим отдела кадров.

Трудовые книжки, являясь бланками строгой отчётности, по закону обязаны сберегать в сейфах или прочных несгораемых металлических боксах. Ежемесячно ответственная за их хранение персона обязана составлять отчёт об имеющихся экземплярах, а также представлять данные о покупке новых бланков. Если имеются неправильно составленные книжки, подлежащие списанию, то к отчёту прилагается акт об их уничтожении.

Учёт фиксируется в журнале, который называется «Книгой учёта движения трудовых книжек».

Выдача трудовая книжки на руки возможна исключительно:

• работнику при увольнении;
• родственнику умершего работника.

Увольняемому сотруднику трудовая книжка вручается точно в день приказа об увольнении. При неявке трудящегося по каким-либо причинам за её получением, ему по почте направляется уведомление о необходимости забрать свою книжку. С предприятия или предпринимателя снимается всякая ответственность за задержку выдачи трудовой книжки со дня отправления уведомления.

Невостребованные трудовые книжки сберегаются на фирме в течение 75 лет. Этот же срок хранения предусмотрен для «Книги учёта движения трудовых книжек».

Для всех остальных причин, кроме смерти и увольнения, по просьбе работника выдаются заверенные копии или выписки.

Что считается принуждением к увольнению по собственному желанию

Специальных критериев, по которым можно установить принуждение к увольнению, законом не установлено. Вместе с тем суды расценивают как принуждение к увольнению действия работодателя, направленные на то, чтобы работник подал заявление об увольнении, в частности, такие, как:

— оказание физического воздействия на работника;
— психологическое давление, в том числе создание неблагоприятных условий работы, незаконное применение дисциплинарных взысканий;
— угрозы применения методов воздействия, которые могут повлечь неблагоприятные последствия не только для работника, но и его близких.;

Такие выводы сделаны на основании судебной практики (см., например, Апелляционное определение Верховного суда Республики Дагестан от 16.08.2016 N 33-2669/2016, Апелляционное определение Астраханского областного суда от 30.05.2012 по делу N 33-1592/2012).

Как поступить, если работник предупредил об увольнении за меньший срок, чем предусмотрен законом

Если работник предупредил вас за меньший срок, чем обязан, и у него нет уважительных причин уволиться без отработки, а вы не согласны пойти ему навстречу, вы вправе настоять на увольнении в более позднюю дату. Она должна приходиться на последний день установленного срока предупреждения об увольнении.

Дополнительно рекомендуем попросить работника переписать заявление и указать в нем новую дату увольнения. Это позволит избежать рисков, например, признания такого увольнения незаконным.

Несмотря на то что сейчас суды, как правило, занимают сторону работодателя (см., например, Определение Московского городского суда от 26.01.2017 N 4г-0115/2017), ранее встречалась практика, когда в подобных ситуациях суд вставал на сторону работника (см., например, Обзор Красноярского краевого суда от 11.05.2007).

Правила внесения записей об увольнении в трудовой документ

Все требования, которые должны выполняться при заполнении трудовых книг сотрудников компании, указаны в положениях Кодекса. Любое отступление от правил будет сопровождаться признанием недействительности внесенной вразрез требованиям записи, вследствие чего она будет подлежать переоформлению. Задача по заполнению данных документов возлагается на специалистов кадрового отдела, которые обладают необходимыми для этого знаниями.

К основным правилам, которые должны соблюдаться при оформлении трудовых, относятся:

• Вся информация в документе должна быть оформлена на русском языке. В том случае, если гражданин осуществляет трудовую деятельность в организации, находящейся на территории определенной республики, входящей в состав России, где действует свой собственный язык, записи оформляются на обоих языках;
• Внесение сведений допустимо чернилами трех цветов: черного, синего, фиолетового, остальные запрещены;
• Все данные должны быть внесены без сокращений, иначе будут недействительны;
• При указании числового значения, применяются только арабские цифры. Даты должны иметь формат: «ДД.ММ.ГГГГ»;
• Все вносимые записи должны иметь порядковый номер, кроме тех, возле которых он не предусмотрен.

Как правильно внести запись об увольнении в трудовую книжку

Нормативы Трудового кодекса (ТК) о разрыве трудовых взаимоотношений, а также правила оформления трудовых книжечек об увольнении в 2019 году остались без изменений. Поэтому, для их заполнения, при уходе с учреждения, можно руководствоваться нормативами, действующими в предшествующем году.

Процедура отчисления с учреждения сопровождается формированием некоторых документов.

ТК регламентировано, что днем отчисления считается завершающий день работы. Предприятие обязано полностью рассчитать уволенное лицо, с выдачей ему всех требуемых документов:

1. Трудовой книжки
2. Справки о его работе, суммы заработка, начисленным НДФЛ и взносах.

Работодатель обязан не только выдать уволенному работнику документы, но и правильно занести в трудовую книжечку данные об отчислении с работы.

В трудовую книжечку требуется занести данные о принятии на фирму с отображением:

• Названия фирмы или ИП.
• Номера приказа и даты его издания.
• Сведения о должности, на которую оформлен претендент.

Записи обязаны соответствовать фактической работе. После записи о трудоустройстве, требуется внести данные в трудовую книжечку о расторжении контракта, на основании изданного приказа.

Занесение сведений об отчислении с фирмы, как правило, каких-либо проблем не создает. Если запись выполнена правильно, то она не вызовет никаких вопросов от инспекции по труду и от налоговой службы.

Наиболее частыми причинами ухода человека с работы является – собственное желание работника.

Заполнение трудовой книжечки осуществляется следующим образом:

1. В первой колонке отображается номер записи по порядку.
2. В следующей колонке ставиться дата события.
3. В третьей колонке заносится текст об увольнении, с отображением основания согласно ТК РФ. При этом ссылка на пункты и подпункты статьи ТК РФ записываются без сокращений.
4. Последняя колонка служит для отображения в ней информации о приказе, на базе которого прекращаются трудовые взаимоотношения.

Все сведения, занесенные в трудовой бланк, требуется подтверждать:

• Подписью работника кадрового отдела или другого работника, отвечающего за ведение книжечек.
• Печатью учреждения.

Работник обязан убедиться, что книжка оформлена правильно и поставить свою подпись, которая будет свидетельством того, что он:

• согласен с занесенными сведениями.
• Трудовая книжечка при отчислении с фирмы получена вовремя.

Если уволенного работника нет на фирме в завершающий день его деятельности, то трудовая книжечка передается ему другим способом, а в книге учета трудовых книжечек ставиться соответствующая отметка.

Похожие записи:

• Развод с разделом имущества: инструкция для новичков
• Льготы и выплаты для многодетных семей в Свердловской области
• Перерыв при 12-часовом рабочем дне